お客様導入事例 財団法人津山慈風会 津山中央病院様

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概要

経営課題:院内業務を電子化しても、紙の書類は増える

地域の基幹病院として、救命救急センターを始め最先端の医療で地域を支える津山中央病院様。経営上の課題である、手書きの書類をスキャンするための工数、並びに医療情報として二次利用するためのデータ化の工数の削減に取り組みました。

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取り組み内容:リハビリテーション課で、記票からデータ集計までにかかる時間を67%削減

Denshi-Penで記入し、USB接続するだけで、帳票のスキャンや手書きされたデータのPC入力が不要となり、記票からデータ集計までにかかる時間を67%削減することができました。

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将来展望:訪問介護、在宅医療の現場に展開したい

Denshi-Penは新規システムとしての導入要件を満足しています。訪問介護、在宅医療等、PCを持ち込んで記録をとることが難しい医療現場にDenshi-Penを導入することを検討しています。

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サービス概要:Denshi-Penを用いた、リハビリテーションの業務改革

電子カルテと連携し、患者情報を予め差込印刷すると共に、医療従事者が帳票に記入する時刻を取得しています。手書きした帳票は、PDF並びにCSV形式で出力されます。また、Denshi-Penの対象帳票は簡単に増やすことができます。

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事例詳細

岡山県北地域の基幹病院:津山中央病院

財団法人津山慈風会 津山中央病院 システム室 副部長 村上 公一 様

財団法人津山慈風会 津山中央病院
システム室 副部長
村上 公一 様

財団法人津山慈風会は、岡山県北地域の保健・福祉・医療の向上に寄与し、地域の皆様の生命と健康を守るため「私たち津山慈風会は、地域の皆さんにやさしく寄り添います」という理念のもと、急性期医療を担う津山中央病院、慢性期医療を担う津山中央記念病院、かかりつけ医としての津山中央クリニック、在宅医療・介護を担う津山中央訪問看護ステーション、津山中央居宅介護支援事業所等を運営しております。急性期(緊急・重症)から在宅ケア患者さんへの対応まで、専門のスタッフが高度な医療技術で支えています。

その中で、津山中央病院は、地域の基幹病院として、救命救急センターを始め最先端の医療で地域を支えています。指定医療機関、学会認定施設としての役割も担っています。

院内業務を電子化しても、紙の書類は増える

津山中央病院では、1999年12月の新築移転開院時に、電子カルテを導入しました。

当院では、医療情報とカルテとは別なものであると考えています。医療情報は充分に標準化し、構造化・正規化した上で、MML (Medical Markup Language)にも対応し、異なる医療機関の間や学会での情報交換のために供されるべきものです。一方、カルテは、患者ごとに行う日々の医療行為の時系列的ログで、診療現場のニーズに合わせて、患者別に即座に検索・閲覧されるべきものです。

通常、医師が構造化を意識してカルテに記載することは不可能で、カルテはイメージとテキストが自由に混在するのを許容することが求められます。当院が開発・導入したファイル管理型電子カルテでは、その原情報が電子的に作成されたものであるか、あるいは、紙に書かれた情報をスキャンしたものであるかに拘らず、医療行為に必要な全情報を電子的に簡単に検索・閲覧できるようになっています。

当院の診療記録は原則的には、モニター上に表示されたフリーシートにキーボードやマウス等を使って記載します。紙カルテは、救命救急センター等で例外的に発生するもの以外、存在しません。また、院内での他の業務も既に殆ど電子化していますが、それでも手書きの書類は増える一方です。紙に書かれた情報をできるだけタイムラグ無しに電子化し、閲覧可能とするために、院内には約80台ものスキャナを配置しています。ただ、紙の書類をスキャンするための工数、並びに医療情報として二次利用するためのデータ化の工数は、医療従事者にとって大きな負担でした。

リハビリテーション課では、帳票のスキャンとデータ入力・集計が負担に

倉吉事業所 生産統括部 物流グループ 長谷川 裕美 様

財団法人津山慈風会 津山中央病院
リハビリテーション課 主任
太田 有美 様

院内には、約60種類、月間3万枚の手書きの帳票が存在しています。診療現場で手書きする定型帳票に加え、患者が記入する同意書、入院誓約書、地域の医療機関から送付されてくる患者の紹介状等、紙の書類は増える一方です。

診療現場では、診療が終わると、その日に発生または受理した紙の書類を医療従事者がスキャンして電子カルテに取り込みます。枚数が多く、残業で対応するため、医療従事者の大きな負担となっています。

当院のリハビリテーション課では、まさにその課題を抱えていました。摂食・嚥下障害評価表、手関節障害の機能評価表等の定型帳票に手書きした書類を、定時後、スキャンして電子カルテに取り込むと共に、医療情報として二次利用するためにデータ入力・集計するという付帯業務が、医療従事者の負担になっていました。そんな折り、富士ゼロックスからDenshi-Penを用いた業務改革の提案をいただきました。

記票からデータ集計までにかかる時間を67%削減

Denshi-Penを導入することで、定型帳票にDenshi-Penで記入し、PCにUSB接続するだけで、電子カルテに取り込むためのPDF、並びに、医療情報として二次利用するためのCSVが簡単に生成できるようになりました。帳票のスキャンや手書きされたデータのPC入力が不要となり、記票からデータ集計までにかかる時間を67%削減することができました。

結果として、残業時間は半減しました。また、スキャンやデータ入力・集計という付帯業務から解放されることで、医療従事者のモラールが改善し、診療の質の向上に更に注力できるようになりました。

初期投資・運用コストが低く、対象帳票を増やすのも簡単

財団法人津山慈風会 津山中央病院
システム室 副部長
村上 公一 様

財団法人津山慈風会 津山中央病院
システム室 副部長
村上 公一 様

当院では新規システムの導入要件として、適正な初期投資・運用コストに加え、当該システムを導入することで利用者にシステム固有のやり方を押しつけないこと、導入後に発生する要求に対して個別開発を都度行うのではなく用意されているSDKを用いた範囲内で開発が可能なこと等をあげています。

以前、当院では、Denshi-Penと似たようなペン型のデバイスを用いたシステムを試用したことがありますが、上記の要件を満たさず、今ではその運用を取りやめ、帳票スキャンのやり方に戻しています。それに対して、Denshi-Penは全ての要件を満足しています。初期投資・運用コストは極めて低い上、用意されているソフトウェアを用いることで、簡単に対象帳票を増やすことができます。ユーザビリティも優れ、利用者から高い評価を受けています。

訪問介護、在宅医療の現場に展開したい

現在、訪問介護、在宅医療等、PCを持ち込んで記録をとることが難しい医療現場にDenshi-Penを導入することを検討しています。実際に、津山中央訪問看護ステーションでは、訪問時に手書きした内容を後でスキャンして電子カルテに取り込んでいて、医療従事者にとって大きな負担となっています。

また、手術室での麻酔記録にも適用できるのではないかと考えています。今後、院内で同様の業務を行っている部署、業務、帳票に順次、展開していきます。

引続き、富士ゼロックスには、当院が抱える業務課題を解決し、質を向上させるためのご提案をお願いしたいと考えています。

プロフィール

私たち津山慈風会は、地域の皆さんにやさしく寄り添います

財団法人津山慈風会 津山中央病院
名称 財団法人津山慈風会 津山中央病院
所在地 岡山県津山市川崎1756
設立 1953年10月 財団法人津山慈風会発足
1999年12月 津山中央病院新築移転開院
病床数 535床
職員 800名
URL http://www.tch.or.jp/

ソリューション内容

Denshi-Penとは

パソコンが普及した昨今でも、パソコンを持ち込めない現場やシーンでは紙とペンによる手書き業務が数多く存在します。弊社が提供する手書き情報入力システム「Denshi-Pen」は、「ペンで紙に書く」という誰もが慣れ親しんでいるやり方を変えることなく、手書きした情報を簡単かつ迅速にデータ化することができます。

主に、生産工程管理、保守点検、不動産・保険の申込処理、医療等の現場業務に適用されています。今回は、リハビリテーション課における摂食・嚥下障害評価表等の定型帳票に記入する際にDenshi-Penを用いることにより、記票からデータ集計までにかかる時間を大幅に削減させることを実現しています。

「Denshi-Pen」の概要は、下記ホームページでご覧いただけます。
http://www.fujixerox.co.jp/product/stationery/denshi-pen/

富士ゼロックス岡山、富士ゼロックス関係者(左から)
常長 洋、鳥越 仁、石井 美和子、
小松原 弘文

患者情報を差込印刷し、記入時刻を自動取得

Denshi-Pen Form Solution SDK 1.0 J
を使って、患者名、ID等の患者情報は電子カルテから取得し、予め、帳票の所定の位置に差込印刷しています。
また、Denshi-Penから医療従事者が帳票に記入した時刻を取得し、表示しています。

対象帳票を簡単に増やせる

手書きした帳票は、PDF並びにCSV形式で出力されます。PDFは帳票に記入した時刻とセットで電子カルテに登録され、CSVは医療情報として二次利用するために使われます。
また、
Denshi-Pen Form Solution 1.0 J
を使って、Denshi-Penの対象帳票を簡単に増やすことができます。

今回構築したシステムの構成図

 

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  • 注記:事例の内容は2013年11月時点の情報です。

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