「情報公開法」に向けた情報公開支援

2001年4月1日より、情報公開法が施行された。多くの地方公共団体では、これに先立ち情報公開条例を制定し、施行してきた。情報公開法では、開示決定・情報公開までの期間は国で30日以内、地方自治体では14日以内と定められており、開示請求があったならば、迅速な対応が必要になる。最近では、開示請求が増加傾向にあり、いかに素早く請求された情報を開示できるか、体制作りが大きな課題になっている。

課題

情報公開に関わる業務を効率化したい。

  1. 紙文書と電子文書を一元的に管理する仕組みが必要
  2. 不開示情報個所をマーキングし、黒塗り作業を効率化したい。また将来的にはインターネットによる情報公開支援にも対応したい。

富士ゼロックスが提供するソリューション

アプリケーションが異なる電子文書と紙文書を一元的に管理し、文書の改ざん防止、プライバシー保護を行うという情報公開に必要な機能を備えています。

電子文書・紙文書を一括管理し、不開示情報を含む文書の処理も容易に

行政文書の情報公開は、一般的に非常に手間がかかるとされている。その理由は大きく分けて二つある。

第一に、開示請求に際して関連する文書を公開する場合、紙文書に加え電子文書が混在しているケースもあり、必要があったときに全ての文書が同時に引き出せないと、大変な手間がかかってしまう。これらの文書を一元的に管理する仕組みが必要となる。

第二に、不開示情報を公開情報と区別し、不開示情報個所を確認した上でマーキングし、決裁後黒塗りするという手間のかかる作業も必要だ。不開示情報とは、特定の個人を識別できる情報や法人の正当な利益を害する情報、国家安全保障に関係する情報などのこと。情報公開法において、これらの情報は不開示とされている。

これらの問題を解決するソリューションとして富士ゼロックスが提供しているのが、ドキュメント・ハンドリング・ソフトウェア「DocuWorks」である。DocuWorksは、アプリケーションが異なる電子文書と紙文書を統合管理する。紙文書はスキャナーで読み込むことで、電子文書と同様に扱える。

図1:ドキュメント・ハンドリング・ソフトウェア「DocuWorks」

今後のインターネットによる情報公開に必要な改ざん防止とセキュリティーも実現

さらに、DocuWorksは情報の改ざん防止やセキュリティー機能も持っている。文書は、DocuWorksフォーマットにすれば編集不可能なファイルとして保存できる。黒塗りした開示文書も再度DocuWorksプリンターに出力すれば、編集不可能なフォーマットとして保存が可能だ。将来的にはインターネット上での公開も可能になる。
また、文書ごとにセキュリティーを設定することで、文書の閲覧・編集・印刷・転記などの操作を制限できる。開くことはできるパスワードは持っていても、編集・印刷・転記はできないというような設定が可能だ。
このように、DocuWorksは迅速に公開手続を進めると同時に、文書の改ざんを防止し、プライバシー保護を行うという情報公開に必須の機能を備えている。今後の情報公開請求の増加に応え、業務の効率化とスピードアップを実現する。

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