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災害時に強い会社の事前対策とは?「働き方改革」でどんな状況でも業務を遂行できるワークスタイルへ

成長/戦略

東日本大震災以降、災害対策を強化した企業は数多く、災害時でも業務を遂行できる新たなワークスタイルの模索はすでに本格化しています。なかでもIT環境の強化は、今や企業にとって必要不可欠。どんな状況でも遂行できるワークスタイルを目指す「災害対策」は、働き方改革の一環となっています。そこで、これからの「災害対策」に向けて、主にどのような視点が必要になってくるのかをまとめました。

災害時には何が起こりうるのか?をまず想定してみる

災害対策を考える第一歩は、どの様な問題が起こりうるかを事前にシュミレーションし、書き出してみる必要があります。災害が起きてからパニックになり、視野が狭くなってしまうと、迅速な対処はできません。まずは先読み力を発揮し、視野を広げ、どんな影響がどこまで起こりうるかを想定し、対策が必要な部分についてリストアップしてみましょう。

  1. 公共交通機関がストップする。従業員が会社に通勤できないという事態が起こりうる
    地震や台風などで公共交通機関がストップする、ということはよくあります。「オフィスで働く」「オフィス常設のパソコンが必須」という業務スタイルの場合、従業員がオフィスに到着できない時点で業務が滞ってしまいます。オフィス自体が被災し業務がストップしてしまうということも起こりうるでしょう。誰が何の仕事を担っているのか、どの機器がどの分野を担っているのか、ストップしたときの代替の方法はあるのかなどを整理し、準備しておくと安心です。
  2. サーバーが停止し、業務がストップする。コンタクトセンターに問い合わせが殺到する
    災害が発生すると、業種によってはお客様や取引先からの問い合わせ電話が殺到する状況が想定されます。サーバーがストップした場合のマニュアルや、コンタクトセンターに問い合わせが集中した場合の対応手順を考えておきましょう。また、他部署や他会社と連携して業務を行っている場合は、どこに連絡をとる必要があるか、影響の範囲も把握しておく必要もあるでしょう。
  3. 通信機器がストップする。輻輳(ふくそう)や通信規制が発生し、電話がつながりづらくなる
    災害の規模が大きくなれば必ずといっていいほど起こるのが、輻輳や通信規制です。輻輳とは、いわば情報通信網の大渋滞のこと。処理できる能力以上の電話が交換機に集中し、警察や消防などへの重要な通報に影響が出るため、通信規制を行うのです。このような状況で従業員や顧客との連絡手段が電話のみの場合、業務に多大な影響が出ます。連絡をとる方法を電話以外でも確保しておくべきでしょう。

「働き方改革」で実現できる災害対策とは

「働き方改革」は、人材配置や部署ごとの役割など、ワークスタイルを土台から再編成できる良い機会です。この新しい仕組みづくりを、生産性の向上だけでなく、上記のような災害時のトラブルを最小限にする目的で実施する企業が増えています。

そこで、上記の災害時のトラブル3つを想定した、人材やコミュニケーションツールに関する対策をご紹介しましょう。

  1. 従業員がリモートワークできること
    まず、従業員がオフィスにいなくても作業できる環境の構築を考えてみましょう。例えば、ノートパソコンやタブレット端末を利用し、自宅や外出先でも作業できるようにするリモートワークは良い解決策になります。自宅や外出先からアクセスできるように、クラウドを活用した情報共有基盤の整備などのIT環境の見直しを考慮に入れるとよいでしょう。
  2. コンタクトセンターの確保、顧客との連絡経路の確保
    災害時でも事業を継続できるようコンタクトセンターを稼働し、顧客との連絡経路を保つようにしましょう。例えば、コンタクトセンターを複数設置しておき、災害時は被害のない拠点に任せたり、在宅でオペレーターが稼働できるよう環境を整備したり、重要な顧客に対して復旧計画や納期を伝える経路を用意しておいたりなどが挙げられます。取引先や顧客と日常的にWebサイトやSNSなどでコミュニケーションをとっている場合には、非常時の情報発信もWebサイトやSNSが利用しやすいでしょう。
  3. 複数のコミュニケーションツールを活用する
    通信関連の対策としては、固定電話や携帯電話に加え、メール、テレビ電話やWeb会議、IP電話、チャットなどの新しいコミュニケーションツールの活用を検討し、複数の手段を用意することが必要です。部署内、本社との連絡、顧客との連絡など、連絡が必要な状況に合わせて、それぞれの通信手段の特徴を活かした連絡方法を決めておきましょう。

災害対策を考えるうえで、失敗を防ぐポイント

「働き方改革」のもつ、業務のより円滑な遂行と災害時の対応力アップ、つまりお客様を守るためという目的が伝われば、新たな取り組みに対し従業員からも協力を得られるでしょう。どんな改革も、従業員に浸透してこそ成功します。

しかし、誰しも災害に遭遇する経験は稀なため、いざとなるとパニックになり、普段できていたこともできなくなる、ということが起こりがちです。災害対策を考えるときは、そのような人の心理を想定することも大切です。「働き方改革」は新しいシステムを用意し、人材の配置やワークスタイルを柔軟にできる機会ではありますが、システムがあるのに使えない、人材はいるけれど動けない、などの不全が起きては意味がありません。いつ災害が起きてもきちんと対応できるよう、日ごろから実践すべきポイントをご説明します。

  1. 日常的に社員を訓練しておく
    災害時に最も重要になるのが通信手段です。それがトラブルで切断されて絡が途絶えてしまうというようなことがないように、「通信機器は、1つに依存しない」ことが大切です。

    とはいえ、非常時に普段は使わない通信機材を取り出し、冷静に使いこなすことは難しいでしょう。誰もが、どんなときでもスムーズに使えるよう、「非常時に用いる通信機器は普段から使用していること」が重要です。働き方改革で、特に災害対策として新しい通信機器を導入したのならば、通常業務に積極的に取り入れ、使用に慣れておきましょう。

    また、非常事態では、焦ってムリな行動をとったり、思考停止状態になってしまう人も出てきます。一人ひとりの適性を見て、指示する人、誘導する人、機材を守る人など、あらかじめ役割を分担しておいたり、自ら主体的に行動するような社内文化を普段から整えておいたりするとよいでしょう。
  2. 情報漏えいのリスクに備える
    オフィスにいなくても作業ができるリモートワークの環境を整えた際に問題になるのが、「情報漏えいのリスク」です。社外で働くということは、そのぶん情報も外に出やすくなることを意味するからです。例えば、単純なパソコンの紛失や盗難は今も起こり続けています。パソコンを紛失しても情報が漏れないようなセキュリティシステムを構築したり、利用者を制限するなどの対策を整えたりすることが必要です。セキュリティが確保された社内コミュニケーション用のソフトウェアなどを導入した場合には、通信機器と同様、日ごろから使いこなすようにし、非常時にもつつがなく使えるようにしておきましょう。

広い視野で、あらゆる状況を想定する

災害時こそ、広い視野ときめ細かなケア、両方の視点が必要になります。「働き方改革」は、組織のあり方を見直し、柔軟に役割を分担するチャンス。災害時における各部署の業務遂行のための対策だけでなく、従業員、顧客、ステークホルダーとの関係を保てるよう、広い視野をもって災害時の影響を把握することから始めましょう。強固なシステムと、日ごろから鍛えられた従業員がいれば、非常時であっても大きな問題なく、無事に乗り越えることができるでしょう。

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