DocuShareによる情報活用の活性化

課題

企業活動において「情報」はヒト・モノ・カネに続く「第4の経営資源」とされますが、必ずしも企業内の「情報」が的確かつ合理的に活かされているとは言えません。「情報」の重要性に対する認識度合もまちまちで、すでにマネジメントに取り組んでいる場合でも、改善の余地が内在しています。

意思決定を行ったり、業務を効率的に進めたり、創造的なアイデアを生み出すために不可欠な「情報」の循環をいかに活性化し、活用度を高めることができるかによって、企業競争力を大きく左右するため、効果的な情報マネジメントの実践が求められます。

解決の方法

  1. 情報循環を活性化させるためのプラットホームとして、情報マネジメント・システムを導入します。
  2. 情報の格納ルール、共有形態の選択、アクセス権限の設定方法、セキュリティー・ポリシーの制定、コンテンツ管理ルールなどの運用方針を決定します。
  3. 上述のインフラ構築と並行し、ユーザーの情報活用に対する意識を高め、各々が情報マネジメントに参画する土壌を整えるとともに、プラットホーム・運用ルール・実践環境を一体化させて、構築した仕組みを実働させます。
  4. 紙文書の電子化や情報流通の自動化などに取り組むためには、複合機やファイル配信ツールと連携させると効果的です。

効果

  • 必要な情報が、必要な時に、必要な人の手元に届くようになり、情報アクセスにおける効率面の効果のみならず、意思決定やアイデアの創出といった創造的業務の質の向上を可能にします。
  • 情報マネジメント・システムに格納された文書などの既存情報が循環することに伴い、付帯的な情報(知識や知恵、思いなど)が発生し、情報のスパイラルアップを起こすことができます。
  • 複合機やファイル配信ツールと組み合わせて仕組みを構築することにより、紙文書の電子化や情報フローを自動化・一元化することができ、業務効率を大幅に高めることができます。

情報共有 蓄積と活用【DocuShare】

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