帳票台帳連携ソリューション

課題

中央省庁や自治体などの公的機関では市民や企業からのさまざまな申請・届出や調査・アンケートを取り扱っています。提出の多くは紙であり、受理から台帳登録までの処理に工数を費やすなど、多くの課題を抱えています。

  1. 紙の帳票に記載された内容を確認し台帳に入力するための工数がかかる
  2. 転記ミス防止のために、複数回の目視確認と訂正が必要
  3. 処理が集中する場合は、臨時職員等のリソース確保が必要
  4. 書類の不備等での差し戻し処理などが発生し、そのステータスの確認に人手がかかる

また、申請・届出に関わる入力業務のシステム化ニーズがある場合でも、投資対効果に見合うような処理量がないとシステムの導入に踏み切れず、また、法改正等で頻繁に帳票が変更するものは、変更の都度の設定変更費用が発生するため、システム化が困難になっています。

解決の方法

帳票台帳連携ソリューションは、申請・届出、調査・アンケートなどの紙帳票を複合機でスキャンすることで記載内容をデータ化し、入力作業の効率化、内容確認にかかる工数の削減、処理状況の進捗管理を実現します。

  • スキャンによりデータ化することで、紙の帳票から台帳へのデータ入力作業を支援
  • 台帳データを、容易な設定で帳票に差込印刷
  • 帳票や台帳の改訂時に、ユーザーが帳票の読み込み/差込印刷設定を自由に変更
  • 帳票への差込印刷や、台帳へのデータ入力作業の進捗状態を容易に把握
  • CSVデータの受け渡しによる、多様な基幹システムとの連携

効果

帳票入力の作業はもちろん、帳票作成・差し込み印刷から、データ読み込み、確認訂正、ステータス管理、台帳登録まで、中央省庁や自治体などの公的機関における業務の一連のプロセスに対応し、届出・申請業務や、調査・アンケート業務の効率化を実現します。
また、1システムで複数の業務に利用できるため、処理工数の問題を抱えつつもシステム化に至っていない業務のシステム化も可能になります。

  • 処理工数削減により業務集中時における職員の時間外労働を削減
  • 入力業務のための臨時職員の雇用にかかるコストの低減
  • 簡易なシステムのため、利用者向け教育工数を大幅に削減
  • 1システムで複数の業務に対応可能となり、業務ごとのシステム投資が不要に
  • 処理ステータスの一元管理が可能となり、処理の抜け漏れを回避
  • 処理スピードアップによる行政サービス向上に貢献

商品構成

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