簡単文書管理

紙文書を電子化する際には、まず電子化作業そのものを効率的に行う必要があります。その上で、電子化された文書をどのように活用するかについても考慮しなければ、投資対効果の高い仕組みの構築はできません。
当ソリューションは、電子化作業の効率化と電子文書の活用を意識した、導入しやすいソリューションになっています。

紙文書での業務運用により、さまざまな問題が発生していませんか?

紙文書での業務運用により、保管スペース・保管工数、セキュリティーリスクなどが発生し、業務の効率が低下したイメージ図

紙文書での業務運用により、保管スペース・保管工数、セキュリティーリスクなどが発生し、業務の効率が低下しています。

紙文書電子化のステップ

電子文書の適切な管理を行うためには、お客様の文書管理の進展状況を踏まえた取り組みが不可欠です。
現状を踏まえ、どこまで取り組むべきかを決めた上で検討を進める必要があります。

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関連情報(商品情報)

導入しやすい文書管理により、業務運用の課題を解決します。

簡単文書管理は、DocuWorksおよびDocuWorks 文書情報エントリーとファイルサーバーを組み合わせ、属性付与業務とファイルサーバーでの保管業務を効率化する簡易的な文書管理ソリューションです。
円滑なコミュニケーション支援や電子化業務の効率化を、導入しやすい構成で提供します。

文書命名・格納ルールの統一

電子文書の振り分け作業やファイル名付け作業も、設定情報を使用して自動化できます。作業工数を軽減するだけでなく、手作業によるミスを防ぐことにもつながります。

電子化業務の効率化

電子文書を活用するために必要な文書情報を、画像を見ながら簡単に入力できます。さらに、部分OCR機能を活用して、データ入力作業を軽減します。

  • 注記 DocuWorks文書情報エントリーでは、DocuWorks文書/バインダー(.xdw、.xbd)、PDFファイルに属性付与が可能です。 ただし、以下の文書には属性付与できません。
    • セキュリティを設定したDocuWorks文書、DocuWorksバインダー
    • セキュリティを設定したPDFファイル

円滑なコミュニケーションの実現

電子化された文書であっても、紙文書と同様に手渡し感覚の直感的な受け渡しが可能です。これにより、円滑なコミュニケーションを強力に支援します。

スキャナ機器との密接な連携

複数枚の文書を一括スキャンする場合でも、白紙を挿入すれば、自動的に別文書としてスキャンデータが作成されます。
ファイル名には、自動的に文書の種類や日付・時間が追加されます。
スキャンデータが作成されると、アラート音が鳴り、デスクトップに通知されます。視覚と聴覚により、処理の漏れを防止します。

スキャナ機器と密接に連携し視覚と聴覚により処理の漏れを防止するイメージ図

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「簡単文書管理」のシステム構成・価格は、次のとおりです。

システム構成:エントリーモデル構成

簡単文書管理エントリーモデル構成図

  • 注記 ファイルサーバーを格納先に指定する場合はWindowsサーバに限ります。
  • 注記 DocuWorks文書情報エントリーはDocuWorksオプションソフトウェアのため、「DocuWorks」が必ず必要になります。
  • 注記 ソリューションを構成する商品の組合せは、様々なパターンがあります。ご利用頂く商品の動作環境・対応機種は関連情報(商品情報)にてご確認ください。

価格例

分類 商品名 標準価格(税別) 備考
業務効率化支援ツール DocuWorks 9 ライセンス認証版 / 1ライセンス 基本パッケージ 15,800円
  • お客様のご運用により必要なライセンス本数をご選択ください。
  • 他のライセンス体系や価格などの詳細は、関連ページの「DocuWorks 9」および「DocuWorks トレイ 2」のページをご確認ください。
DocuWorks トレイ 2 / 1ライセンス 基本パッケージ 4,000円
DocuWorks 文書情報エントリー / 1ライセンス 9,800円
  • お客様のご運用により必要なライセンス本数をご選択ください。
  • 他のライセンス体系や価格などの詳細は、関連ページの「DocuWroks 文書情報エントリー」のページをご確認ください。
役務 DocuWorks導入パック 8,800円
  • DocuWorks、DocuWorksトレイ、およびDocuWorks付属ソフトウェアに対し、インストールおよび基本設定を行うサービスです。(契約単位:PC1台)
DocuWorks拡張設定セットアップサービス 5,000円~
  • DocuWorksのオプション商品の設定を行うサービスです。(契約単位:PC1台)
  • 注記 DocuWorks拡張設定セットアップサービスには別途、訪問基本料金12,000円/人/回が必要になります。
  • 注記 上記構成に複合機やPCクライアント/PCサーバ(Windows Server)は含まれておりません。
  • 注記 上記価格には運用設計費用は含まれません。必要な場合はお問い合わせください。

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関連情報(商品情報)

高度な文書管理で、業務効率の向上・情報共有の促進・業務品質の向上を実現します。

文書管理業務支援ソリューションは、STEP1のDocuWorks 文書情報エントリーに加え、属性付与から文書管理までの各プロセスを効率化するソリューションです。
属性付与・文書保管業務の効率向上、より厳格なルール下での文書情報共有の促進、セキュリティー向上に寄与します。

正確な文書のバージョン管理

誰がいつ手を加えたか、その改訂履歴が残るので、正確なバージョン管理が行えます。また、複数のメンバーが同時に更新できないよう、ドキュメントをロックすることもできます。

詳細なアクセス権設定

情報を誰に、どこまで公開するかが詳細にコントロールできます。閲覧・書込・更新・削除などの詳細なアクセス権設定により、文書ごとに情報展開がコントロールできます。

アクセスログ・改訂ログを記録

アクセスログ管理機能も充実しており、いつ誰がどんな操作をしたか、全て記録を残すことができるため、内部統制にも対応できます。

高度な検索を実現

ドキュメントの属性による検索や全文検索が可能です。たとえば、帳票上に記載されている「発注日」と「注文内容」をドキュメント属性として登録しておくことで、発注日や注文内容でドキュメントを検索することができるようになります。

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「文書管理業務支援ソリューション」のシステム構成・価格は、次のとおりです。

システム構成:エントリーモデル構成

簡単文書管理エントリーモデル構成図

  • 注記 DocuWorks 8 日本語版(バージョン8.0.7以降)が必要です。
  • 注記 MVS:マルチベンダーサービス
  • 注記 ソリューションを構成する商品の組合せは、様々なパターンがあります。ご利用頂く商品の動作環境・対応機種は関連情報(商品情報)にてご確認ください。

価格例

DocuShare構成

分類 商品名 標準価格(税別) 数量 合計
業務効率化支援ツール DocuWorks 9 ライセンス認証版 / 1ライセンス 基本パッケージ 15,800円 5 79,000円
DocuWorks 文書情報エントリー / 1ライセンス 9,800円 5 49,000円
文書管理システム DocuShare Express 7.0 基本パッケージライセンス 200,000円 1 200,000円
DocuShare 7.0 基本メディア 10,000円 1 10,000円
DocuShare連携プラグイン for DocuWorks
ドキュメントトレイオプション7.0 ライセンス
100,000円 1 100,000円
DocuShareデスクトップクライアント7.0
10クライアントアクセスライセンス
30,000円 1 30,000円
役務 サーバー設置/ソフトウェアインストール費用     都度お見積り
環境設定費用     都度お見積り
要件定義費用     都度お見積り
  • 注記 上記構成に複合機やPCクライアント/PCサーバーは含まれておりません。別途、ご用意ください。

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ArcSuite構成

分類 商品名 標準価格(税別) 数量 合計
業務効率化支援ツール DocuWorks 9 ライセンス認証版 / 1ライセンス 基本パッケージ 15,800円 10 158,000円
DocuWorks 文書情報エントリー / 1ライセンス 9,800円 10 98,000円
文書管理システム

Arc Suite Engineering 3.0B Startモデル-S2

1,280,000円 1 1,280,000円

Arc Suite3.0 10クライアントアクセスライセンス

10,000円 1 10,000円

Arc Suite Engineering 3.0 インストールメディア

50,000円 1 50,000円

Apeos Ware Management Suite2 Entry Edition

100,000円 1 100,000円

Apeos Ware Management Suite2 Flow Management Option

20,000円 1 20,000円

Apeos Ware Management Suite2 Entry Edition Media Set

20,000円 1 20,000円

Apeos Ware Management Suite2 Entry Edition 1Device License

20,000円 1 20,000円

ArcSuite インターネット登録プラグイン for ApeosWare Flow Management

50,000円 1 50,000円
役務 サーバー設置/ソフトウェアインストール費用     都度お見積り
環境設定費用(連携用CSVコンバータ費用を含む)     都度お見積り
要件定義費用     都度お見積り
  • 注記 上記構成に複合機やPCクライアント/PCサーバーは含まれておりません。別途、ご用意ください。

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関連情報(商品情報)