お客様導入事例 株式会社新宿高野様

概要

経営課題:業務のIT化とともに、情報セキュリティの強化を推進

経営課題

高級フルーツ・ギフトの販売、オリジナル食品の製造および販売、フルーツパーラー・フルーツバーを中心に事業を展開する株式会社新宿高野様(以下敬称略)では、セキュリティ対策を以前から重視。業務のIT化を進めるとともに、情報セキュリティのさらなる強化に着手しています。

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取り組み内容:個人情報など重要文書の電子化でセキュリティリスクを軽減

取り組み内容

紙媒体で存在する帳票、個人情報が記載された伝票類の電子化を進め、さらにそれら重要文書のプリント出力を管理することで、セキュリティリスクを軽減。紙削減による環境対策や業務効率の向上も合わせて実現しています。

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将来展望:通常業務で使うドキュメントのセキュアな管理を目指す

将来展望

今後、電子データを扱う業務プロセスの改善を継続的に進めながら、社内業務で使う様々なドキュメントを効率よく管理しセキュリティも担保できる文書管理システムの構築を考えています。

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サービス概要:セキュリティ対策を強化するApeosソリューション

複合機「ApeosPort」とWeb対応情報共有ソフトウエア「ArcWizShare」、様々なセキュリティ技術を組み合わせることで、スキャンした伝票類の電子データ化によるセキュリティ強化を支援するソリューションです。

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事例詳細

個人情報と食品情報を扱うため、セキュリティ対策を常に重要視。

新宿高野は明治18年創業の老舗で、高級フルーツ・ギフトの販売、オリジナル食品の製造および販売、フルーツパーラー・フルーツバーを中心に事業展開しています。

ギフト配送の際など、個人情報を扱うことが多く、また、食品を扱う事業のため、商品に含まれるアレルギー物質の情報などを厳密に管理していかなくてはなりません。

こうした事業特性のため、情報の取り扱いには十分注意する必要があり、セキュリティ対策は常に重要視しています。

個人情報保護法の施行に伴いセキュリティ環境の整備を推進、さらなる強化を目指す。

管理部 部長 青木 俊英様

2005年4月に個人情報保護法が施行されたことに伴い、当社ではFeliCaカードを使った社員証による入退室やPCセキュリティ管理を進めてきました。不在時の机上書類放置の禁止など、セキュリティに関するローカルルールの整備も始めています。

こうした流れの一環として、今回コピー機の切り替えの時期がきたこともあり、情報共有と出力に関わる情報セキュリティ強化を目指すことにしました。

課題の中心は、紙媒体情報の電子化を進めることでセキュリティ強化を図るとともに、重要情報の印刷を減らし、流出のリスクを減らすことです。また、業務効率の向上も合わせて検討し、富士ゼロックスのApeosPortとArcWizShareを中心に、様々なセキュリティ技術を使ったシステムを構築することにしました。

既存システムとスムーズに連携、セキュリティに対する意識向上を図る。

管理部 システム推進課 課長 原澤 政夫様

今回、既存システムのセキュリティ対策に、Apeosソリューションをうまく連携させて導入し、さらなるセキュリティ強化に向けた取り組みを行なっています。

カード認証によるコピー・プリント管理

既に入退出管理やPCでの認証に利用しているFeliCaカードの社員証を利用し、 ApeosPortの使用権限の管理を行なっています。これにより、部外者による複合機の不正利用や、重要文書の不必要な印刷を防ぐことができ、さらには誰が何を出力したのかといったログを取ることもできます。

利用者の情報安全管理に対する意識向上

カード認証によるコピー・プリントのログを収集することで、利用者の追跡や出力量の把握、分析をすることができるようになり、利用者の情報安全管理に対する意識向上が図れるようになりました。

紙文書の電子化によるセキュリティ対策と業務効率化、FAX送受信の確実性も担保する。

管理部 システム推進課 課長 原澤 政夫様

また、さらにApeosPortの機能を活かした取り組みとして、以下のものが効果をあげています。

伝票のスキャンによる電子化

これまで、本店で扱った商品の伝票をコピーして、保管し、必要なときに参照するなどしていましたが、情報の安全管理の懸念と作業効率の向上が課題でした。そこで、ApeosPortでスキャンして電子化することで、権限のある者だけが検索・閲覧する仕組みにすることで、セキュリティが強化されました。また、検索が容易になることで問い合わせに素早く対応できたり、コピーの必要がなくなることで紙使用量が減るといった効果が出ています。

FAXデータを一定期間保存

ApeosPortで受信したFAXを、プリントと同時にデータ保存し、FAX送受信の行き違いにもすぐに対応できるようになり、確実性が高まっています。

文書管理システムを構築して、情報共有環境を最適化します。

管理部 システム推進課 課長 原澤 政夫様

今回、ApeosPortを導入したことにより、不要な紙出力をなくし、セキュリティ環境の中で電子データを利用する業務プロセスが定着してきたといえます。

さらに、ドキュメントフォーマットの違う商品のレシピ、添加物リスト、プライスカード等の商品に関する情報をまとめて管理するとともに、OCR化による検索機能の強化など、今後継続的にプロセスを改善し、情報の有効な活用を進めていく方針です。

あわせて、情報共有ソフトウエアのArcWizShareを導入しましたが、本格的な運用はこれからです。通常業務で使われる様々なドキュメントは、現在グループウエア上にアップしていますが、これをArcWizShareに移行し、アクセス権の設定やアクセスログ管理による、より高いセキュリティ環境の構築を視野に入れています。

社内文書を電子化し、さらなるプロセス改善を進めます。

管理部 システム推進課 課長 原澤 政夫様

たとえば、社内文書等を電子帳票化して、常に最新のリストを閲覧できるようにするといった使い方を考えています。

また、社内通知書などの連絡文書も電子データで配布するなどといった活用もあるでしょう。これにより、社内情報の漏洩を防ぎ、紙のコスト削減の効果も出ます。

これらを実現する最適な文書管理システムを構築するため、セキュリティポリシーに基づく運用を開始しています。

カンパニープロフィール

「お客様第一主義の実践」を基本理念として、「フルーツの文化」をタカノらしく発信し、生活提案型の食の専門店を目指していきます。

株式会社新宿高野
会社名 株式会社新宿高野
創立 1885年(明治18年)
本社 〒160-0022 東京都新宿区新宿3-26-11
資本金 4000万円
URL http://takano.jp/ [外部サイト]

ソリューション内容

ApeosPortとArcWizShareの組み合わせにより、より高いセキュリティ環境構築に威力を発揮

(株)新宿高野様では、個人情報保護の観点から、情報セキュリティ対策に取り組んでおり、特に個人情報が記載された商品配送伝票などの紙媒体のセキュリティ強化を検討されていました。
ApeosPort は、電子データと紙文書の融合を可能にする複合機です。オプションのソフトウエアと組み合わせることでコピー、プリント、ファクス、スキャンなどの利用状況を正確に把握できるなど、情報漏洩リスクを低減するセキュリティ機能を提供します。ArcWizShareは、Web対応のデータベースに文書を登録し、手軽に情報共有やコミュニケーションを実現することができるソフトウエアです。アカウントごとの情報閲覧・編集制御、アクセスログの管理といった高度な文書管理も可能で、ApeosPortと組み合わせることにより、セキュアな情報共有環境を実現します。
紙媒体の重要文書など電子化を進めることで、このようなより高いセキュリティ環境で管理することが可能となり、社内の「知」を守る環境の構築に貢献します。

(株)新宿高野様 弊社担当営業 東京支社新宿支店 浅野知弥子
(株)新宿高野様 弊社担当営業
東京支社新宿支店
浅野知弥子

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