図面共有・生産指示ソリューション(図面共有編)

DocuWorksを活用した、図面共有ソリューションを約8分間のムービーでご紹介します。

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課題

設計・技術部門では図面や技術資料の他、関連する資料等多くのドキュメントが発生します。しかし多くの場合データや紙でバラバラに保管され、各部門毎や各個人毎の管理になりがちです。その結果、以下の課題が妨げになっております。

  • 必要な図面がなかなか見つからない
  • 担当者でないと詳細が分からない
  • 図面変更が発生した場合、情報の更新と最新情報の共有が煩雑である
  • 増加し続ける図面や資料の保管スペースの確保が困難
  • 図面発生に伴う保管・管理には大きな労力・コストをかけられない

このようなことでお客様からの問い合わせに迅速な対応ができず、その対応に追われることで更に本来業務時間が減少してしまいます。またノウハウの蓄積や継承が適切に行えず、見積もり件数や受注件数の減少に繋がるというリスクが発生します。

解決の方法

システム構成

紙図面の「電子化」、「情報共有」を複合機とソフトウェア「DocuWorks」連携により支援します。

1.電子化

1-1.電子化作業の簡易化

お客様に提出する原図や打ち合わせ時に書き込まれた手書きの資料等をスキャンして保管します。紙図面のスキャン時に複合機の操作パネルで画面をタッチすることで、属性を付与して自動的に仕分け保存します。図面管理のルールを周知できなくても画面を見ながら簡単に操作可能です。

1-2.追加の属性登録やバッチ処理

DoucWorks Deskの(A)リンクフォルダーから、ファイルサーバー上にあるスキャンされた該当図面を開き、画像を見ながら(B)属性編集機能により、属性の追加・編集をすることが可能です。
図面に付与されている属性値と図面のプレビュー画面が同時に表示されますので、プレビュー画面の図枠に記載されている情報と属性値に間違いがないか簡単に確認することができます。
また、スキャン時に登録されていなかった情報を新しい属性値として追加することも可能です。

2.情報共有

2-1.属性を用いた検索

電子化した図面は、(A)属性検索機能の(B)属性検索画面からプルダウンメニューによる検索項目の選択で、誰でも簡単に属性を用いて検索が可能です。大がかりな図面管理システムを導入することなく図面および技術文書管理を始められます。

2.1 フォルダー階層を使った簡易ファイリング構築

複数のフォルダーを使って階層構造を作る事で簡易ファイリング環境を構築することができます。例えば営業部門の場合、お客様毎にフォルダーを作成することで見積作成やお客様からの問い合わせに対して素早い対応ができるようになります。また製造部門では購入した機械毎のフォルダーを作成することで機械毎のメンテナンスやトラブル対応に必要な記録の閲覧が可能になりますので、安定操業に大きく寄与します。

2.2 アノテーションツールを使った図面番号等の属性入力

図面や契約書等の通し番号で管理される文書の属性入力は、現物を確認しながら正確に入力する必要があります。DocuWorksのアノテーションを使えば任意の位置に図面番号等の数値を入力することが可能です。実物を見ながら入力することができますので、正確なキーワードの埋め込みが可能になります。

2.3 大判図面のサムネール表示

大判サイズの図面は様々な表示方法を選択することができます。サムネール表示は「大きさに比例した表示」か「A3に縮小して表示」か設定することができます。また見たい図面を選択する際に瞬時にプレビューウインドウに拡大表示されますので、一つ一つ図面を開く必要がありません。プレビューウインドウは表示倍率の設定のほか、表示位置を右下等に固定できるため、図面番号の確認もスムーズに行えます。

2.4設計変更指示書や報告書への画像の貼り付け

DocuWorksの「イメージコピー」機能で、図面上の必要な部分をコピーして、報告書・マニュアル等の任意の箇所に貼り付けることができます。今までの切り貼りやポンチ絵等の作業が大幅に軽減できます。

効果

複合機とDocuWorksを組み合わせた図面管理により、次のような効果が期待できます。

  • 電子化作業の簡易化および、電子化ルールの統一化・確実性の向上
  • 電子化台帳作成などの付帯業務の簡易化
  • 属性を用いた検索時間の短縮による問い合わせ対応の迅速化
  • 情報共有により、担当者不在時にも過去に提出した見積等が素早く探し出せる
  • 情報伝達が容易(工程の流れや注意書き等をアノテーションツールで直接書き込むことができる)
  • 図面や技術資料を電子で保管するので、保管場所を取らない

商品構成

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