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職場のムリ・ムダ・ムラを排除!働きやすくて休みやすい会社の作り方

ライフバランス

バブル期に流行ったフレーズ「24時間戦えますか」に代表されるように、長時間労働が美徳とされてきた日本。政府は「働き方改革」として、企業に長時間労働の是正に向けた取り組みを求めています。

「働きやすくて休みやすい」というワークライフバランスのとれた会社づくりには、まず業務の「ムリ・ムダ・ムラ」の排除から。働き方改革に取り組んで成果を上げた企業の事例をもとに、その解決ポイントを探ります。

働き方改革の具体的な取り組み例

厚生労働省によると、通信大手のNTTコミュニケーションズでは、社員の誰もが活躍できることを目指すダイバーシティ経営の観点から、職場環境づくりに取り組んでいるということです。

まず、「意識」面での改革として、外部有識者を招いての「働き方改革」に関する講演を実施。その際には、経営者と講演者が対談する形で、企業トップのメッセージを従業員に伝えています。また、勤務関連の各種制度に関するハンドブックを全社員に配布。そのほか、社内報で各職場の業務改善の取り組み状況などをレポートし、Eラーニングでの理解度測定や職場アンケートなどを実施しています。

そして、実際に働きやすさを実現するための「環境・制度・運用」面では、年次有給休暇の取得推進や社内ネットワークのシンクライアント化、BYOD(Bring Your Own Device=従業員のプライベート端末の業務活用)、在宅勤務制度によるテレワークの拡充などを進めています。

在宅勤務制度は、育児・介護といった事情を抱える社員を対象に2007年から開始。同制度は週2回までの在宅勤務を認めるもので、対象には管理職も含まれており、利用者の約3割は男性だそうです。BYODに至っては、6割の社員が活用し、多様な働き方を実現しています。

このほか、残業時間を削減するため、毎月の給料日や特別手当の支給日を「全社一斉定時退社日」とする、毎週水曜日・金曜日は「時間外自粛日」とするといった、トップダウンでの定時退社推進にも取り組んでいます。

こうした取り組みの結果、取り組み開始前(2003年)に比べて、2014年度の年間時間外労働時間は1人当たり約45時間減少。同年度の平均休暇取得日数は18.4日にのぼり、職場アンケートでも、約9割が「有休を取りやすい」と回答しているそうです。

まず現場で時間管理の有効性を気づかせよう

厚生労働省が実施した「時間外労働削減のための取組に関するアンケート調査結果」によると、「時間管理が評価される管理職人事制度の導入」「時間管理が評価される一般従業員人事制度の導入」を実施した企業のそれぞれ14.0%、12.2%が、人件費の減少を実感しており、未実施企業と比べるとそれぞれ約3倍の値となっています。ほかの実施策に比べても、この2項目の結果が突出しています。

一方、生産性についても、「時間管理が評価される管理職人事制度の導入」「時間管理が評価される一般従業員人事制度の導入」をした企業のそれぞれ12.9%、12.2%が、「生産性が向上した」と回答し、ほかの項目を上回っています。

従業員や管理職など現場で働く当事者たちに、時間管理が評価される人事評価制度を構築することは、労働生産性向上に向けて効果的であるといえるようです。

「業務の見える化」でボトルネックを洗い出し

バブル崩壊以降の景気低迷下で、従業員採用を抑制してきた企業は多いでしょう。また昨今では、団塊世代の退職にともなって新卒採用などで人員を拡充しようとしても、少子化で「人が欲しくても採用できない」という問題が浮上してきています。こうした職場からは、「時間管理をしようにも、人手が足りなくて残業せざるを得ない」という声が聞こえてきそうです。

しかし、「忙しい、忙しい」と言っているだけでは何も改善しません。この機会に、業務内容について見直してみてはいかがでしょうか。もしかしたら、やらねばならないと思っていた業務のなかにも、「ムリ・ムダ・ムラ」がひそんでいるかもしれません。

「業務の見える化」には2パターンある

既存の業務のボトルネックの洗い出しには「業務の見える化」が有効です。作業には、大きく分けて2種類あります。

まずは、「業務のやり方を明らかにする」ということ。勤続年数の長い社員が、ある決まった業務を長期間1人で担当していたりすると、いつのまにか作業内容がブラックボックス化し、上長すら何をどうやっているのか把握していないということがあります。そのような場合には、その担当者が離職すると業務が滞ってしまうことになりかねません。また、こうしたブラックボックス化した業務は不正の温床になることがあります。すべての業務はプロセスを透明化し、業務内容を標準化するように考えてみましょう。

次に、業務見直し・棚卸、書類整理などを通じて「業務の現在の状況を把握する」ということ。業務の内容やワークフロー、プロセスを明らかにし、重複している業務や不必要な作業などがないかどうかをチェックします。担当者の配置やコストなどもあわせて見直し、問題があればボトルネックを洗い出していきます。こうした取り組みを繰り返すことで、時間管理に対する意識が高まり、より一層の改善につながると考えられます。

こうして全ての業務内容を標準化し、現在の進行状況も共有し、不在時に他のメンバーでも対応できるようにしておけば、担当者の業務量削減や、休暇の取りやすさにもつながってきます。

ウィンウィンの関係を提案して顧客を巻き込もう

社内では「長時間労働の是正をしたい」という声があがっているけれど、顧客が無理な要求をしてくるために、そうした対応でなかなか定時に帰宅できない、という状況があるかもしれません。「業務の見える化」で、社内の業務プロセスをスリム化したら、次は社外との調整です。

自社のコストが増大すれば、それは顧客が支払うコストにもつながるということから、顧客には、業務改革をすればコスト面でもメリットがあるということを打診し、いっそ改革に巻き込んでしまいましょう。例えば、書類の書式を統一するだけでも、お互いの事務作業が軽減されるはずです。お互いの業務効率化を図ることで、顧客満足度と生産性の両面が向上するというウィンウィンの関係を目指しましょう。

長時間労働は企業イメージを損なうことも

先ごろ、大手広告代理店の若手女性社員が過労を苦に自殺したことで、世間の目は労働問題に厳しくなりつつあります。企業のコンプライアンス遵守に対する要望が高まるなか、働き方の問題は社内にとどまらず、企業ブランドや採用活動の成否にも密接につながってきています。

日本生産性本部による、新入社員を対象とした意識調査でも、2017年度新入社員の74.0%が「残業が少なく、自分の時間を持てる職場がよい」と回答し、23.9%が「働き方改革」で重要と考えるテーマとして「長時間労働の是正」を挙げています。昨今、企業の人手不足が顕在化するなかで、ワークライフバランスが整っていない会社は応募者に敬遠され、結果的に満足のいく人材を採用できなくなる可能性があります。

「働き方改革」は今や、大手企業だけの問題ではありません。従業員の健康とワークライフバランスを整えることは、すべての企業の存続にも関わる問題です。ムリだと決めつけてかかるのではなく、まずは現状の業務を見直し、どのような課題があって何がボトルネックなのかを見直すところから始めてみてはいかがでしょうか。

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