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フリーアドレスオフィスのお悩み解決!気になる運用ポイントとは?

職場/企業

「働き方改革」にともなうオフィスコストの低減を目的に、オフィス内のフリーアドレス運用が再び注目されています。しかし、実際には固定席化してしまうなど、うまく運用ができていないケースが散見され、フリーアドレス運用の課題に悩む総務関係者の声を耳にします。実際の事例から、フリーアドレス運用についてのポイントをみていきましょう。

フリーアドレスはなぜうまくいかないのか

フリーアドレスオフィスとは、社員がそれぞれ固定のデスクを持つのではなく、気分や業務内容に合わせて、社内の空いている席で自由に仕事をするスタイルのことです。

1980年代にブームとなりましたが、固定電話や簡単には持ち運べないコンピューター、膨大な紙資料などの物理的障害に阻まれて定着せず、「フリーアドレスは難しい」というイメージができあがってしまいました。

フリーアドレスの運用に悩む担当者や現場スタッフから聞かれる主な不満には、固定席化してしまう以外に次のようなものがあります。

フリーアドレスの不満その1:部署内コミュニケーションの希薄化

フリーアドレスでは、他部署とのコミュニケーションが生まれる一方で、部署内の結束やコミュニケーションが希薄化するという懸念があります。

フリーアドレスの不満その2:集中しにくい

完全フリーアドレスだと、集中して何かに取り組みたいというときに、打ち合わせをする人が横に来る可能性があります。その結果、作業に集中しにくくなるという不満が高まるようです。

「フリーアドレス2.0」が始まる

昨今、Wi-Fiやモバイル端末の登場に加え、多様性を重視したフレキシブルな働き方を求める機運が高まるなかで、「フリーアドレス2.0」として再び取り組む企業が増えています。そこで、運用のポイントを成功例からチェックしてみましょう。

「働き方改革」の旗手カルビーのフレキシブル運用

昨今、「働き方改革」の旗手として注目を集めるカルビーでは、フリーアドレスを導入しています。現在の本社に移転する前はフリーアドレスを一部で取り入れていたものの、固定席化してしまうなどの課題が発生していたといいます。そこで、本社の移転を機に始めたのが、毎日ランダムに座る席を決める座席予約システムです。

座席予約システムの運用を始めてから、他部署のメンバーとのコミュニケーションが活性化する一方で、部署内の結束が希薄化するという意見が出たため、特定の曜日だけチームメンバーが決まった場所に固まって座ることにしたといいます。

フリーアドレスになってからの変化は大きく、まず、長時間残業をしていると社内じゅうの目につきやすいため、18時以降に居残って残業をする社員は現在ほとんどいないとか。また、毎日パソコンと一緒に持ち歩けるだけの書類しか手元に残さなくなったため、自然と紙の使用量が減っていき、なんと7割減に。さらに、会議がだらだらと長時間続くことがなくなり、会議の回数も3分の1になったとのことです。

加えて、フリーアドレスの導入は「どこでも働ける」という意識改革につながり、在宅勤務制度導入の前段階となったといいます。経営方針や業務内容に沿った最低限の仕組みやルールさえ守れば、どこで何時間働いていてもいいという、労使一体での意識のもと、現在同社では在宅勤務の拡充が進んでいます。

フリーアドレスの不満・デメリットを解消するには

先に挙げた、一般に多く聞かれるフリーアドレスの不満・デメリットは、少しの工夫で解決できる可能性があります。

もし、顔を合わせてのコミュニケーションが重要な場合には、カルビーのように、ある決まった曜日や時間帯に同じエリアに座るようにするというような柔軟な運用にするとよいでしょう。

顔を合わせる必要がないのであれば、コミュニケーション活性化のために、スカイプやチャットアプリなどでのコミュニケーションを考慮してみましょう。チャットアプリでのコミュニケーションであれば、外回りが多い社員や時短勤務のメンバーでも、あとからログを確認することができます。だらだらと長い会議時間を削減し、その時間をほかの業務に振り向けられるほか、会議の時間を調整したり議事録を作成したりする手間もはぶけます。

集中できないという不満の声が上がった場合には、例えば、壁に向かって一列に座るレイアウトを取り入れて、そのスペースは集中したい人向けにするといった工夫を取り入れるとよいでしょう。

フリーアドレスのような、これまでの働き方をがらっと変えるような施策を導入する際には、制度ありきではなく、実際に運用を開始してからも現場の声に耳を傾けて、柔軟な対応をしていくことが大切です。

フリーアドレスを成功させるポイント

フリーアドレス導入の成功ポイントは「社員自身が導入メリットを感じられるか」に尽きるといえます。

例えば、オフィススペースの削減などを目的に経営側からトップダウンで導入しても、経営側のメリットばかりが目につき、社員自身はメリットを感じなければ、結局固定席に逆戻りしてしまいます。社員の共感が得られるような導入目的を明確に設定しましょう。

また、座席を自由化するだけでなく、どこでも仕事ができるようにするためのネットワーク環境づくりが必要です。Wi-Fiやモバイル端末のほか、社内チャットやテレビ会議、クラウドストレージなども導入すべきでしょう。従業員の私物デバイスをオフィスで活用するBYOD(Bring Your Own Device)を検討するのもよいでしょう。

フリーアドレスの導入で社内環境のフレキシブル化に成功したら、多様性を尊重して働くための人事制度や社内規定作りにも踏み込む必要があるかもしれません。例えば、裁量労働制の拡充やフレックス制の導入などです。縦割りの組織で毎日決められた労働時間で働くというやり方は、フリーアドレスの目指す意義とは相反する可能性があります。本気で組織の柔軟性を求めていくなら、形だけではなく、本質的な部分でも働き方を変えていく必要性が出てくるでしょう。

そうした一連の流れのなかで、もしかしたら、カルビーのように「オフィスでなくても仕事はできるのではないか」という新たな可能性に気づくかもしれません。

柔軟性のある働き方は企業ブランディングになる

昨今、政府主導で「働き方改革」が意識されています。そうしたなか、介護や育児などさまざまな事情を抱えた社員が集まり、仕事とプライベートの双方を充実させ、ワークライフバランスのとれた人生を送るためには、柔軟で多様性のある職場づくりが求められています。フリーアドレスは、硬直化した組織に柔軟性を持たせ、働くことに対する意識を変える可能性を秘めた施策のひとつです。

カルビーのように、多様性を重視しフレキシブルな働き方を認めている企業は、先進的なイメージを与えるので、人材採用やブランディング面でも有利です。同社は、経済産業省・東京証券取引所が共同で女性活躍推進に優れた企業に付与する「なでしこ銘柄」に4年連続で選ばれているほか、「働き方改革」に力を入れるようになってからたった5年で、利益率が10倍に増加しました。

働き方に注目が集まる今こそ、まずは社内の意識を変える第一歩として「フリーアドレス2.0」に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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