お客様導入事例 静岡県焼津市役所様

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概要

業務課題:より多くの方に焼津市の魅力を届ける活動を強化するため、ふるさと納税申請業務にかかる作業時間を軽減させたい

焼津市役所は、平成26年度10月よりふるさと納税事業をスタートさせ、水産都市 焼津の魅力あるお礼品を寄附者へお届けしております。多くの方のご好意もあり、全国自治体の中でも、寄附者数が右肩上がりとなり、納税申請にかかる処理業務の負荷も増加しました。このような状況の中、職員の作業を軽減し、本来業務を強化する取り組みの検討を始めました。

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取り組み内容:BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)により付帯業務を改善

富士ゼロックスは、2017年12月より、焼津市からふるさと納税(ワンストップ特例申請*1)に関連する申請書類受付、マイナンバー付番、発送などの業務を受託。職員の作業時間の4割削減を見込んだアウトソーシングサービスの提供により、本来業務へのリソースシフトへ貢献して参ります。

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将来展望:民間の力を活用しながら、焼津市の地域振興に向けた活動を強化していく

職員の負担軽減、本来注力すべき業務に集中できる環境の創出が見込めるBPOサービスを最大限活用することにより、焼津市の魅力を多くの方に届け、地域振興につながっていく、いい循環が生まれることを期待しています。

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サービス概要:BPOサービスによって、ふるさと納税ワンストップ特例申請に関わる課題解決に貢献

ふるさとワンストップ特例申請業務に関わる申請書類受付、マイナンバー付番、発送などの業務を受託。業務品質とセキュリティを担保し、焼津市ふるさと納税課が直面していた課題解決への貢献を目指します。

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事例詳細

焼津市の地域振興に向けた活動強化のため、職員負担を軽減させたい

焼津市水産部
ふるさと納税課
主幹 佐藤 三夫 様

焼津市では、平成26年度10月よりふるさと納税事業を開始し、寄附頂いた方々に対して焼津市に関連したお礼品をお贈りして参りました。 おかげさまで、全国約2,000自治体の中で平成27年度の寄附額は38億円(全国2位)、平成28年度寄附額は51.2億円(全国3位)と多くの方々のご好意を頂けたことを大変嬉しく思っております。

私共は、このふるさと納税の第一の目的を、焼津市の産業振興においています。お礼品をご提供頂く市内事業社様も、当初の50社程から180社まで増加しました。寄附を頂く方々を楽しませるバラエティ豊富なお礼品のラインナップは約1,800点にのぼり、全国でもトップクラスの品数を自負しています。

一方で、ふるさと納税に関する業務を行いながらも、皆様に焼津市の魅力を届け、認知度を高める効果的なプロモーションや、寄附を頂く方々にもっと喜んで頂く企画を強化し続けていくことが重要な課題と考えていました。嬉しいお話ではありますが、平成27年度より導入されたワンストップ特例申請注1による寄附件数も増加傾向にあり、申請書類受付を含む業務に、多くのリソースを投入しなければならないのが現実でした。

職員の作業時間の軽減に向け、申請業務のBPO化を検討

焼津市の魅力の創出へ向けたリソースシフトが求められる中、その打開策として、ふるさと納税ワンストップ特例申請業務のBPO化の検討を始めました。 これにより市職員が日々追われている事務業務を軽減して、焼津市のファンを増やす活動に注力することで、地域産業の振興につながると考えたのです。

昨年、平成28年度のふるさと納税寄附件数は23.2万件、その内ワンストップ特例申請の処理件数は約6万件、この焼津市の総人口(140,671人注2)より多い事務処理を、15、16人体制で取り組んでいました。寄附が集中する11、12月の繁忙期には残業時間も増加し、休日対応もせざるを得ない状況であったのを、アウトソーシングすることで、作業負担軽減とこれによる本来業務にかけるリソースの創出を目指しました。

アウトソース先としては、申請関連書類の受付、データ登録、居住自治体向け書類へのマイナンバー付番、発送などの一連業務の対応が可能で、既に公共機関を含めたマイナンバー対応アウトソーシングの実績もあり、かつ強固な安全措置・セキュリティ対策を有したデリバリー拠点を持つ富士ゼロックスをパートナーとして選定しました。申請書類をはじめとした紙ベースの処理業務、マイナンバー付番に伴うセキュリティの担保といったワンストップ特例申請の処理を委託できる会社は、私共で調べた限りでは、富士ゼロックスだけだったことも決め手となりました。

  • 注記1 確定申告の不要な給与所得者等で、1年間の寄附先が5自治体まででふるさと納税を行う場合、確定申告を行わなくてもふるさと納税の寄附金控除を受けられる仕組み。利用すると、控除額のすべてが翌年度の住民税から控除される。
  • 注記2 焼津市役所ホームページ年齢別人口2017年9月30日時点

職員作業時間の低減を実現するBPOサービスの導入

焼津市水産部
ふるさと納税課
主査 太田 大介 様

焼津市のふるさと納税事業は、平成27年度時点では財政課に併設する形ではじまり、同年寄附件数13万件を超え、このままでは立ち行かなくなることが明らかでしたので、ふるさと納税課として新設され、常時15、16人体制で取り組んでおります。

BPOの必要性を感じ始めたのは、昨年平成28年度11、12月に遡ります。焼津市は水産都市ですので、年末年始に好まれる海産物関連のお礼品も多く、年末11、12月に寄附件数がピークを迎えます。平成28年度では、ふるさと納税ワンストップ特例申請だけでも6万件に達し、そのうち約3万件が11、12月に集中しました。業務としては、我々が送った特例申請書が寄附を頂いた方々から返送され、この開封、内容確認だけでも一人あたり5~10分かかっていました。そのためふるさと納税課だけでは対応できない状況となり、全庁の協力を仰ぎ、約30人体制でのなんとか切り抜けたという状況でした。しかしながら他課にも本来業務がある中で、昨年のように協力してもらい続けるわけにはいかないと感じていました。

時を同じくして、富士ゼロックスからふるさと納税ワンストップ特例申請BPOサービスのお話を頂き、我々職員が日々追われていた申請書類受付から発送に至るまでの一連の業務をBPO化することにしました。効果としては、これまでの作業時間の4割を削減することを見込んでおり、繁忙期における他課へのサポート依頼や臨時職員採用、夜間土日の対応も必要なくなる見込みです。

BPO導入にあたって、ふるさと納税申請業務にかかる業務プロセスを可視化し、我々が抱えていた課題の改善に向けて、足繁く通って頂いたことも信頼感につながっています。さらに、書類の電子化や点検処理、セキュリティを担保した専用設備といった富士ゼロックスが持つノウハウや実績がBPO化推進におけるポイントになりました。

マイナンバー関連業務における豊富な実績への安心感

平成27年度にふるさと納税ワンストップ特例制度が創設され、平成28年度にマイナンバー付番も必須となりました。 マイナンバーについては、鍵付きロッカーの導入、入退出管理、スペース問題等々の基本的な環境の管理や、6万件の通知を処理できる人材確保も我々の限界を超えているのではないかと感じておりました。 富士ゼロックスの皆さんの熱心な活動もさることながら、多くの企業でマイナンバー関連業務の豊富な実績を持ち、我々の比ではないセキュリティレベルを有する専用設備を保有していたことがわかり、安心してBPO化を推進することが出来ました。

職員の作業時間を軽減し、地域振興に向けてリソースをシフト

焼津市水産部
ふるさと納税課

富士ゼロックスのBPOサービスの導入以前は、地元企業とのお礼品の企画、専用サイトの更新作業や新聞、雑誌、交通広告からYou Tubeに至るまで様々なプロモーションに加えて一連の納税申請業務と、ふるさと納税事業に関わるすべてを我々だけで取り組んできました。BPOサービス導入後も、証明書や申請書の発行など市役所がやるべき業務は当然ありますが、市役所も民間の皆様と共に取り組めることも多いのではと考えるようになりました。

富士ゼロックスのBPOサービスを導入にすることによって、ふるさと納税(ワンストップ特例申請)関連業務の約4割の作業時間の削減が見込まれ、今後、さらに焼津のシティプロモーションを精力的に行い、より多くの皆様に寄附を頂けるような魅力的な活動を継続していきたいと考えています。そして、皆様の貴重な寄附を、市役所他課との連携のもと、子育て支援や観光交流、市民健康増進などに活用して参ります。

プロフィール

焼津市役所
1951年の市制施行以降、水産業を中心に発展してきた焼津市役所様は、2001年に市制50年を迎え、「人と未来に『つなげる』まちづくり」をはじめとする基本理念のもと、活力と自然の恵みに満ちあふれたまちづくりを進めています。

焼津市ロゴ
自治体名 静岡県焼津市役所
住所 〒425-8502 静岡県焼津市本町2-16-32
市制施行 1951(昭和26)年3月
URL

ソリューション内容

地域振興施策へのリソースシフトに貢献するBPOサービス

ふるさとワンストップ特例納税申請業務に関わる申請書類受付、マイナンバー付番、発送などの業務を受託し、業務品質とセキュリティを担保し、焼津市ふるさと納税課が直面していた課題の解決への貢献を目指しています。

焼津市役所の課題

  • 申請件数予測が困難なため的確な増員計画も立て難く、残業対応をせざるを得ない
  • 業務過多による必要書類発送の遅延や作業スペース確保が困難
  • マイナンバー入力業務が必要なため安全性確保のための管理コストが増加
  • 寄附者からの問合せ対応などに十分な時間がとれない

焼津市水産部
ふるさと納税課
職員の皆様

また、富士ゼロックスでは、印刷物発送に伴う印刷機・封緘機から書類受領にともなう電子化・点検処理に至る業務をセキュリティ区分に応じた入退出管理など万全の安全性を有する充実した専用設備で行っており、民間企業、公共機関など幅広い業種のお客様にアウトソーシングサービスを提供しております。なお、マイナンバー関連業務についても、約1,500社の企業にサービス提供実績を有しています。

富士ゼロックスが培ってきたアウトソーシングサービスのノウハウ・経験と販売会社の地域密着型の営業力を組み合わせ、今後も焼津市の皆様が本来業務に安心して注力いただけるよう、支援を続けて参ります。

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  • 事例の内容は2017年11月時点の情報です。

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