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報告申請、そして承認に追われていませんか?知れば簡単!業務を省力化する方法

仕事/効率

社内の申請業務や報告業務の効率化をどうすべきか? と悩む人は少なくないでしょう。これらの書類にまつわる作業は煩雑であることが多く、そのうえ政府の規制や社内ルールの厳格化などがあると、さらに書類が増えないとも限りません。今回は申請業務や報告業務にまつわる課題と、どのような方法で省力化できるかについて考えてみましょう。

何もしなくても増える事務コスト

従業員や顧客、商品やサービスが拡大すれば、その管理コストは増大します。しかし、事業が拡大しなくても、事務のコストは増加するということを認識しておかなくてはなりません。

法律の変更や規制の強化への適応

すっかり定着した「コンプライアンス」という言葉。これを遵守するためには、それまで暗黙のルールや部署間の自由裁量で行われていた各種内容を明確にし、必要に応じて研修などを行わなければならなくなりました。導入後も記録を残したり、定期的な確認や追加指導を必要としたりします。

特に会社自体は変わらなくても、法律の変更や規制の強化などで書面の作成・管理・提出の機会は増えると考えておくべきでしょう。

業務や人事管理のための連絡(日報、報告書、定例会、管理書類、申請書等)

一般に、業績やビジネス環境が厳しくなると、社内の稟議・申請もそれに比例して厳格になります。厳格になるということは、申請理由の提出や合い見積りの義務付け、購入後の報告などの書類が増えることを意味します。承認印も多方面から求められるようになれば、稟議は複雑になりさらに時間も要するでしょう。

同業他社が不祥事を起こしたとなれば、それを教訓に自社のチェック体制の強化や書類による管理が徹底されるようになります。

そして、管理体制の効率などは見直されることがなく形式的に繰り返されることが多いので、業務もコストも増加するばかりということが起こります。

蓄積される書類の保管スペース

書類が増えれば保管スペースも一緒に拡大します。管理の重要度や保存期間で区分けされ、参照の必要性の低いものは倉庫などへ格納しているところが多いでしょう。一方、会社として保存が義務付けられている書類のほか、取引先との商談の経緯や、複写式伝票などの申請者側の控えは、部署や社員個人が保管することがあります。コンプライアンス上は、これらの書類がどこにあるかを整理・管理しておかなければならず、その手間や時間を軽視できません。

このように、書類の作成量や保管量は増加の一途をたどると考えるべきです。各社員が作成時間の短縮や管理に工夫をしたとしても、それに費やされる時間はすべて人件費に含まれるのです。書類を倉庫に保管する外注費だけがコストとは限らないことに目を向けることが大切です。

申請業務・日報などの報告業務の課題と効率化

各種申請書類と日報などの報告書の作成業務について、具体的な課題や改善策を考えてみましょう。

書類の作成時間

作成する書類の種類そのものが減らせないようならば、ひとつ一つの作成に時間がかからないような工夫が求められます。各部署で異なるフォーマットをなるべく統一することは、基本的な方法ですが効果があります。1つの書類はA4判1枚以内といった規制もひとつの方法です。申請・報告内容や社員名を番号や記号で示すような方法もあります。

決裁までに要する時間

申請した書類が記入不備で数日後に戻ってきたという経験は誰にでもあるでしょう。また、決裁者が長期出張中で、机上に書類が滞留していることもあります。これまでは企業でそれぞれ工夫をし、例えば書類のファイルを色分けして優先度をわかるようにしたり、決裁者の書類ボックスに「至急」「当日中」などと記し区分したりすることなど行われてきました。それでも書類の山に埋もれてしまう、申請者が記入しただけで申請し忘れてしまうなど、笑い話では済まされない申請や決済の遅れが起きていてます。紙の事務処理には限界があり、ヒューマンエラーを100%なくすことは不可能であるという認識をもって、事務の改善にのぞむことが必要でしょう。

日報などの報告業務

日報や週報に行動の結果と今後の計画を記入することで、一日の業務をふり返り、翌日以降の計画性を高める効果があるのは事実でしょう。そして、管理者は書面による報告を受けることで、担当者の業務内容が把握できます。しかし実際には、日報は承認印だけの無意味な書類になっていることがよくあります。だからといって、日報などの報告書をつぶさに読み、その文章に朱字するような管理が正しいとも言い切れません。日報や週報はすべて結果に過ぎないので、それらに費やしている時間をこれからのビジネスに使うという考え方もあるのです。日報そのもののあり方を、ビジネス上の効果や実益という観点から一度見直し、時には廃止するような思い切った決断も必要です。

「ワークフローツール」というシステム

申請、報告書類の課題を一気に解決する仕組みに「ワークフロー」というシステムがあります。「ワークフロー」は申請書類の電子化とその手順をシステム上に規定することで、申請等の工程を迅速化、省力化、自動化するツールです。

あるIT情報のメディアが企業のIT担当者300名に調査したところ、従業員規模1,000人を超える企業のワークフローツールの導入率は75%だったのに対し、100名以下の企業では61.5%にとどまることがわかりました。エクセルやワードによる申請書類の作成は行われているものの、まだ紙や電子メールのやり取りなどに頼った作業が行われているようです。

そこで、ワークフローツール導入のメリットを詳しくみてみましょう。

ペーパーレスで申請書類の承認過程を把握、決裁速度の向上

ワークフローでは、記入の省略化や自動化で、記入や入力ミスを極力減らすことができます。また、電子上で申請データがやり取りできるので、迅速な決裁が可能になり、顧客を待たせることはなく、ライバルに後れをとらなくなるでしょう。

また、コピー用紙や複写式の用紙の印刷費や管理費、書式変更にともなう廃棄処分の費用などが削減できます。

検索しやすく高いセキュリティ

紙の書類のファイルに「社外秘」や「取り扱い注意」と記しても、書類の閲覧や複写、改ざん、持ち出しなどを防ぐことはできません。重要書類が他の書類に紛れて社外へ流出してしまうことも。その点、ワークフローならば、電子上のアクセス権限などの設定によって機密性を高めることができます。

また、これらの申請データを過去にさかのぼって整理、分析、検索して活用することも可能です。

モバイル機器の利用が可能

電子化、マルチデバイス化されることで、社員の外出や出張が多くとも、すぐの申請や決裁、報告が可能になり、ビジネスのスピード化につながります。

グループウェアなど他のシステムとの連携

共同作業をしたり、プロジェクトの情報を共有したりするシステムがグループウェアです。ワークフロー機能を使って決済を運用することができます。グループウェアで作業の進捗状況がわかれば、申請の内容や目的、その重要性が把握しやすく、決済がよりスムーズになることが期待できるからです。グループウェアは業務の進み具合を個々の参加者のレベルで把握できるので、日報なども不必要になるかもしれません。日報が必要な場合でも、ワークフロー上で運用すると、承認者の閲覧は速く確実になり、情報の共有性や記録性も高まるのでおすすめです。

日常の「当たり前な仕事」から省力化

一駅電車に乗っただけでも、経理から支払いを受けるには上長の承認が必要です。しかし、従来通りの申請や管理の方法には課題があります。したがって、日々確実に発生する精算書類や申請書類、報告書類の省力化は、会社の利益に貢献する率は高いということです。自社に合った省力化方法を積極的に探し、実行しましょう。

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