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働き方改革支援!社内チャットで情報共有しよう

仕事/効率

社内コミュニケーションの手段として、ビジネスチャットツールを導入する企業が増えています。チャットならば、後から会話のログを確認できるので、時短勤務のワーキングママや海外拠点の社員など、勤務時間の異なるメンバーとの打ち合わせも楽々。Eメールでは返信が手間、電話だと時間をとられる……という悩みも、ビジネスチャットならば即座に解決します。今回は、「働き方改革」を支援する社内チャット活用のメリットをご紹介しましょう。

生産性の低い会議、ダイバーシティー推進のなかで代替手段は?

現在、ホワイトカラー労働者を対象に、労働時間規制の適用をなくし、働いた時間ではなく成果に対して賃金を支払う「ホワイトカラー・エグゼンプション」の導入が議論されています。このように、今後は「働き方改革」の一環として、さらに労働生産性を高めることが求められてくるでしょう。

生産性の低い業務としてやり玉に挙げられるのが、結論が出ないまま長時間だらだらと続く「会議」。特に、時短勤務のワーキングママや介護などの事由をもつ在宅勤務者など、社員の多様性が広がってくるにつれ、顔をつき合わせての長時間の会議をするのは難しくなります。とはいえ、情報共有は業務の円滑な進行に不可欠。業務効率化とダイバーシティー、双方を進めるなかで会議に変わる代替手段はあるのでしょうか?

ビジネスでのコミュニケーションツール、何を使う?

関係者を一堂に集め顔をつき合わせて話し合う会議のほかに、ビジネスコミュニケーションには電話、FAX、Eメールなどさまざまな手段がありますが、それぞれ一長一短があります。

特に会社自体は変わらなくても、法律の変更や規制の強化などで書面の作成・管理・提出の機会は増えると考えておくべきでしょう。

今をときめく起業家として知られる米テスラ・モーターの創業者、イーロン・マスク氏は、5人の子どもたちの子育てをこなしつつ、「週100時間働く」ことで知られています。マルチな才能を発揮する彼の仕事術の秘密は、「電話に出ないこと」だそう。「子どもの世話しながらでもEメールはチェックできる」という言葉のように、時間をとられる通話は減らしてEメールなどを駆使、最大限に効率化を図ることで、常にマルチタスクで仕事を進めていくことを可能にしているのでしょう。

大手企業でのチャット導入率は3割

伊藤忠テクノソリューションズ(CTC)社の調査(2017年4月)によると、売上規模100億円以上、従業員数200名以上の企業において、ビジネスチャットを公式に「全社導入」あるいは「一部導入」している企業は28.1%となっています。

チャットアプリの導入理由は、「スピーディにコミュニケーションができる」(23.6%)が最も多く、「会議時間の短縮が期待できる」(15.7%)に続いて、「複数人での情報共有が容易になる(他部署間とのコミュニケーション活性化等)」(13.9%)という回答が上位にきています。

LINEやFacebookメッセンジャーなどのチャットアプリが日常生活に浸透するなかで、ビジネスでもその即時性や簡便性を活用したいという考えの企業が増えているようです。

ビジネスチャットとはどういうツール?

ところで「ビジネスチャット」とは、どういうツールなのでしょうか。

基本的には、LINEやFacebookメッセンジャーなどのコンシューマー向けチャットアプリと、それほど機能の違いはありません。1対1もしくは複数の参加者を招待してチャットグループを作り、会話をすることができます。
ただ、私的利用が目的のチャットアプリよりセキュリティー面が強化されており、ビジネス向けの利用に特化しているという特徴があります。

チャットアプリのメリットはなんといっても「即時性」です。日本語のEメールだとどうしても、「お疲れさまです」や「平素よりお世話になっております」といった長々した定型的なあいさつから始めなくてはなりません。こうした文章を作るのが面倒でEメールの返信が遅れがちという人も多いのではないでしょうか。ビジネスチャットなら、こうした定型文を抜きにして、単刀直入に本題だけを話し合うことができます。

また、会話のログが残るので、外回りの多い社員や時短勤務のワーキングママなど、リアルタイムでの会議に参加するのが難しいメンバーも、都合のよい時間帯に後から話し合われた情報を参照することができます。一斉送信メールにありがちな「CC漏れ」もありません。もしその場で返信ができなくても、「既読」マークがついていれば、送信側に「情報は伝わっている」という安心感を与えることができます。

「シャドーIT」による情報漏えいリスクにご用心

LINEやFacebookメッセンジャーなどのチャットアプリがあれば、わざわざビジネスチャットを導入する必要はないのでは、という人もいるかもしれません。最近、社員が無許可の私物のスマホやタブレットを通じて外部サービスを使用する「シャドーIT」による、ビジネス上のトラブルも増えています。

なかでも最も多いのが「誤送信」によるトラブルです。例えば、得意先情報の記載されたファイルを同僚に共有しようとして、誤って趣味のサークル仲間で作っているグループチャットに送信してしまうなど。悪気がなくとも、これは立派な情報漏えいとしてセキュリティー事故になります。

部外者が同僚や上司として社員に友達申請する「なりすまし」や、退職者をリストから外し忘れたことによる情報漏えいなどもありえます。

また、私的利用が目的のチャットアプリを業務利用することで、会社の目が届かず、セクハラやパワハラの温床となる可能性があります。くらし情報を発信する「オウチーノ」が首都圏(東京都、神奈川県、埼玉県、千葉県)在住で就労中の20歳~39歳860人を対象に実施した、「ソーシャルメディアハラスメント(ソーハラ)」に関する調査では、17.6%がソーハラ的行為をされたことがあると回答しています。

その点、ビジネスチャットだと利用者のなかで「会社から監視されている」という意識が働くので、会話内容なども自制され、ハラスメントの発生も減らすことができると考えられます。

コンプライアンスの遵守が社会的に意識されるなかで、こうしたリスクを減らすためにも、ビジネス利用に特化したチャットの導入が推奨されています。

「いつでもどこでも働ける」で意識改革を後押し

スピーディにコミュニケーションができ、働き方の異なるメンバーとの情報共有も可能なビジネスチャットの活用は、「いつでもどこでも働ける」という意識改革を後押し、働き方改革の一助になることでしょう。

出産後に育児をしながら働くワーキングママだけでなく、介護問題や男性の育児休暇、海外拠点との協働、在宅勤務なども増加すると考えられ、働き方の多様化は今後も進むと考えられます。ダイバーシティーを推進し、現代の日本社会が抱える課題を解消して働きやすい社会を作るためには、コミュニケーションのあり方を再考することが必要です。

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