DocuWorks業務支援ソリューション 電子化 契約書管理

「DocuWorks業務支援ソリューション 電子化 契約書管理」では、契約書を電子化することによって、次のような問題を改善する契約書管理の方法を提供します。
・契約期限の見落としにより契約更新などの販売機会を逸失する
・契約内容の問合せに対して契約書をすぐに探し出せない
・紙の原本をすぐに準備できないことで業務が停滞する

契約書の電子化・利活用を実現します。

次のような問題は起こっていませんか?

契約書を電子化するにあたり、発生する問題を示した図です

DocuWorks業務支援ソリューション 電子化 契約書管理 の導入効果

改善効果(1) 紙文書の電子化をスムーズに

電子化のノウハウを提供するため、スムーズに紙文書の電子化が進みます。

電子化でつまづきがちな処理についての知識や作業ノウハウを示した図です

改善効果(2) 適切な契約期限管理で、販売機会損失を抑止。

契約期限を電子文書の属性情報として持たせることで、契約期限管理を行うことができます。

例:営業担当者の契約期限忘れによる販売機会損失を抑止し、更新・新規契約の獲得を促進できます。

適切な契約期限管理で、販売機会損失を抑止、更新、新規契約の獲得の想定効果を説明している図です

改善効果(3) 契約に関する問い合わせ対応が迅速に。

顧客からの契約に関する問い合わせ時に、迅速な対応が可能になります。

例:紙文書を探す時間を削減するとともに、営業担当者が資料を持ち出していても、
  電子データで文書を閲覧することが可能になります。

契約に関する問い合わせ対応が迅速になることで、顧客満足度向上の効果を説明している図です

改善効果(4) 原本検索業務の効率化

原本保管場所を電子文書の属性情報として持たせることで、原本の保管場所の管理を行うことができます。

例:営業担当者がお客様から契約書原本を求められたとき、すぐに対応することが可能です。

原本検索業務の効率化を説明している図です

ソリューション概要

DocuWorksおよびDocuWorks 文書情報エントリー、ファイルサーバーを組み合わせた文書管理ソリューションです。
契約書の電子化業務効率化を、導入しやすい構成で提供します。

契約書の電子化業務効率化の導入構成図

電子化の手順と利活用の業務ノウハウを提供

DocuWorks業務支援ソリューション 電子化 契約書管理では、電子化の手順と利活用の業務ノウハウも提供します。
業務固有の課題と解決策を体系化し、電子化のベストプラクティスをテンプレートとして提供します。

電子化の手順と利活用の業務ノウハウを示した図です

契約書情報の活用例

契約書情報の電子化により、以下のような情報活用も可能になります。

活用例 顧客アプローチリスト作成

電子化された契約書からCSVを出力して、営業計画の立案を行うことができます。

・年度単位で契約書台帳の作成
・契約書台帳から、「来四半期」に契約終了日を迎える契約の抽出
・抽出した契約ごとにアプローチ内容を記入してアプローチリストを作成

契約書情報の活用例を説明している図表です

関連情報(商品情報)

DocuWorks業務支援ソリューションの詳細資料

DocuWorks業務支援ソリューションの概要提案書

「DocuWorks業務支援ソリューション 電子化 契約書管理」のシステム構成・価格は、次のとおりです。

システム構成

「DocuWorks業務支援ソリューション 電子化 契約書管理」システム構成図

【以下ソフトウェアによる構成】

  • ・ DocuWorks業務支援ソリューション 電子化 基本パッケージ
  • ・ DocuWorks業務支援ソリューション 契約書管理テンプレート
  • ・ DocuWorks 8 5ライセンス
  • ・ DocuWorks 文書情報エントリー 1ライセンス(文書登録者PC用)

 

このシステムを利用するためには、「DocuWorks8」(注1)、「DocuWorks 文書情報エントリー」(注1)、「DocuWorks業務支援ソリューション 電子化 基本パッケージ」(注1)、「DocuWorks業務支援ソリューション 電子化 契約書管理テンプレート」をご購入いただく必要があります。すでにお持ちのライセンスがある場合は、その分のライセンスを購入する必要はありません。保持しているライセンスの数が不明な場合は、弊社までお問い合わせください。

  • 注1 利用するPCの台数分のライセンスが必要です。

動作環境

項目 内容
複合機 スキャン機能を搭載した複合機(ApeosPort/DocuCentreシリーズ)
ファイルサーバー Windowsサーバー
PC ライセンス認証版のDocuWorks8日本語版(バージョン8.0.7)
または、DocuWorks9 日本語環境
DocuWorksトレイ2(バージョン2.0.1以降)
  • 注記 本商品で紹介するシステムは、利用しているハードウェア、ソフトウェア、サービスなどが正常に動作していることを前提としています。 本商品で、さらに可用性を高める運用までは考慮していません。ご利用いただく商品の動作環境、対応機種、注意事項、サービスレベルなどは、各商品の情報/利用規約にてご確認ください。
  • 注記 「Deskフォルダ」をローカルディスク以外においている場合、接続が切れている状態では利用できません。

利用における想定規模

項目 前提条件
ファイル数 1年間で9,000文書までを想定しています。注1
ユーザー数 合計5ユーザーでの利用を想定しています。注2
文書登録者:1ユーザー
文書活用者:1ユーザー
文書閲覧者:3ユーザー
  • 注1 1フォルダーあたり50ファイル以下を想定しています。
  • 注2ライセンスを追加する場合の想定利用者数は最大50名(文書閲覧者)です。

価格例

商品名 標準価格(税別) ライセンス数 備考
DocuWorks 業務支援ソリューション 電子化 基本パッケージ 59,000円 5ライセンス 電子化業務を支援する、次のものを提供します。
  • 電子化 基本パッケージ ライセンス証書
  • 電子化の手引き
  • DocuWorks 文書情報リスト出力(1ライセンス)
  • お仕事バー追加キー
DocuWorks 業務支援ソリューション 電子化 契約書管理テンプレート 39,000円 - 電子化 契約書管理業務を支援する、 次のものを提供します。
  • お仕事バーテンプレート
  • 設置/業務運用ガイド
  • パラメーターシート
  • 注記 PC5台で利用する場合の価格例です。
  • 注記 別途、「DocuWorks 文書情報エントリー」が必要です。
  • 注記 PC6台以上で利用する場合は、追加ライセンスが必要です。詳細はお問い合わせください。
  • 注記 「DocuWorks業務支援ソリューション 電子化 基本パッケージ」は、5ライセンスからご購入いただけます。
  • 注記 ライセンス認証版の「DocuWorks8日本語版」のみ対応しております。ボリュームライセンス版には対応しておりません。
  • 注記 上記の商品以外に、スキャン機能を搭載した複合機、およびWindowsサーバーが必要です。
  • 注記 上記の価格には、設計や設置などの役務料金は含まれません。必要な場合は、お問い合わせください。

DocuWorks 業務支援ソリューション 追加ライセンス

商品名 標準価格(税別) ライセンス数 備考
DocuWorks 業務支援ソリューション 追加ライセンス1 8,500円 1ライセンス -
DocuWorks 業務支援ソリューション 追加ライセンス5 25,000円 5ライセンス -
DocuWorks 業務支援ソリューション 追加ライセンス10 40,000円 10ライセンス -
DocuWorks 業務支援ソリューション 追加ライセンス20 76,000円 20ライセンス -
DocuWorks 業務支援ソリューション 追加ライセンス50 170,000円 50ライセンス -
DocuWorks 業務支援ソリューション 追加ライセンス100 320,000円 100ライセンス -
  • 注記 「DocuWorks 業務支援ソリューション 追加ライセンス」は、「DocuWorks 業務支援ソリューション 電子化 基本パッケージ」を購入済み、もしくは同時に購入する場合のみ、ご購入いただけます。

DocuWorks文書情報リスト出力

商品名 標準価格(税別) ライセンス数 備考
DocuWorks文書情報リスト出力 追加ライセンス1 4,000円 1ライセンス -
DocuWorks文書情報リスト出力 追加ライセンス5 10,000円 5ライセンス -
DocuWorks文書情報リスト出力 追加ライセンス10 16,000円 10ライセンス -
DocuWorks文書情報リスト出力 追加ライセンス20 30,400円 20ライセンス -
DocuWorks文書情報リスト出力 追加ライセンス50 68,000円 50ライセンス -
DocuWorks文書情報リスト出力 追加ライセンス100 128,000円 100ライセンス -
  • 注記 「DocuWorks業務支援ソリューション 電子化 基本パッケージ」を購入したお客様に追加ライセンスを販売できます。

DocuWorks 業務支援ソリューション 電子化 契約書管理 ソフトウェアサポート契約

商品名 標準価格(税別) 備考
DocuWorks 業務支援ソリューション 電子化 基本パッケージ 5,900円 -
DocuWorks 業務支援ソリューション 電子化 契約書管理テンプレート 3,900円 -
DocuWorks 業務支援ソリューション 追加ライセンス1 850円 -
DocuWorks 業務支援ソリューション 追加ライセンス5 2,500円 -
DocuWorks 業務支援ソリューション 追加ライセンス10 4,000円 -
DocuWorks 業務支援ソリューション 追加ライセンス20 7,600円 -
DocuWorks 業務支援ソリューション 追加ライセンス50 17,000円 -
DocuWorks 業務支援ソリューション 追加ライセンス100 32,000円 -
DocuWorks文書情報リスト出力 追加ライセンス1 400円 -
DocuWorks文書情報リスト出力 追加ライセンス5 1,000円 -
DocuWorks文書情報リスト出力 追加ライセンス10 1,600円 -
DocuWorks文書情報リスト出力 追加ライセンス20 3,040円 -
DocuWorks文書情報リスト出力 追加ライセンス50 6,800円 -
DocuWorks文書情報リスト出力 追加ライセンス100 12,800円 -