DocuWorksで始める簡易文書管理

課題

コスト削減や効率化の施策のひとつとして文書管理の仕組みづくりを行う場合、投資対効果を考慮しながら、次のような課題に対応する必要があります。

  • 文書作成に伴う保管・管理には大きな労力・コストをかけられない
  • 文書を活用するための文書の整理・保管ルールがなかなか徹底できない
  • 文書を電子化しただけでは、検索手段や付帯業務との連携に関する課題が残る

解決の方法

文書の「保管」や「活用」を複合機とソフトウェア「DocuWorks」により支援します。
ソフトウェア「簡易スキャンツールfor Apeos」および「文書属性プラグインfor DocuWorks」を活用したご提案です。

解決の方法

文書管理のポイントを以下に示します。

注記:
本解決方法は、簡易的な文書管理の一例となります。

1.保管編

1-1.電子化作業の簡易化

文書のスキャン時に複合機の操作パネルで画面をタッチすることで、属性を付与して自動的に仕分け保存します。
文書管理のルールを周知できなくても画面を見ながら簡単に操作可能です。

電子化作業の簡易化

1-2.追加の属性登録やバッチ処理

スキャン画像を見ながら、属性の追加やCSVによる一括登録が可能です。

  1. DocuWorks Deskの(A)リンクフォルダーからファイルサーバーのフォルダーを開きます。
  2. DocuWorks Desk上のファイルを選択し、(B)文書属性プラグイン for DocuWorks属性編集ボタンをクリックします。
  3. (C)および(D)の画面が立ち上がります。
  4. (D)の画面で内容を確認しながら、(C)で適切な属性を設定編集することができます。

追加の属性登録やバッチ処理

2.活用編

2-1.シンプルな検索画面

保管編で電子化した文書は、プルダウンメニューによる検索項目の選択で、誰でも簡単に検索が可能です。大がかりな文書管理システムを導入することなく電子文書管理を始められます。

  1. DocuWorks Desk上のファイルを選択し、(A)属性検索ボタンをクリックします。
  2. (B)の属性検索画面が立ち上がります。
  3. (B)で検索条件を入力することで、検索結果がリスト表示されます。さらに属性CSVボタンをクリックすると検索結果をCSVファイルとして出力することもできます。

シンプルな検索画面

2-2.属性を用いた活用と拡張

電子化した文書に付与した属性はCSVファイルとして出力が可能なため、MicrosoftR Office ExcelRなどで利用することができます。台帳に加工するなどの活用が可能となるほか、本格的な文書管理システムへ移行する際に利用することができます。

  1. DocuWorks Desk上のファイルを選択し、(A)属性CSV出力ボタンをクリックします。
  2. CSVファイルが出力されます。
  3. 出力されたCSVファイルをExcelRで開くと(B)の画面が表示されます。
    (B)のCSVファイルを使って、複数の文書の属性を一度に登録・編集ができます。登録するときは(C)属性一括登録 ボタンをクリックし、登録したいCSVファイルを選択することで属性情報がファイルに反映されます。

属性を用いた活用と拡張

効果

複合機とDocuWorksを組み合わせた文書管理の実施で、次のような効果が期待できます。

  1. 電子化ルールの統一化・確実性の向上
  2. 電子化作業の簡易化
  3. 電子化台帳作成などの付帯業務の簡易化
  4. 属性検索による問い合わせ対応の迅速化

お客様における業務の効率化および生産性向上を図り、顧客との関係性向上をお手伝いいたします。

導入効果

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