お客様導入事例 株式会社タケエイ様

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概要

経営課題:“選ばれる”企業になるためにも重要だった、コンプライアンス強化

経営課題

建設業を主な顧客に廃棄物の適正処理や再資源化の事業を展開している株式会社タケエイ様(以下敬称略)では、市場が冷え込む中、新たな業務獲得には取引先企業に見合うようコンプライアンスを強化し、信頼を高めることが重要と感じていました。そのためには、社員への負荷には配慮しながらも、セキュリティ強固なオフィス環境の構築が不可欠でした。

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取り組み内容:ICカードと複合機の連携により、セキュリティの高い出力環境を構築

取り組み内容

本社を移転し、2カ所の拠点に分散していた人員や設備を集約する機会に合わせて、複合機ApeosPortを導入。同時に、入退室と出力の認証を兼ねる ICカードのソリューションを採用しました。ApeosPort側でICカードをかざさなければ出力できない仕組みで、顧客情報や取引情報といった重要文書が出力されたまま放置される問題を解消。紙の出力量も大幅に削減しました。

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将来展望:電子マニフェストへの発展を見据え、紙文書の電子化を推進

将来展望

紙の保管によるリスク低減を狙い、すでに稟議書や契約書、議事録など、ApeosPortを使った電子化の検討を開始しています。今後は「電子マニフェスト」への発展を見据えた電子による情報管理を進めるとともに、顧客に向けた提案書もシステムを介して共有・活用できる仕組みを模索。企業体質の強化を目指していきます。

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サービス概要:ICカード認証ソリューション

ApeosPortとIC Card Gate 2による入退室と出力認証を兼ねる仕組みで、放置プリントを抑止。バイタル文書をはじめとした紙からの情報漏えいリスクを低減するとともに、紙の削減にも貢献しました。また、効率的でセキュアな情報の管理・活用を可能にすべく、電子化を推進する体制を整えました。

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事例詳細

市場が冷え込む中で、大手顧客からの信頼を勝ち取るために求められた“コンプライアンスの強化”

取締役 管理本部長 千葉 芳照様

当社は建設業を主な顧客に産業廃棄物処理業として、収集から処理、再資源化、最終処分まで一貫した業務を行ない、排出される廃棄物をできる限り再資源化する“環境ソリューション事業”を展開しています。

現在、建築基準法の改正による規制強化や折からの景気低迷で、建設業界も新たな発注が少なくなっている状態です。建設にともなう廃棄物の処理が業務の大きな比重を占める当社にとっても、経営的に難しい局面を迎えていると言えます。

しかし、大手顧客から新たな業務を獲得し続けるには、取引先の要求を上回るレベルにコンプライアンスの強化を図り、競合他社との差別化を図って信頼を高めていかなくてはなりません。また、当社では、エコ・ファースト制度※の業界第一号として「エコ・ファーストへの約束」を宣言し、廃棄物の処理を通してリデュース・リユース・リサイクルを推進していますが、環境への配慮も、以前から企業としての使命と考えていました。

東京江戸川区と神奈川に分散していた拠点を、現在の本社である港区の大規模賃貸オフィスビルに集約したこともそうした対策の一環でした。会社の機能をフラットなワンフロアに集約し、全社の動きを目の届くようにするという狙いがあったのです。また、これまで拠点ごとに別々だった営業手法も、ノウハウを共有することで効率的に強化したい、といった考えもありました。

※「エコ・ファースト制度」
業界のトップランナー企業の環境保全に関する行動を促進するために、環境省が創設。企業が環境大臣に対し、自らの環境保全に関する取り組みを約束する制度。

分散していた拠点を都心の本社に集約したことで、情報セキュリティへの対策がより不可欠に。

管理本部 総務部 総務グループ グループ長 神鍛 邦明 様

ただし、さまざまな部署の人間がワンフロアで行き交う環境になったことで、情報セキュリティにはこれまで以上に気を配る必要が出てきました。たとえ同じ社内であっても、異なる部署には情報を漏らしてはならないからです。

そもそも、セキュリティの強化はコンプライアンス強化の要です。また、2007年にマザーズ上場を果たした当社にとっては、経営情報をはじめ、インサイダー情報、取引先情報、個人情報などの機密情報の管理は企業としての責務でもあります。

とはいえ、社内ではまだ紙が使われる場合が多く、セキュリティを強化するためのルールに則した行動を日常の業務と並行して個々の社員に実践させていくことは難しく思われました。

社員に負荷をかけずに、こうした対応を根付かせるためには、どうすべきか。また、都心にある本社の限られたスペースにおいて、情報をコンパクトに保管するにはどうしたらよいのか。

将来の電子文書管理も考慮し、セキュアで効率的なシステムの導入は不可欠だと思ったのです。

ICカードによるソリューションを導入し、入退室と出力の認証を一枚のカードで効率的に実現。

管理本部 総務部 総務グループ 主任 三田 藤太様

そこで、今年7月の本社移転を機に、複合機ApeosPortを導入しました。また、オフィスの入退室とApeosPortの認証を一枚で兼用するICカードも200人分制作することにしました。

ICカードの導入によって、PCから出力指示を出した後も、ApeosPort側でICカードをかざし、個人を特定しなければ出力できない仕組みとしました。入退室のセキュリティを確保するとともに、重要文書が出力されたまま放置されて情報が流出するリスクを低減したのです。

以前、総務部では放置されているプリントを見つけ次第、回収し処分してきましたが、今回のシステムの導入により、そのような手間も不要になりました。

また、操作については基本的にカードをかざすだけなので、社員に特別な負担を強いることもなく、日常の業務の中に自然なカタチで取り入れることができています。

放置プリントの発生を抑止する環境づくりをしたことで、社員のセキュリティへの意識も高まりました。出力時だけでなく機密文書の取り扱いについても、社員の間から自発的に改善策が提案されるようになってきたのです。

使用履歴の正確な管理により、紙の使用枚数も低減。ICカードの活用で環境企業の実現に貢献。

廃棄物の処理を通し、資源循環型社会への貢献を目指している当社にとって、自らの事業活動においても、地球環境への配慮は重要だと考え、社員一人ひとりがそうした行動をとるよう心がけています。

そのような中で、ICカードの活用は、紙の使用量削減にも貢献しています。

現時点で、紙出力が以前よりもおよそ25~30%ほど減りました。これはICカードによるソリューションの採用で、PCから指示した出力が本当に必要か、あるいは出力設定にミスがないかなどを、出力直前に再度確認できるようになったことによる効果だと思います。

さらに、ICカードの活用により個人や部署ごとに使用履歴を管理できるようになったことから、出力に関する部署ごとの予算割も正確に行なえるようになりました。これにより、無駄遣いを戒める気風が社内に芽生えたことも、紙の削減に貢献していると思います。

新本社となって収納スペースが限られる中、余分な紙を増やさないという意味でも意義のある効果だと思っています。

電子による文書管理体制の構築を推進し、企業コンプライアンスのさらなる強化へ。

管理本部 総務部 部長 太田 英貴様

紙による文書管理は、照会などに時間や手間がかかるうえ、保管中も紛失や漏えいといったリスクがともないます。また、部門をまたぐ稟議過程での情報漏えいも危惧されるでしょう。

そこで今回のシステム導入を契機に、稟議書や契約書、議事録など、機密性の高い文書については、ApeosPortのスキャナー機能を使った電子化の検討を開始しました。

今後、産業廃棄物管理票(マニフェスト)についても、国が進める「電子マニフェスト」への移行を見据えて、取引先への報告書類とそれに紐づく社内の関連証憑もApeosPortやDocuWorksを活用するなどして一元管理し、やがては電子決済のような、全社での効率的なワークフローを実現できる体制にしていきたいと模索しています。

また、営業活動のために廃棄物分別の提案書などを作成していますが、顧客から見て、この品質が取引業者を選ぶ際の決め手となることも少なくありません。ですから、これについてもシステムを介してひな型を共有・活用することで、効率的にレベルの高い提案書を作成し、新たな顧客獲得に役立てていきたいと考えています。

今回、移転のタイミングに合わせた「セキュリティの高いオフィス環境」の構築により、情報管理のレベルが一段高い次元に上がったことを実感しています。今後は、電子化を進め、「事業継続性を支えるバイタル・レコード・マネジメント」の完成を目指しながら、業界を牽引し、コンプライアンス対応の範を示していきたいと思います。

カンパニープロフィール

建設業を主とした顧客から、排出される廃棄物を極限まで再資源化する環境ソリューション事業を展開。資源循環型社会の仕組みづくりや再資源化技術の普及、コンサルティングに取り組みながら、いち早くマザーズ上場を果たすなど、積極的に業界を牽引しています。

株式会社タケエイ様ロゴ
会社名 株式会社タケエイ
設立 昭和52年3月
本社 〒105-0011 東京都港区芝公園2-4-1 ダヴィンチ芝パークA-10階
資本金 32億7,400万円
URL http://www.takeei.co.jp/ [外部サイト]

ソリューション内容

お客様の経営課題解決までのステップを共有し、コンプライアンスの向上を支援する提案を実施。

昨年5月にマザーズ上場を果たした株式会社タケエイ様は、内部統制強化の一環として情報管理の仕組みづくりに対し、強い課題意識をお持ちでした。

そこで、富士ゼロックスは、情報漏えい抑止によるセキュリティ強化、文書管理環境の構築など、持続的な企業価値向上に寄与するさまざまなソリューションをワンストップでご提供できることをご紹介。お客様の経営課題を確認し、優先順位をご相談しながら具体的な解決策を提案しました。そして、まず 2008年7月の本社移転に合わせて、2台のApeosPortにそれぞれIC Card Gate 2を装着したシステムを構築し、入退室と出力の認証機能を兼用するソリューションを採用いただいたのです。

お客様からは「将来も見据えた拡張性のある仕組みを、セキュリティへの対応策も含めて示してくれた」とのうれしい評価をいただきました。

なお、ICカードについては、導入のしやすさを考え、カードを新たに作成する際、ICエンコードフォーマットの設定やカードレイアウトの料金がかからない「プリフォーマットデザインカード」を提案。これにより、200人分のオーダーについても、短期間かつ低コストで発行を実現することができました。

今後は当初からの課題でもあった、電子化によるセキュアな文書管理環境の構築について、情報共有をさらに強力化する文書管理・活用ソフトウエアや、コピー感覚での電子化作業を実現する入力サポートソフトウエアDocuShuttleなどの活用も提案しながら、お客様の経営品質の向上に貢献していきたいと思っています。

(写真中央)営業本部首都圏第一支社 城東支店メジャーグループ 中川 靖崇(右)ソリューショングループ 斎藤 宗一郎(左)ソリューション本部第一SE部セキュリティ&ネットワーク第二センター金丸 知世
(写真中央)
営業本部首都圏第一支社
城東支店メジャーグループ
中川 靖崇
(右)
ソリューショングループ
斎藤 宗一郎
(左)
ソリューション本部第一SE部
セキュリティ&ネットワーク第二センター
金丸 知世

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