お客様導入事例 国立大学法人 山口大学様

概要

経営課題:生協電子マネーを利用できるよう、学内のプリントシステムを改善

国立大学法人山口大学様では、これまでも離れたキャンパス間の遠隔授業をはじめ、教育理念である豊かな「知の広場」の創造のため、ICTを活用してきました。今回、個別に存在したプリンター用のプリペイドカードを廃止して、生協電子マネーでプリントシステムを利用できるように改善を行いました。

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取り組み内容:課金システムの変更により、学生にとって便利な出力環境を構築

より利便性の高い出力環境を構築するため、学生にとっての使いやすさを考慮した仕様を検討、2013年度より生協電子マネーの利用が可能なプリントシステムを稼働しました。さらに、学内に設置していたゼロックスのコールセンターが、トラブル対応の窓口となることでより素早い対応が可能となりました。

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将来展望:1枚のカードだけで、大学生活のほとんどに対応できるよう計画

今後は、1枚のカードだけで、キャンパスでの生活ほとんどに対応できるように準備を進めている山口大学様。富士ゼロックスには、今後もコストを抑えつつサービスを低下させないための支援を期待しています。

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サービス概要:コールセンターとともに価値あるサービス提供を継続していく

2005年から、情報入出力環境運用支援契約で開設された山口大学内ゼロックスコールセンターは、日々山口大学様の「業務運営の改善・効率化」に取り組んでいます。これからも、山口大学様、山口大学生協様と連携し、プリントシステムの円滑な運用を維持していきます。

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事例詳細

離れたキャンパス間の遠隔授業をはじめ、豊かな「知の広場」の創造のため、ICTを活用

大学情報機構 副機構長
メディア基盤センター長
大学院理工学研究科 教授
小河原 加久治 様

本学では基本理念である、多様な課題を「発見し・はぐくみ・かたちにする」、豊かな「知の広場」を創り出すため、かなり前からICTの活用を進めてきました。

1つの例として、光回線の導入があります。本学は山口市と宇部市に3つのキャンパスを有していますが、キャンパス間が約40km離れています。この地理的要因を感じさせずに、学生に高い学習環境を提供し、教授・職員のコミュニケーションを深めるための手段として、光回線を使った授業や会議などを実施してきました。

ほかにも、鹿児島大学と共同獣医学部を設置して、両大学の持ち味を活かした教育をインターネットを利用した遠隔授業により行っています。インドネシアの大学とも連携して定期的に講義を実施し、3年間のカリキュラムを履修すると、両大学の修士号が取得できる制度も設けました。

このように本学では先進的な取り組みを行うことはもちろん、世の中のスタンダードとなった技術が、本学にも当たり前にある環境を作るため、ICTの活用方法・運用方法についても継続的な改善を続けています。

プリンター用の個別プリペイドカードを廃止し、生協電子マネーでプリントシステムを利用できるように改善

2013年、本学ではクラウド化による災害対策に着手しました。万が一災害が発生して、山口市と宇部市どちらかのキャンパスのシステムに障がいが起きた場合、もう一方のキャンパスでバックアップデータを基に教育・研究活動を継続できる仕組みを構築しました。そして、それと同時に取り組んだのが、以前から導入していたプリントサービスのさらなる利便性向上でした。具体的には、生協電子マネーと印刷用のプリペイドカードとの統合です。

2005年より本学では、学内のPCで出力指示を出して、プリンターの側に設置したプリペイドカード課金装置で課金して出力するプリントシステムを導入していました。そして、学生は随時プリンター用のプリペイドカードを購入し、プリントシステムを利用していたのです。

一方で、2009年から学生証で生協電子マネーが使用できるようになり、学生はICが埋め込まれた学生証を使うことで、授業の出席を登録したり、生協での買い物や学食での食事などに利用したりできるようになりました。しかし、これまではプリントやコピーのためのプリペイドカードだけが別に存在していたため、卒業時までに使い切れない、自宅に忘れたり紛失したりするたびに買い直すなどの不便が生じていたのです。そこで、プリンター用のプリペイドカードを廃止し、生協電子マネーでプリントができるよう改善を行うことにしました。

より利便性の高い出力環境構築のため、学生の使いやすさを考慮した仕様を検討

大学情報機構
メディア基盤センター 教授
久長 穣 様

今回のプリントシステム改善において、より利便性の高い出力環境を構築できるよう、本学はいくつかの要望を仕様書に盛り込みました。その1つが、3つのキャンパス内で点在しているプリンターの集金状況・使用状況を、1カ所で管理できるようにすることです。生協の職員が3キャンパスにある全プリンターを確認して回るのではなく、吉田キャンパスにある本部にいながら状況を確認できるようにしたいと考えていました。

また、プリンターの消耗品補充を含めたメンテナンスについて、その場に人がいなくても対応できるようにするため、紙やトナーの減少をメールで通知する仕組みも仕様に入れました。レポート提出前など、緊急性が高いときにも紙やトナー切れに、すぐ対応できるようにしたかったのです。

課金する仕組みについては正確性を重視しました。例えば紙詰まりの際にも紙詰まりしたところまでを課金して、以降は課金しないなどです。実際にお金が関係する部分は、特に正確な仕組みにしたいと考えていました。

また、今回はモノクロ専用のプリンターと、カラーとモノクロを両方印刷できるプリンターの調達も行ったのですが、学生がモノクロ印刷したいのに、設定でカラー印刷になっていて、意図せずカラー印刷の料金を課金されてしまうことを防ぎたいと考えました。そこで、最終的に学生がモノクロかカラーかを指定してから、プリントが進むような仕組みを仕様書に記載しました。

このような要望を踏まえて、より多くのベンダーが公平に参加できるよう仕様書を作成して入札を行った結果、今回のプリントシステムの改善は富士ゼロックスに担当していただくことになりました。

学内のゼロックスコールセンターにより、トラブル時などにも素早い対応が可能

構築を進めていくうちに、本学が期待している部分と富士ゼロックスのシステムの仕様に若干のずれが生じたのですが、システムのモジュールを追加するなど、擦り合わせをしていただいたおかげで、本学が希望する仕様に近づけることができました。

また、学内に設置しているゼロックスコールセンターにも、プリンターの紙切れやトナー切れ、トラブルなどのメールが通知されます。そして、トラブル時の素早い対応などをお願いしています。

このような改善を行ったプリントシステムは、2013年4月から稼働しています。学生は印刷代金だけではなく、生協マネーとして生協での買い物にも使用できるようになり、利用の幅が広がったと思います。さらに、プリペイドカードの残金を使い切れない、という問題も軽減できたと思います。もちろん、紙の無駄使い削減にも効果を発揮しています。

また、生協では学生ごとのカード残金を把握していて、万が一紛失した際にも残金を保証しています。

1枚のカードだけで、キャンパスでの生活ほとんどに対応できるように準備

情報環境部
情報推進課長
中村 由己 様

いずれは1枚のカードだけで、プリンターの利用や生協での買い物、授業の出席確認や成績証明書の発行まで、対応できるようにしたいと考えています。学生は、学生証さえあればキャンパスでの生活のほとんどに対応できるような環境を実現するため、その仕組み作りを進めています。

また、3Dプリンターの導入も検討しています。学生が自分のCADデータから出力するイメージです。まだそこまで需要は高くありませんが、いずれはそういう時代が到来するだろうと準備を進めています。

さらに、今回のシステムを複合機でも応用できないかと考えています。一部の学科ではスキャナーを普段から活用しているのですが、スキャナーの要望が高いようであれば、そちらを学生も利用できるようにしたいと考えています。

今後もコストを抑えつつ、サービスを低下させないための支援を期待

もともと国直轄の国立大学だった本学は、平成16年に法人化しました。より自由な教育や研究が実現できるようになった一方で、国からの運営費交付金は少しずつ削減され、国立大学も経営努力を求められるようになりました。そのため、教育部門への予算を確保し、学生サービスの質を維持向上していくためには、印刷料金をはじめとする管理費をいかに下げていくかがポイントになります。

以前から富士ゼロックスとは経費削減・業務の効率化に向けた取り組みを行ってきました。今回のシステムはそうした取り組みの延長にありますし、今後も継続していく必要があります。富士ゼロックスには、引き続きコストを抑えつつサービスを低下させないために、支援をいただきたいと考えています。

プロフィール

長州藩士・上田鳳陽が1815年に創設した「山口講堂」を起源とする山口大学は、2015年に創基200周年を迎えます。人文学部・教育学部・経済学部・理学部・農学部・工学部・医学部・共同獣医学部の8学部を有する総合大学で、吉田・常盤・小串という3つのキャンパスから成り立っています。「発見し・はぐくみ・かたちにする 知の広場」の創造、共同・共育・共有精神の涵養、公正・平等・友愛の尊重という3つを基本理念として掲げ、学生・教員・職員の3者が一体となって、理念の共有と目標の実現を目指しています。

国立大学法人 山口大学
会社名 国立大学法人 山口大学
学長 岡 正朗
創設 1815(文化12)年
所在地 山口県山口市吉田1677-1(本部)
学生数 10,366名(2014年5月1日現在)
URL http://www.yamaguchi-u.ac.jp/

ソリューション内容

コールセンターとともに価値あるサービス提供を継続していく

2005年に開設し、3期目を迎えた山口大学内ゼロックスコールセンター。3名~4名が常駐して、各種支援業務を運用しております。

今回のプリント課金システムは、プライムベンダーのNEC様が受注され、プリントシステムの部分で当社の仕組みをご採用いただきましたが、大学生協電子マネーが使える仕組みが提供できる、ということだけでなく、「業務運営の改善・効率化」に取り組んできた当社の体制も評価いただけたのではと考えております。利便性を向上する仕組みの提供だけではなく、山口大学様、山口大学生協様、プライムベンダー様と運用面でもスムーズに連携し、お客様の日常を守る体制を維持できているのは、コールセンターが大きな役割を担っているからです。

これからも山口大学様の基本理念である、多様な課題を「発見し・はぐくみ・かたちにする」、豊かな「知の広場」を創り出す、を意識しながらパートナーであり続けられるよう、体制を維持しながら提案活動を続けてまいります。

(左から)
富士ゼロックス山口株式会社
営業統括部
ドキュメントソリューション営業部
部長 兒林 充豊

営業統括部
ドキュメントソリューション営業部
公共営業グループ 松吉 勉

営業統括部
ドキュメントソリューション営業部
SEグループ 中村 彰男

山口大学内
ゼロックスコールセンターのメンバー

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  • 注記:事例の内容は2014年8月時点の情報です。

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