お客様導入事例 和光電気株式会社様

概要

経営課題:いまや営業施策としても重要になってきた「エコステージ」

経営課題

和光電気株式会社様(以下敬称略)では、顧客企業が取引先に対して環境マネジメントシステムの第三者認証を求めるようになっていたことから「エコステージ」の認証取得を決意。企業としての社会的責任だけではなく、取引の必要条件として環境への取り組みの強化を図りました。

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取り組み内容:基幹出力およびファクス受信の環境を改善し、用紙の削減に成功

取り組み内容

まず、富士ゼロックスのデジタル複合機ApeosPort(アペオスポート)を導入。基幹系システムからの帳票出力を従来のドットインパクトプリンターから切り替え、必要枚数のみ普通紙で出力する仕組みとしました。また、ファクス受信文書のペーパーレス化も実現。受信の知らせはE-mailで担当者に即送信されるなど、ムダな出力を削減しながらも迅速な顧客対応を可能にしました。

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将来展望:社内文書の電子化により、さらなる業務生産性の向上を目指す

将来展望

今回の取り組みを契機に、紙文書の電子化や出力の削減、ファイリングをさらに進め、今後も環境経営に努めていきます。電子化の進展により、これまで一人ひとりにかかっていた負荷を軽減し、より生産性を高める取り組みに振り向けていきたいと考えています。

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サービス概要:帳票出力ソリューション&ペーパーレスファクスソリューション

基幹系システムからの帳票出力をApeosPortで実現。出力速度を高めただけでなく、本社からEDI経由で送信し倉庫で直接出力することも可能にしました。また、ファクス受信については、ApeosWare Flow Serviceの活用により、受信文書を紙で出力することなく、顧客別のフォルダに自動で振り分けるなど、業務効率の向上にも寄与しました。

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事例詳細

「地球環境への取り組み」というだけでなく、「取引要件」としても求められていた環境マネジメントシステムの第三者認証。

当社は、LSIやコンデンサーをはじめとする電子部品を取り扱う専門商社として、常にお客様のニーズに即した商品の選定とサービスの提供を心がけています。

地球環境への取り組みも企業の社会的な責任として考えられるようになった今日、大手エレクトロニクス関連企業のお客様を中心に、取引先に対して環境マネジメントシステムの第三者認証を求めるところが増えてきました。

すなわち、電子部品の販売をグローバルに行なう当社のような商社では、社内の取り組みとしての環境配慮にとどまらず、第三者認証を得ておかなければ、顧客との関係を確保・維持する上で支障が生じてしまうのです。逆に、きちんと認証を取得すれば、競合他社との差別化が図られ、新たな顧客を獲得するチャンスにもなると考えられました。

しかし、ISOの認証をすぐに取得することは、人員的にもコスト的にも容易ではありません。そこでISO14001の意図を踏まえた環境マネジメントシステムの民間規格「エコステージ」に着目し、認証取得に取り組むことにしたのです。

用紙の削減を進めるうえで浮かび上がってきた、「基幹出力」と「ファクス」の問題。

常務取締役 佐藤 順彦 様

環境への配慮を前提に、各営業担当者にヒアリングをかけたところ、大きく二つの具体的な課題が見えてきました。

一つ目は、基幹出力について。発注書などの作成に、これまでは基幹系システムのデータを専用のドットインパクトプリンターを使って出力してきたのですが、5枚綴りの複写伝票のうち、実際には3枚しか必要ではないなど、多くのムダな紙を生み出していることがわかったのです。

二つ目は、ファクスについて。顧客からの注文は主にファクスで受け、その確認や回答もファクスで行なってきたのですが、取引先はおよそ300社あり、1日50~80枚、年間20,000枚もの紙が使われていました。

また、受信文書は、気付いた社員が営業担当者の机に届けていたのですが、対応の遅れだけでなく、紛失し、失注してしまうリスクを感じていました。

既存顧客との取引の継続、他社との差別化による顧客開拓、そして紙の削減。経営課題を解決するためにも、環境への取り組みをさらに推進する、しっかりとした仕組みの構築が必要だったのです。

帳票の出力をApeosPortから行なうことで、大幅に用紙を削減したうえ、出力時間を約75%も短縮。

営業部アシスタント 井上 由香様

そこで、複合機ApeosPortを導入し、発注書など、基幹系システムの帳票出力を、これまでのドットインパクトプリンターから、複合機を使って普通紙で出力する仕組みへと変更しました。

これにより、規格の複写伝票の使用で発生していた毎月2,500~3,000枚にも及ぶ用紙のムダを削減し、環境負荷の低減とともにコストの抑制を図ることができました。

また、ApeosPortに替えたことで、月末などには1日1時間かかっていた出力時間が15分~20分で済むようになるなど、処理速度も向上。本社で入力した受注情報を、EDI※を経由して倉庫に設置した複合機で直接出力できるようにもなり、帳票出力にまつわる作業時間をトータルで1日1時間以上短くできたのです。

今回の普通紙による帳票出力では、サイズをA4に統一していますが、出力品質が高まったことで、A3ほどあった従来の帳票と比べても読みづらさはありません。むしろ判型が小さくなったことで扱いやすくなりました。また、ドットインパクト方式特有の騒音も解消されオフィスが静かになり、さらには出力時間が短縮されたことで電力消費の抑制にもつながりました。

※Electronic Data Interchange

ファクス受信をペーパーレス化。顧客別フォルダに自動配信でき、紙を削減しながらも業務がよりスムーズに。

一方、ファクス受信については、ペーパーレスファクスの仕組みを導入し、ムダな紙の発生を抑止できるようになりました。

このシステムでは、ApeosPortで受信したファクス文書は、紙で出力されずに親展ボックスに保存されます。当社の場合、主要取引先50社については、サーバー内に各社専用のフォルダを用意し、受信時に自動的に振り分けられる仕組みを構築しています。

たとえば、あるお客様からは1週間分の発注をまとめた「納期回答書」が送信されていたのですが、繁忙期ともなると、厚さが1cmに達するほどの受信量となっていました。これを電子化し、自動振り分けできたことだけでも大幅な用紙削減になります。

もちろん、効果は紙の削減だけではありません。ApeosPortにファクスが届くと、担当者にE-mailで受信通知が送付される機能によって、受信文書の見落としや紛失を抑止し、失注という事態を避けられるようになりました。また、担当者はファクスのある場所まで行かなくても、PCから各顧客のフォルダに直接アクセスできるので、より早い対応が可能になりました。

情報が自動的に電子化されるフローを構築したことで業務のスピードが加速され、顧客への迅速な回答を促すとともに、社内的には残業時間の短縮など、TCO削減にも貢献しています。

過去ドキュメントの電子化だけでなく、ファイリングにも配慮し、業務環境の一層の向上へ。

エコステージについては、3年ほど前から検討をはじめ、社長をはじめ上層部の後押しのもと、根気よく社内への定着を図った結果、2007年2月に「ステージ1」の認証を受けることができました。

今後は、今回のシステム導入を契機に、過去のドキュメントも含めて、さらなる紙文書の電子化を図っていきたいと思っています。

また、たとえば当社が説明資料として扱う部品の仕様書は、一つの製品あたり数十枚にも及びますが、N-up機能によって複数ページをまとめてプリントするなど、出力面でも社員の心がけにより紙の削減に努めていきたいと考えています。

情報共有についてはどこまで具現化すべきか、現在、社内で協議しているところです。ともあれ、紙をベースに個人でファイルしていた情報が、フォルダ単位できちんと管理できるようになれば、引き継ぎ作業もとても簡単になることでしょう。

ただし電子化しても、内容が見づらい、ファイルを探しにくい、では意味がありません。システム化を進める一方で、正しいファイリングの仕方も学んでいきたいと思っています。

システム化の進展で軽減された時間を、より付加価値の高い業務に使うことを目指して。

常務取締役 佐藤 順彦 様

今回の取り組みの中で、社員の意識も変わってきたと思います。当初、電子化に対して抵抗を感じていた人びとが、今では率先して、DocuWorksなどを使った文書共有や流通の仕組みづくりに取り組んでいるのです。

そうした社内の意識差、理解差を是正する際にも、富士ゼロックスには教育の場を提供してもらうなど、さまざまな面でフォローしていただきました。この先、システム化が進展し一人ひとりの負荷がさらに軽減されれば、社員のエネルギーや時間をより生産性の高い取り組みに振り向けることができるでしょう。

今後、商社としての本来業務にこれまで以上に集中し、環境への取り組みを進めていくうえで、富士ゼロックスには豊富な経験や事例を背景にした提案を期待しています。

カンパニープロフィール

電子部品の販売、樹脂加工部品の販売、基板アッセンブリなど、各種電子部品を扱う専門商社。創業以来、幅広い商社機能を有する企業として、大手エレクトロニクス関連企業ほか多くの取引先を対象に、時代および顧客の要望に即したビジネスを展開しています。

和光電気株式会社様ロゴ
会社名 和光電気株式会社様
設立 昭和51年10月
本社 〒101-0021 東京都千代田区外神田5-1-2 末広ビル4F
従業員数 24名
資本金 3000万円
URL http://www.wako-dnk.co.jp/ [外部サイト]

ソリューション内容

既存システムを活かしつつ、複合機による基幹出力を実現。さらに、ファクスのペーパーレス化で業務の迅速化も支援。

今回、和光電気様がエコステージの認証を進めるにあたっては、エコステージ機関の資格を持つ当社の担当部門が指導にあたるとともに、Q&Aの資料を提供するなど教育にも積極的に関わり、環境保全に向けた取り組みの定着を支援しました。

また、基幹出力の変更については、業務アプリケーションを含めて、既存のシステムをすべて入れ替えることは意図されていませんでした。そこで、基幹系システムと印刷操作の仕組みは既存のものを残して、出力のシステムのみ複合機に替えることにしました。

具体的には、ApeosPortのプリンタードライバーを変更したうえで、帳票のフォーム情報を本体に登録。印刷時にオーバーレイ印字を行なうことで、事前印刷無しで複合機からの基幹出力を可能にしています。

これにより、印刷および用紙の掛け替え、用紙周辺の引きちぎり作業などにかかっていた時間をこれまでよりも短縮しました。また、事前印刷されていた専用の用紙の使用を廃止することで、紙代や保管コストの抑制も実現しています。

さらに、ファクス受信については、ApeosWare Flow Serviceとナンバーディスプレイサービスの組み合わせにより、受信文書を任意のフォルダに配信するペーパーレスファクスの機能を提供しました。

不要なDMまで紙に出力していた従来のムダをなくし、環境保全とコスト削減に貢献しました。また、それまで人的に処理していたファクス受信文書の振り分け作業を自動化することで、社員の離席率を低下させて時間の有効活用を促すとともに、受信文書の見落としや紛失の抑止にも寄与しています。

左から富士ゼロックス東京SE部ドキュメントソリューション1グループ 小林 義勝 千代田営業部 神田第一営業所 担当主任 小池 亨 富士ゼロックス 営業本部 エコステージ推進グループ 古賀 恵
左から
富士ゼロックス東京SE部ドキュメントソリューション1グループ 小林 義勝
千代田営業部 神田第一営業所 担当主任 小池 亨
富士ゼロックス 営業本部 エコステージ推進グループ 古賀 恵

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