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概要

経営課題:統合的な文書管理体制の構築に不可欠だった、専門的知見

経営課題

中国株取引などの得意分野を生かしながら魅力あるサービスを提供している東洋証券株式会社様(以下敬称略)では、市場から高い信頼を得るためにも、内部統制の推進を重要な課題として考えていました。特に「文書管理」については、運用や電子化まで効率よく行なっていけるように、全社における統合的な体制の構築を目指していました。

 

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取り組み内容:細やかな文書管理コンサルティングで、行動指針を含むルールを策定

取り組み内容

文書管理を進めるにあたっては、経験豊富な外部企業の協力が必要であると考え、富士ゼロックスにコンサルティングを依頼。まずは文書管理に関するルールを策定しました。また、オフィス環境の整備にも着手し、デジタル複合機ApeosPort(アペオスポート)を導入。社内にある出力機器を集約するとともに、CO2排出量や電力消費量の削減も実現しました。

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将来展望:さらなるシステムの発展で、情報の効率的な管理から効果的な活用へ

将来展望

ICカードによる出力認証のソリューションも採用し、セキュリティの強化とともに、紙出力も大幅に削減。今後はさらにシステム化を進め、社内資料だけでなく、規制の複雑な金融商品の広告・提案資料の作成についても共有・活用する体制を構築し、業務の品質や効率を高めていく考えです。

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サービス概要:文書管理コンサルティング & ICカード認証ソリューション

文書管理コンサルティングを実施し、規程、細則、マニュアル、台帳フォームなど、文書管理に関するルールの策定を支援。また、ApeosPortとIC Card Gate 2による出力認証の仕組みにより、放置プリントを抑止しながら、紙出力の削減もサポートしました。

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事例詳細

激動の時代を生き残るために求められた、内部統制の推進。特に文書管理に関する全社体制の構築がキーに。

当社は、中国株取引をはじめ、新規株式公開業務、ディーリング業務など、他社との差別化を図るべく得意分野を生かした魅力あるサービスの提供を心がけています。

現在、金融界は世界的にマーケットが激動しています。そのような環境の中で、私たちが生き残っていくためにはどうしたらよいのか。当社では多様な商品の開発や、地域に密着したリテール営業の強化に努めていますが、やはり信頼の醸成が欠かせません。法令に対応しなければならない企業としての責任だけではなく、一般投資家を含め、広く市場からの信頼を得るためにも、内部統制の推進は重要であると考えていました。

中でも内部統制の基盤として位置づけていたものは、金融商品取引法の施行や個人情報保護の観点に基づく「文書管理」です。

というのも、これまで文書の取り扱いは、システム化が進んでいる部署がある一方で、膨大な文書を抱えたまま整理が進まない部署もあり、基準や方法が明確ではありませんでした。今後、情報をより一層有効に活用していくためにも、全社での統一が図られた統合的な体制の構築が望まれていたのです。

社内に特別プロジェクトを発足したが、細やかなルールを策定し、運用していくにはプロの協力が必要だった。

リスク管理部 経営企画部・総務部担当 内部管理本部管掌 常務取締役 谷口 斎様

そのような考えのもとで、社内にプロジェクトを発足させ、総務部が主管部署となって文書管理に関するルールの策定を進めることにしました。

しかし、規程や細則だけなら一般的な資料を参考に作ることはできるものの、実際に運用できるかどうかが重要です。そのためには具体的な行動を記した手順書やマニュアル、ガイドラインといったものが大切なのですが、それらは会社の業態や規模によって事情が違うと内容も異なるため、市販のマニュアル本では実効性のあるものを整備することが難しく感じられました。

さらには当初より、せっかく文書管理体制を構築するのなら、これを契機に社内資料や営業資料の水平展開などを検討し、業務の効率化を進めたいとも考えていました。

以上のことから、さまざまな規模の企業でのコンサルティング経験と実績を持ち、将来的には実際の運用に必要なシステム構築まで相談のできる“文書管理の専門家”の客観的視野に立ったサポートが欠かせないという考えに至ったのです。

“文書管理の専門家”としての提案が期待された富士ゼロックスにコンサルティングを依頼。

総務部長 長次 正夫 様

その結果、他社も比較検討したうえで、プロジェクトをサポートしてもらえるよう、富士ゼロックスに文書管理のコンサルティングを依頼しました。
「経験の豊かさ」以外にも、富士ゼロックスを選んだ理由は、二つあります。

一つには、コンサルティングだけではなく、今後の運用に必要なハードやソフトといった商品の提供、その配置や活用、さらには教育といったフォローまで、文書管理に関する一貫した対応が可能だということ。将来、電子による文書管理にまで発展させていきたい当社にとって、これはとても大きな要素です。

また二つ目には、日本証券業協会から「2012年までにCO2排出量を6%削減する」という業界自主行動計画の通達が出されており、環境保全を推進する具体的な取り組みが求められていたということ。富士ゼロックスの提案を聞くうちに、同社にはこの部分の実績やノウハウも豊富なことがわかり、こうした対応にも貢献してもらえるのではないかと期待したのです。

文書管理に関する行動指針を含むルールを策定し、つづいて出力機器の集約によるオフィスの改善にも着手。

システム統括部 システム課 主任 永野 陽太 様

富士ゼロックスは、まず、当社が取り扱う文書の種類や機器の出力状況など、文書環境を綿密に洗い出してくれました。

そのうえでプロジェクトチームと一体となって、重要文書や機密文書の機密レベルの定義、保管や廃棄の方法の明確化といった、文書の取り扱いの細部に至るルールの策定を推進していったのです。

これにより、必要な文書とそうでないものが明確になったほか、必要なものについては探しやすく、戻しやすいように整理が進みました。また、監査の際に求められる情報も、迅速かつ正確に提出できる環境ができました。監査の担当者から、「良いものを作りましたね」と感心されたほどです。

次に、オフィス環境の見直しにも着手しました。具体的には、問い合わせ先や契約方法がバラバラだった機器の統合を図る目的で、複合機ApeosPortを29台導入し、これまで114台あった出力機器をトータルで66台にまで集約することができたのです。

ちなみに、環境対応の効果については、今時点ではまだ正確な数字を集計できていませんが、削減した機器台数の試算から、オフィス機器の使用によるCO2の排出量や電力消費量については、ともに20%におよぶ大幅な削減効果が見込まれています。

ICカードによる出力認証で、放置プリントを抑止しながら紙の使用量も大幅に削減。

総務部 主任坪井 昇 様

ApeosPortの導入にともない、それまで入退室に使っていたICカードの社員証を出力認証に兼用するシステムも採用しました。

これにより、PCで作成した文書を出力する際、いったんApeosPort側でICカードをかざさなければ出力できないようになり、出力された文書がそのまま放置されるといった、セキュリティ上のリスクを解消しました。インサイダー情報の漏えいが問題になっている昨今では、とても重要な仕組みだと思っています。

また、ICカードによる出力認証は、その出力が本当に必要か、あるいは設定に間違いがないかなど、出力直前に再度確認できるメリットもあります。無駄やミスの発生を未然に回避することで、紙出力については、前年比3割以上の抑制を目指していくつもりです。

機器の台数が減ったうえ、余分な紙出力もなくなり、オフィスはスッキリと働きやすくなりました。社員の気持ちに与える影響としても、大きな効果があるのではと思います。

情報資産を共有・活用できる仕組みを整備し、今後はさらなる企業力の向上へ。

総務部 係長 平塚 睦美 様

現在は、文書管理に関する社内でのルールができ、情報共有を見据えた仕組みの枠組みが整った段階です。将来は、紙文書の電子化作業もスムーズな特長を活かして、社内資料はもちろん、規制が厳しく複雑な金融商品の広告・提案資料の作成などについても、ひな形をシステム上で活用する体制を構築し、さらに業務の品質や効率を高めていければと思っています。

また、本社で進めてきた文書管理のルールと仕組みを、全国の支店にも展開させていく予定ですが、その際には、社員一人ひとりの行動にまでつなげていけるかが課題になることでしょう。

ルールに従った運用を定着させるには、社員に負担をかけないこと。そのためにもシステム化は有効です。標準化の推進を図る意味でも、仕組みの整備は続けていきたいと思っています。

カンパニープロフィール

創業から90余年の歴史を背景に、中国株取引、新規株式公開業務、ディーリング業務などの得意分野を武器に、激動する金融市場でのニーズを的確にとらえる証券会社。地域に密着したリテール業務にも積極的に取り組むなど、魅力あるサービスを提供しています。

東洋証券株式会社様ロゴ
会社名 東洋証券株式会社
創業 大正5年12月
本社 〒104-8678 東京都中央区八丁堀4-7-1
資本金 134億9,468万7,500円
URL http://www.toyo-sec.co.jp/ [外部サイト]

ソリューション内容

お客様環境の調査に基づく「文書管理コンサルティング」と「オフィスの提案」で、業務効率や営業力の向上を支援。

今回、東洋証券株式会社様への文書管理コンサルティングにより、本社約300人・出先20箇所の約500人を対象にした、全社の「文書管理規定」、「文書管理細則」、「文書管理マニュアル」、「文書管理台帳フォーム」、さらに「今後の文書管理プロジェクト推進について」の制作をサポートさせていただきました。

文書管理コンサルティングを実施するにあたっては、事前に、ふだん扱っている文書の種類や導入されている機器の状況など、東洋証券株式会社様の文書環境を調査。ApeosWare Accounting Serviceのログ機能を駆使するなど、正確な出力枚数まで詳しい洗い出しを行ないました。

それをもとに、オフィス環境の整備も提案。具体的には、従来の卓上プリンター50台を集約し、替わりにApeosPortを29台導入することで、間接費も含めたTCO削減をはじめ、CO2の排出量削減、省スペース化、使用電力量の削減などを図ったのです。

また、ApeosPortの導入にあわせ、社員証に入退室とオンデマンドプリント機能を付加したIC Card Gate 2も採用いただきました。これにより出力認証にともなう放置プリントの抑止や、紙出力の削減効果も実現しています。

東洋証券様における文書管理プロジェクトは、三つのフェーズで計画しており、現在は、フェーズ1としての仕組みの構築が完了した段階です。

今後は、電子化による社内文書の活用が本格化した際に、ApeosPortのスキャン機能や、既に100ライセンス導入いただいているDocuWorksがさらに有効に活用されていくことと思われます。

富士ゼロックスとしても、文書管理・活用ソフトウエアなど、よりスムーズな情報共有を促す仕組みをご提案することで、お客様のさらなる営業力の向上に寄与していきたいと考えています。

写真左から 営業本部首都圏第一支社 銀座支店 営業3グループ 稲田 智巳 黒土 浩生
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稲田 智巳
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