お客様導入事例 株式会社ワイズ技研様

概要

導入前の経緯:いつ届くかわからないファクス文書に効率的かつ迅速に対応したい

常務取締役
北田 諭史 様

地盤改良や軟弱地盤対応の専門工事会社であるワイズ技研様。創業から25年、軟弱地盤の上に住宅を建築する場合に必要となる地盤調査解析や最適な改良方法の提案、様々な工法による地盤改良工事、状況に応じた地盤補強工事など積み重ねた施工実績は1万件以上。丁寧な施工を強みとして、施工の瑕疵による「不同沈下注1事故ゼロ」を継続中です。

受注請負型の建設業界では、一つの建造物を完成させるまでに工種ごとの専門業者が共同作業を進めるスタイルが主流のため、必然的に企業間でのやり取りが多く発生します。ワイズ技研様も例外ではなく、様々な取引先とやり取りし、大量の文書を管理する必要がありました。とりわけファクスで受信することが多い工事図面は重要文書の一つです。受信後は案件担当者や協力会社と共有し、建設現場に臨みます。しかし、工事前日の夜になってようやく依頼元であるメーカーから最終図面が届くこともあり、次の日に現場へ行く社員はその図面がファクスで届くのを会社で待機、協力会社への連絡が遅れることもしばしば、という状況でした。

こうした業務上のお悩みを解決する方法を模索していた際に、富士ゼロックスの営業担当者が提案したのがドキュメント共有を支援するクラウドサービス「Working Folder」でした。これまで使用していた富士ゼロックスの複合機やDocuWorksと連携して簡単に利用できるほか、さまざま資料を電子データの状態ですぐさま社員に共有できる点が解決イメージと合致。業務フローの改善が見込めると判断し、「Working Folder」の導入を決断しました。

  • 注1 建物の下の地盤が荷重を支え切れず、場所ごとに異なる沈み方をすること。
    発生・進行すると基礎や外壁の破損、ドアや窓の開閉不良、床鳴りや軋み、建物の傾き等の症状が出ることがあり、建物としての機能が果たせなくなることもある。

導入の効果:ムダな作業や待ち時間が減り、現場で働く社員から喜びの声が

迅速な情報共有の実現に「Working Folder」の導入が大きく貢献しています。「DocuWorks ドキュメントトレイ オプション連携」を採用したことで、受信したファクスが自動でDocuWorks文書化され、「Working Folder」の指定したフォルダー内へアップロード。メール通知機能によってファクスの受信をメールですぐに知ることができるようになりました。このことで、社員はファクスの内容を現場や自宅でも確認できるようになり、いつ届くか分からないファクスのために社員が待機することや、協力会社を待たせることがなくなり、業務効率が大幅に改善。残業時間の削減にもつながりました。最新の図面を閲覧できるようになったため、現場での作業もスムーズに進行できるようになったといいます。

また、これまではファクスで受信した資料は毎回紙に出力していましたが、現場に赴く全社員に持たせたiPadで確認できるようになり、セブン-イレブンでのネットプリントサービスを活用することで必要なタイミングで紙に出力できるようになったことも、業務に大きな変化をもたらしました。現場までの出勤途中にセブン-イレブンで最新の図面を出力できるため、会社まで取りに行く手間が減ったと、社員から喜びの声があがっているそうです。

さらに、これまではファイルサーバーを自社に置いてファイルを管理していましたが、「Working Folder」で管理するようになったことで、約30%のコストダウンにつながったといいます。「共有が必要なデータはクラウド上に格納する」という方針の下、神奈川や埼玉の拠点との情報共有もスムーズになるなど、様々な場面での業務改善に活用しています。

「Working Folder」の導入を決断した北田常務は、「ITを活用した業務平準化や効率化を図る動きが活発化している建設業界において、「Working Folder」のような情報共有ツールを先駆けて導入し、使いこなすことは他社との差別化にも有効な手段の一つ」と語ります。今後は、現場の最新情報をすばやく知りたいという元請けメーカーのニーズに応えていくために、現場での報告業務への適用も検討するなど、ますます活用シーンを広げていくことを検討しています。

株式会社ワイズ技研様のプロフィール

1万件以上の施工実績を誇る、創業25年の老舗企業。創業以来、設計・施工した建物は施工の瑕疵による不同沈下事故ゼロを継続中です。施工チームに加えて、現場管理者を各現場に配置・常駐させる万全の体制を確保。施工班のみではケアできない各現場の特性を分析し、丁寧な管理によって満足度の高いサービスを提供しています。

会社名 株式会社ワイズ技研様
所在地 (東京本社)東京都渋谷区上原2-1-4
URL http://www.ysgiken.co.jp/

お客様コメント

これまで当社の長年の課題であった業務の合理化に、「Working Folder」は大きく貢献してくれました。過去にさまざまなシステムを導入してきましたが、中でも今回の「Working Folder」の導入は非常に大きな一歩になったと思います。現在われわれの業界では、現場の最新情報をいち早く共有することが求められていますが、「Working Folder」はそのニーズにも合致しています。また、業界全体がIT活用を推進する傾向にあるため、こういったシステムを先駆けて導入することは企業イメージのアップにもつながると考えています。社員全員がこのシステムを最大限に活用し、さらなる業務効率化を推進できるように、積極的にコミュニケーションを取ってフォローしていきたいと思います。

営業担当者

富士ゼロックス東京株式会社
DS第二営業本部 城西営業部
渋谷第二営業所
古望亜実

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  • 注記:事例内容は2015年1月時点の情報です。

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