文書管理コンサルティング

文書管理コンサルティング

富士ゼロックスならではの「理論」と「実践」で課題解決をお手伝い

対象者

全業種のお客様

特長

文書管理を通じて、ワークスタイル変革の実現を支援

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ドキュメントを残す仕組み

ドキュメントは、知識を創造し、刺激し合い、気づきを与えられた、経緯や結果のカタチです。 組織や業務が変化していく中、いつでも、どこでも経緯や結果を残し、活用し、高めていく仕組みが必要です。 紙や電子やホワイトボードなどツールは問いませんが、そのドキュメントを残す仕組みは定形化しなければなりません。 その仕組みが無いため、個人のPCや袖机の中にしかドキュメントが無いというのが現状ではないでしょうか。富士ゼロックスは、四半世紀以上にわたって、このドキュメントを残し活用する仕組みに取り組んでまいりました。私たちは、その専門集団の一員としてその仕組みを提供したいと考えております。そして、その仕組みが実現してこそ、結果としてペーパーレスオフィスに近づいていくのです。

プロセスにある文書管理

最終成果物としての文書を管理するだけでは十分ではありません。結果としての文書が残っていても、なぜそのような文書になったのか、だれが判断を下したのか、全くわからないことがあります。経緯を残すことにより、同じ失敗を繰り返さず、組織や業態の変革に対応し、業務の生産性を飛躍的に拡大することが可能になります。また、ドキュメントをきちんと残す仕組みを定着するには、正式文書・機密文書・重要文書は、業務の如何にかかわらず全て規定しなければなりません。業務の経緯や成果が表出した文書を統制するために、その基盤となる文書管理規程・ガイドラインを整備することが必要なのです。

解決策

富士ゼロックスならではの「理論」と「実践」で課題解決をお手伝いしています。

富士ゼロックスは、1992年にThe Document Companyを標榜して以来、一貫して文書の管理や活用のあり方を考え続け、文書の作成から修正、保管、確認、保存、廃棄までの“ドキュメントライフサイクル”に沿って価値提供してきました。
ドキュメントライフサイクルに沿って文書管理を進めるには、文書管理規程や文書管理ガイドラインを策定することが非常に重要であることを多くの実績の中で経験してきました。その経験を生かし、金融、製造、製薬、官公庁などの大型プロジェクトに参加し、課題解決のお手伝いをしています。
「文書管理サービス」は、理論と実践を兼ね備えた富士ゼロックスだからこそ、提供できるサービスなのです。

現場に密着したサービスを提供します。

「文書管理サービス」は、主に以下の2つのサービスで構成しています。

  1. コンサルティングサービス
    まず、経営視点での統制と、現場視点での活用の2つの視点からあるべき理想の姿を明確にします。
    次に、その絵姿を実現するために必要となるシステム要件や仕組み、さらには人を含めた運用プロセスまで設計し提案します。
    現場の声をヒアリングすることでユーザーが使いたくなるサービスを提供します。
  2. システム構築
    富士ゼロックスが取り揃える多くの文書管理システムの中から最適な商品を組み合わせ、さらには、お客様の業務に合わせてカスタマイズしながらシステム構築を支援します。

文書管理を通じて、ワークスタイル変革の実現を支援します。

「文書管理サービス」は、経緯や結果としてのドキュメントをきちんと残し、活用する仕組みを提供することによってワークスタイル変革の実現を支援します。

濱田和実(はまだ かずみ)プロフィール
1989年入社以来、ドキュメントコンサルタントとして、業務マニュアルの設計・製作、企画書ビジュアル化、文書構造化DB設計、文書管理規程・ガイドライン設計などを手がける。通信、半導体、機械、金融業界などで実績がある。

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