BCPの一環である重要文書の保管・管理支援ソリューション

課題

今、経営者は天災などの際に、事業への影響を最小限に抑え、すぐに事業を再開させるための「BCP(Business Continuity Plan)」や、そのマネジメントシステムである「BCM(Business Continuity Management)」を構築することが望まれ、政府や自治体は「事業継続計画(BCP)策定ガイドライン」を公開するなど、「BCP」対応は急務となりつつあります。

「重要文書の保管・管理」も「BCP」の一環であり、重要文書が失われないよう、電子化して社外に保管するなど、リスク分散を図ることが求められています。

解決の方法

セキュアネットワークアウトソーシングサービス「beat/basic サービス注1」、「beat/entry サービス注1」の文書ストレージ機能(標準でデータセンター容量1GBを提供)により、重要文書を3ヶ所のデータセンターに暗号化して保管し、有事の際の文書喪失リスクを軽減します。

保管文書が増加する場合には、オプションサービスを利用することで、3GB、5GB、10GB、20GB、50GBに拡張も可能です。

注1
「beat/basic サービス」、「beat/entry サービス」とは、強固なセキュリティー対策と、将来を睨んだITインフラをアウトソーシングにて丸ごと任せられる、中小企業向けセキュアネットワークアウトソーシングサービスです。サービス紹介はこちら 新規ウインドウで開く
注2
対応機種はApeosPort-III / IV、DocuCentre-IV。オプションが必要です。(ApeosPort-III / IVは「外部アクセスキット」。DocuCentre-IVは「サービス拡張キット」。)

参考

文書ストレージをより効果的に活用いただくために、文書を保管する目的、運用手順の要点、フォルダー階層テンプレートなどについてまとめています。

効果

安心のポイント

  1. 物理的な分散
    それぞれ100km以上離れた3ヶ所のデータセンターに文書を3重に保管することで、災害時の文書喪失リスクを分散します。
  2. 情報漏えい対策
    文書はセキュリティーアプライアンス「beat-box」によって暗号化され、データセンターに保管されます。暗号化された文書は「beat-box」のみで復号可能なため、通信時やデータセンターからの情報漏えいリスクを軽減します。
    文書保管時にアクセス権を付与することで、従業員や出入り業者などの内部要因による情報漏えい対策も可能です。
    アクセスログ/重要操作ログの取得により、セキュリティーマネジメントを支援します。

便利・簡単のポイント

  1. 効率的な検索・活用
    文書は階層化されたフォルダーに格納され、Webブラウザーの画面から簡単に取り出すことができます。文書管理ソフトウェア「DocuWorks」を使用すると、複数の文書を一括して閲覧・削除することも可能です。また、文書の保管時に属性を指定することで、属性検索により必要な文書を簡単に特定することもできます。
  2. 簡単な操作性
    複合機の操作パネルから重要文書をスキャンし電子化。さらに、直接データセンターに保管することができます。

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