お客様導入事例 埼玉県杉戸町役場様

住民が安心して暮らせる町づくり実現のためにICカード認証プリントシステム導入で情報セキュリティを強化 埼玉県杉戸町役場様|お客様導入事例 セキュリティを強化するICカード認証プリントシステム

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概要

経営課題:行政上の課題は、情報セキュリティの強化と行政運営コストの削減

経営課題

埼玉県北葛飾郡杉戸町様(以下敬称略)では、住民が安心して暮らせる町づくり実現に向けて、第4次総合振興計画・後期基本計画に取り組んでいます。その中で、重点的に取り組むべき課題として、情報セキュリティの強化と行政運営コストの削減、財政の健全化がありました。

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取り組み内容:ICカードと複合機の連携で、紙出力の管理を強化

取り組み内容

情報セキュリティ強化と事務コスト削減を実現するために、ドキュメントのプリントやコピー、スキャン、ファクス送信を行なう際に、ICカードによる認証を義務付け、作業者の特定、出力量の管理を実現できる、ICカード認証プリントシステムを導入しました。

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将来展望:セキュリティ強化と事務効率の向上を両立

将来展望

職員はICカードを所持することで、改めて自分たちが取り扱う情報の機密性を実感。セキュリティ意識の向上につながりました。また、混雑時にも出力する複合機を自分で選べるなど、事務効率の向上にも貢献しています。

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サービス概要:ICカード認証プリントシステム

ドキュメントの出力時、ICカードによる認証を行なうことで、第三者による情報持ち出しのリスクを低減します。また、これまでバラバラに導入していたプリンター、コピー、ファクス、スキャナーを複合機に統合することで、管理コストなどランニングコストの削減も可能です。

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事例詳細

厳しい財政状況など、さまざまな問題を抱える中、行政改革の推進で、簡素で効率的な行政運営を目指す。

総務財政調整幹 野口 珎彦様

現在多くの地方自治体は、少子高齢化、人口減少、厳しい財政など、さまざまな問題を抱えています。そして、そうした問題を背景に、いかに行政改革を推進し、厳しい状況であっても、住民サービスの質を落とすことなく、住民が安心して安全に暮らせる町づくりを行なうかということが問われています。

杉戸町もその例外ではなく、昨年、平成19年度から平成22年度までの第4次総合振興計画・後期基本計画を策定しました。そして、住民の方々が「杉戸町に住んでみたい、住んで良かった」と思えるような町づくりを実現するために、さまざまな行政改革に取り組んでいます。

またその一環として、平成19年度、町では第2次杉戸町情報化推進計画を策定し、国が掲げるu-Japan構想*を町レベルで実現すべく、これまで築いてきた情報インフラを活用することで、電子申請など、住民の求めるサービスの提供を目指しています。

*u-Japan構想…平成16年度に総務省が提示した基本構想で、e-Japan戦略に沿って整備された情報インフラを活用し、2010年までにユビキタス・ネットワーク社会の実現を目指すというもの。

情報セキュリティ強化と事務コスト削減を同時に実現するために、セキュリティを強化できる出力環境に着目

総務財政調整幹 野口 珎彦様

役場では町民の大切な個人情報を扱っているため、情報インフラを活用して住民の求めるサービスを提供すると同時に、情報セキュリティの強化が重要となります。安心して暮らせる町づくりのために、杉戸町では、平成15年度に「杉戸町情報セキュリティポリシー」を策定し、情報資産の管理、運用を行なってきました。しかし、この中で問題と思われたのが、ドキュメントのプリント時、コピー時における漏洩の可能性でした。

庁内はその性格上、不特定多数の方が出入りできるため、プリントやコピーを行なった紙ドキュメントを、誰かが持ち出してしまうというリスクが想定されます。セキュリティポリシーの中で、「ドキュメントのプリント後、コピー後は速やかに取りに行く」と定めているものの、実際にそうしているかどうかは、職員の自覚にゆだねているのが実状でした。

一方、それとは別に、紙出力に関する事務コストの削減という根本的な課題もあり、第2次杉戸町情報化推進計画でも、行政の電子化が進む中、行政事務の見直しとITの積極活用による事務効率化が今後のテーマとして挙げられています。

情報セキュリティ強化と事務コストの削減、これらふたつの問題を解決する手段として、セキュリティを強化できる出力環境の実現に着目しました。

コスト面を含め、行政改革の一環としての効果が期待できる、富士ゼロックスのシステムを採用することに。

上下水道課 主幹 伊坂 泰重様 *導入当時 秘書政策課 企画・情報化担当 主査

ICカード認証によるセキュリティプリントを実現するシステムを導入した県内自治体の見学や、さまざまな情報収集を続けた結果、情報セキュリティ強化、コスト削減の2点において、同システムの有効性を確認しました。そして、平成19年度に庁内のプリンターが入れ替え時期を迎えることも追い風となり、平成18年10月に、数社のベンダーに対しプロポーザルの実施を通知しました。

各社の提案を検討委員会で審査した結果、富士ゼロックス社から提案のあった ICカードと複合機ApeosPortのシンプルな認証システムは、コスト削減やセキュリティ強化といった行政改革の一環として十分効果的なものだと判断でき、採用を決定しました。また、同社の提案は、出先機関の複合機管理を含めたきめ細やかなフォローもあったので、高く評価しています。

平成18年12月より導入作業が始まりましたが、それまで点在していたプリンターやコピー機をある程度集約し、複合機を再配置する際、配置場所の目安とするための、詳細な基礎データがありませんでした。結果的には当時のベンダーさんなどに協力してもらい、大まかな数値は把握できたのですが、事務コスト削減の観点からも、管理の必要性を痛感しました。

ICカードによる認証を行なわない限り、プリント、コピーなどの紙出力は不可能な環境を構築。

秘書政策課 主事 小暮 雅顕様

今回の導入では、本庁、および出先機関の複合機で、プリントやコピーといったドキュメントの出力を行なう際は、各複合機でICカードによる認証を行なわなければ、一切の出力ができない仕組みになっています。具体的には、以下の3点が実現されました。

1.庁内のどこでも出力可能

あらゆるプリントジョブは、一度プリントサーバーに溜められます。実際のプリントは、庁内の任意の複合機でICカード認証を行ない、操作パネルからプリントジョブの実行を選択することで実行されます。

2.利用者制限/出力制限

ユーザーごとに利用可能な機能、カラー、モノクロの利用制限などを設定することで、策定したセキュリティポリシーに沿った出力環境の構築が可能になりました。

3.利用ログの収集

ユーザーレベル、部署レベルでの紙消費量を利用ログとして収集。コスト管理の客観的なデータとして活用できるようになりました。

システム導入後、職員のセキュリティ意識の向上を改めて実感。これまで希薄だった紙使用量に対する意識も芽生えました。

総務課 主事 小倉 寿幸様

今回のICカード認証プリントシステム導入は、大きく2つの点で職員の意識改革につながりました。

1.セキュリティ意識の向上

ICカードを所持し、それなしではプリントもコピーもできないという環境になることで、自分たちが扱っている情報の重要性を再認識しています。

2.紙使用量に対する意識

ICカードをかざすと複合機の操作パネル上に、常に自分の紙使用量が表示されるため、これまで特に意識することのなかった、自分自身の紙使用量と、それに関連する事務コストや環境に対する意識が芽生えました。

また、ICカード認証プリントによるセキュリティ強化の重要性は認識しつつも、事務効率の低下につながるのではないかという不安を感じていました。しかし、実際には、例えば最寄りの複合機が混んでいる時も、他の空いている複合機でプリントを行なえる、機密文書を出力する際、ICカードをかざすまでは出力されないため情報流出の心配がないなど、むしろ事務効率は向上しています。セキュリティ向上と事務の効率化を両立している点で、ICカード認証プリントは非常にユニークなシステムだと思います。

現状分析と課題解決に向け、富士ゼロックスと共に検討

秘書政策課 主事 小暮 雅顕様

ICカード認証プリント導入から約半年、プリントやコピーといった紙出力のログデータは着々と蓄積されています。このデータを確認することで、これまで特に把握できていなかった、個人レベル、部署レベルでの紙使用量を具体的な数値として確認できるようになりました。今後は、ログデータと業務内容を照らし合わせ、必要があれば紙使用の抑制などを指導していきたいと思います。

一部の出先機関についても、導入効果が確認されれば、順次適用範囲の拡大を考えています。また、セキュリティを確保できる出力環境が整ったところでは、このシステムを利用して紙文書のスキャンによる文書管理など、さらなる活用も考えています。

今後も町では、有益と認められれば、民間のノウハウ、技術も積極的に活用し、行政改革・経費削減という財政健全化を図りつつ、より満足度の高い住民サービスの提供を目指していきたいと思います。

自治体プロフィール

埼玉県東部に位置する杉戸町。古くは日光街道の宿場町として栄え、現在も江戸川と古利根川が町の東西を流れる水の豊かな地として、多くの田園風景が残っています。

埼玉県杉戸町役場
団体名 埼玉県杉戸町役場
本庁 〒345-8502 埼玉県北葛飾郡杉戸町清地2-9-29
URL http://www.town.sugito.lg.jp/ [外部サイト]

ソリューション内容

情報セキュリティ強化とコスト削減。ICカード認証プリントシステムで同時に実現いたします。

ICカード認証プリントシステムは、ICカードを個人認証の鍵とし、複合機のプリント機能、コピー機能、ファクス機能、スキャナー機能の管理を実現します。

個人認証を行なうことで、利用者ごとの権限管理が可能に。ICカード認証された利用者だけが複合機を使用できるよう制限できます。さらに、個人ごとに利用できる機能(コピー/プリント/ファクス/スキャン)、カラー/モノクロ、上限枚数などを制限できます。

クライアントパソコンからプリント指示したデータは、ICカードで認証された本人の文書だけが複合機の操作パネルに表示されます。そのため、第三者の目に触れることなくその場で出力でき、放置プリントも防ぎます。

また、プリントの際は、一度プリントサーバーにプリントジョブを蓄積することで、利用者は実際に出力を行なう複合機を自由に選択することも可能です。

さらに、コピーやプリントのログデータを収集することで、利用者、部門、機種別などのほか、日単位・月単位などでの集計が可能です。

情報セキュリティ強化とコスト削減、一見相反する要素と思われがちですが、ICカード認証プリントシステムを導入することで、この両方を実現することが可能です。

(左)富士ゼロックス埼玉株式会社 官公庁営業部 営業二課 主任 佐藤 一興 (右)富士ゼロックス埼玉株式会社 官公庁営業部 システム営業課 SE 篠花 靖
(左)
富士ゼロックス埼玉株式会社
官公庁営業部 営業二課
主任 佐藤 一興

(右)
富士ゼロックス埼玉株式会社
官公庁営業部 システム営業課
SE 篠花 靖

システム概要図

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