お客様導入事例 株式会社ユタカ工業様

概要

導入前の課題:紙文書での情報共有の限界

代表取締役
粟野 稔 様

ユタカ工業様の長年の課題となっていたのが、建設業界特有の膨大な紙文書の管理でした。図面や外注先への指示書、議事録や業務日報など、案件ごとに数百枚、多い時には1,000枚を超える文書が発生します。それらをすべて紙で保管していたため、保管スペースの確保に苦労していました。また、文書の検索性という点でも、必要な文書を探すのに時間がかかるため、関係者との情報共有がスムーズにいかず、業務効率が上がらない大きな要因になっていました。さらに、何十枚もの図面や写真をカラーで出力し、関係者へ配布するため、そのコストも無視できないものでした。

導入の経緯:複合機の入れ替えタイミングで「Working Folder」導入を決断

設計 管理
粟野 裕樹 様

課題解決のきっかけとなったのが、オフィスの移転でした。移転とともにワークスタイルの見直しを検討する中で、紙文書の電子化による快適な業務環境とIT活用による業務フローの改善を実現しようと考えました。さまざまな情報共有ツールを比較検討しましたが、ITリテラシーがそれほど高くない社員は普段パソコンを使用する習慣がないため、導入後に活用が進まないことが予想されました。

そんなとき、富士ゼロックスの営業担当者から複合機の入れ替えとともに提案を受けたのが、「ドキュメント共有を支援するクラウドサービス「Working Folder」」でした。「Working Folder」は複合機からパソコンを介さずに直接クラウド上にスキャンデータをアップロードできるため、普段業務に組み込まれている複合機ならば導入後の活用が進むと判断し「Working Folder」を導入しました。

導入の効果:業務効率改善とともに、社員のITリテラシー向上にも寄与

紙文書を電子化して、「Working Folder」で保管できるようになり、オフィス内のスペースを有効活用できるようになりました。また、案件ごとにフォルダーを作成、関連書類をまとめて保管することで、検索性が向上。資料を社員間で簡単に共有できるようになり、業務効率が向上しました。
加えて、「Working Folder」上の電子データで内容を共有できるため、配布するための紙出力がなくなり、コスト削減にもつながっています。

さらに、予期していなかった変化がありました。これまでパソコンやインターネットを使用する業務に苦手意識を持ち敬遠していたベテラン社員たちが、「Working Folder」の導入を機に、積極的にパソコンを活用するようになったのです。これは複合機から簡単に操作できる「Working Folder」の利便性を実感したことで、「インターネットサービス=難しいもの」という意識が薄れてきたからでした。以前から社内でのIT活用を推進したいと考えていたユタカ工業様にとって、「Working Folder」の導入による社員のITリテラシー向上は思わぬ副産物だったといいます。社員1人ひとりの作業領域が増えたことで、システム管理者は本来業務に集中できるようになりました。

今後は、「Working Folder」で格納する文書範囲を広げることで情報共有環境をさらに整備するとともに、ドキュメントハンドリングソフトウェア「DocuWorks」などと連携させることで、さらなる業務効率化を目指しています。

株式会社ユタカ工業様のプロフィール

住居の建築のほか、鉄骨工事、解体工事、耐震補強工事など幅広い分野の工事を手掛けるユタカ工業様。建設現場において調査・設計・測量から土木施工および管理までをワンストップで提供しています。特に鉄材に関する豊富な知識やノウハウで、鉄骨建築物では高い評価を受けています。

会社名 株式会社ユタカ工業
所在地 東京都足立区加賀2-26-12
URL http://www.yutaka-kougyou.co.jp/

お客様コメント

今回は富士ゼロックスの営業担当者が親身に対応してくれたことも、「Working Folder」を選択した理由のひとつでした。当社の業務を理解した上で、必要な機能や適した使用方法を提案していただき、助かっています。先日も営業担当者の提案によりバックアップ用ハードディスク一式を導入し、さらに利便性が向上しました。社員たちにも「誰かに頼らず自分でやる」という気持ちが高まり、経営者として非常に満足していますし、エンジニアの方にも機械に不調がある際、いつも迅速に対応していただき、会社として今後も富士ゼロックスとの信頼関係を継続して行きたいと考えています。

営業担当者

富士ゼロックス東京株式会社
DS第二営業本部 城東営業部
CRM営業グループ
大橋秀之

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  • 注記:事例内容は2015年1月時点の情報です。

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