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オフィス改革にはペーパーレス化がおすすめ

職場/企業

日本生産性本部の調べによると、2015年度の世界における日本の労働生産性注1は22位で、ギリシャやニュージーランドとほぼ同じという結果が出ており、アメリカと比較すると、この20年間ほとんど変わっていないとのことです。そこで近年取り組まれているのは、安倍内閣総理大臣自らが議長となって推し進めている「働き方改革」です。長時間労働の改善などが挙げられるなか、注目したいのはオフィスワークの生産性について。今、日本に求められているのは、従業員、経営者が一体となってこれまでのオフィスワークの非効率な部分を改善していくことです。一刻も早く取り組まなければ、日本の再生は今後困難になっていくことでしょう。

  • 注1 労働生産性は「経済的豊かさ」を定量的に示した指標のひとつ

働き方改革の背景

日本経済再生に向けて、総理大臣自らが先頭に立つというと、どうしても大上段に構えてしまいがちです。しかし、働き方改革とは働く人の視点に立ち、これまでの企業文化や風土も含めて変革しようとするものです。ふだん日常的に行っているオフィスワークを少しずつ変えていくだけでも、結果として働き方改革につながり、長時間労働も改善されていくことでしょう。

働き方改革の3つの課題

働き方改革は、多くの企業にあてはまる次の3つの課題を解決することを主目的としています。

  1. 同一労働同一賃金
    正規、非正規の区別をなくし、同一の労働に対してどういった立場であろうと同一の賃金を支払うようにします。これにより、非正規の人が抱く正当な処遇がされていないといった不満を解消し、働くことへのモチベーションを上げ、労働生産性の向上を目指します。
  2. 長時間労働の是正
    女性のキャリア形成、男性の家庭参加を妨げる遠因のひとつになっている、長時間労働の常態化。これを是正することで、ワーク・ライフ・バランスを改善し、女性や高齢者でも働きやすい職場環境を作り上げることを目指します。
  3. 転職が不利にならない柔軟な労働市場や企業慣行の確立
    現在の労働市場は、転職を繰り返すことでキャリアアップしていくことが非常に困難な状況です。転職しても不利にならない労働市場、企業慣行を確立していくことで、自由なキャリアアップ設計を可能にします。付加価値の高い産業への転職や再就職を容易にすることにより、結果として国全体の生産性向上を実現していくことを目指します。

生産性向上が働き方改革のポイント

働き方改革における3つの課題の改善としては、どれも生産性向上が掲げられています。これは冒頭でご紹介した日本の労働生産性の順位の低さも要因のひとつとなっていると考えられます。

今やどういった業種であっても競合となるのは、国内だけではなく海外の企業と言っても過言ではありません。そうした状況において、早急に生産性向上を果たさなければ、海外の企業に対して競争力を保っていくことは困難です。

また、東日本大震災や熊本地震のような大規模災害時の事業継続性への不安、さらに少子高齢化による従業員の確保が困難になっている現状なども、働き方改革による生産性向上を目指す企業が増えていることの背景となっています。

オフィスワーク改革で生産性の向上を

現状、長時間労働が常態化していて生産性が高くないのであれば、非効率な業務や働き方が多いことが考えられます。非効率な状態を改善し、新たに生み出された時間を重要な業務に向けることができれば、長時間労働の是正と生産性向上の2つの課題を一気に解決することが可能です。そのためにはまず、日常の業務において何が非効率であるのかを明確にする必要があります。

オフィスワーク改革の第一歩はペーパーレス化

会議で使用するための資料を人数分印刷する業務。非効率だと思う業務として、多くの人がこの業務を思い浮かべるのではないでしょうか? 会議に参加する人数が多ければ多いほど印刷の手間は増え、修正によって再印刷をするとなれば、その業務はより煩雑になります。

また、紙の資料のために時間を費やすのは、印刷時だけではありません。会議が終わった後の管理においても、ファイリング、収納スペースの確保など、思いつくだけでもいくつもの作業があります。そして、紙資料が蓄積していくと、オフィススペースが圧迫されていき、オフィス環境の整備という面でも負担が増します。資料が必要なくなれば、シュレッダーにかけて廃棄と、最後まで手間がかかります。

紙資料の保管状態によっては、調べる際にかなり時間がかかることがあります。過去の会議の資料を探すときに、多大な時間を要した覚えのある人はいませんか? 探すために時間がかかると、それだけで業務の生産性を著しく落とすことにつながります。

日常の業務を振り返ってみると、紙資料のために業務時間をかなり費やしていることを認識した人も少なくないでしょう。そこで、オフィスワーク改革を実現する最初の一歩として、紙の資料のペーパーレス化がおすすめなのです。

ペーパーレス化を実現することで生まれるメリット

紙の資料を電子化し、ペーパーレス化を進めていくメリットをここで確認しておきましょう。

  1. 会議資料の印刷、修正の手間がないので、必要時にすぐ会議が開ける。
  2. 会議終了後にファイリング、収納スペース確保をする業務が必要ないので、誰もがすぐに自分の業務に戻れる。
  3. どんなに古いデータであっても直ちに検索で探し出すことができ、業務スピードが向上する。
  4. 廃棄に要する時間がほとんどいらない。

ペーパーレス化は廃棄がカギ

生産性の向上により長時間労働の是正にもつながるペーパーレス化。ただし、今ある紙の資料をすべて電子化してしまっては、根本的な解決にはならないことに注意しましょう。紙のゴミが電子のゴミに代わるだけで、業務効率が上がることはなくかえって下がってしまう可能性があります。なぜならば、不必要な資料までも電子化をすることで、検索精度が落ちたり、検索時間が余計にかかってしまったりするからです。

そのため、ペーパーレス化を進めていく際には、今ある紙の資料のなかから、本当に必要なものとそうでないものに分け、いらないものは廃棄していく作業から始めないといけません。ここでの振り分け作業をきっちりすることが、後々の生産性向上に大きく関与してきますので、振り分けの作業時間はしっかり取るようにしましょう。まずは、一人ひとりがいるもの、いらないものに分け、次に部署として検討するというように、段階を追って作業をすすめるとよいでしょう。

ペーパーレス化が難しい場合にはオフィス環境の改革から

本当に必要な資料を選別することで、生産性向上のためのペーパーレス化が実現しますが、これまでの社内ルールや習慣などから、ペーパーレス化を進めることが思ったよりも簡単ではないこともあるでしょう。すぐにペーパーレス化を実施するのが難しい場合には、オフィスをフリーアドレスにするなどすると、紙資料の減量に効果的です。紙資料が減少すると、ペーパーレス化の導入も容易になり、オフィス改革にスムーズにつなげていくことができるでしょう。

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