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ペーパーレス化で目指す、業務効率化とワークスタイル改革

職場/企業

今やペーパーレス化が広がり、目新しく感じる人はいないでしょう。しかし、ペーパーレス化には紙資料削減以外にも大きなメリットがあることをご存知でしょうか?

ペーパーレス化で目指すのは改革です。仕事のやり方を効率的にし、いつでもどこでも仕事ができる仕組みを作り出すこと。つまり、業務効率化とワークスタイル改革なのです。

本記事では、ペーパーレス化がもたらす業務効率化とワークスタイル改革について、具体的な導入事例もご紹介しながら、考えていきます。

ペーパーレス化の効果はコスト削減のみにあらず?

その前に、そもそもペーパーレス化とは何かについて、見てみましょう。

ペーパーレス化とは「紙を使わずに情報や資料をコンピューターなどによって処理・保存すること(デジタル大辞泉)」と定義されるように、業務上、これまで紙を使用してきたものを、電子メディアの利用へ移行する試みです。

ペーパーレス化の効果としてイメージしやすいものは、紙資源の消費削減やごみの削減にともなう環境保護です。また、紙やインク等、印刷にかかるコストの削減もあげられます。そして、大量の紙資料を保管する場所の問題を解消できるでしょう。

確かにこれらもメリットの一部です。しかし、これだけでは、ペーパーレス化の導入を負担に感じる人も多いでしょう。紙資料のほうが読みやすい、扱いが慣れているのにと思う方は少なくありません。ペーパーレス化に乗り気になれない方の中には、会社にはメリットがありそうでも、自分にとってのメリットがあまりイメージできないことがその理由として考えられます。

先述のとおり、ペーパーレス化で目指すのは、単なる紙資料の削減だけではなく、労働時間の短縮につながる業務効率化、そして場所や時間にとらわれないかたちへのワークスタイル改革です。企業だけでなく、多くの労働者にもメリットがあるのです。

では、実際にどのような業務効率化ができ、どのようなワークスタイルが可能になるのか、以下に見ていきましょう。

ペーパーレス化がもたらした、業務効率化とワークスタイル改革

ペーパーレス化の取り組みはさまざまです。そのなかから、ファクスの送受信のデータ化、ペーパーレス会議について、具体的に見ていきましょう。

ファクスの送受信のデータ化で、業務効率とワークスタイルが変わった!

ペーパーレス化のひとつとして、ファクスの送受信をデータ化することがあげられます。ファクスの送受信のデータ化を中心にペーパーレス化に取り組み、業務効率を上げ、さらに働く時間と場所の柔軟性を確立した事例をご紹介します。

ある大手携帯電話会社のグループ会社では、ペーパーレス化が導入され、2016年現在、120人の在宅勤務者がいます。実は在宅勤務は、当初から意図していたわけではありませんでした。この会社では2011年、ペーパーレス化の完全実施を行いました。そのなかで一番の課題となったのが、顧客や取引先からの注文のファクス。一か月の平均受信枚数は8万枚以上でした。ペーパーレス化の取り組みにより、社外からの受信ファクスをすべてデータ化。ファクスに関して社内で必要な処理は、画面上にメモをできるような仕組みを導入し、回覧はファクスに電子的な付箋をつけることで、漏れがないようにしました。その結果、ファクスの配布や回覧作業が不要になりました。また、個別のパソコンから取引先にそれぞれファクスを送ることが可能となり、書類の印刷および送信のために複合機の順番を待つ時間の無駄がなくなるなど、ファクス関連に限ってもかなりの業務が効率化されたのです。さらに、タブレット端末やスマートフォンなどからもアクセスできることで、外出先や在宅でも同様の作業が可能になりました。そして、ペーパーレス化がほぼ完成した2014年に在宅勤務を試行、2015年には全社で実施し、在宅勤務者はどんどん増えているようです。ファクスの送受信のデータ化を含むペーパーレス化の取り組みは、柔軟な働く場所と時間を提供したといえるでしょう。

ペーパーレス会議の導入で、労働時間が減り、ワークスタイルも変わった!

また、ペーパーレス会議もペーパーレス化の取り組みのひとつです。

長時間かかる非効率な会議と、その準備および事後処理が長時間労働の元凶となっている場合があります。ペーパーレス会議は、会議時間と関連業務にかかる時間を削減することで、労働時間の削減とワークスタイルの改革を可能にする重要な取り組みなのです。

大手コンサルティング会社の事例では、ペーパーレス会議を導入する際に会議に費やす時間の見直しを行い、効率的な会議を実現しました。例えば、会議の議事録をその場で作成することをルール化。議論と同時進行で議事録をプロジェクター投影することにしました。その場で論点を整理し、議論の無駄な広がりを減らし、さらに会議後の議事録作成時間を省くことができたのです。また、ペーパーレス会議の導入に際し、そもそもの会議のあり方を見直し、会議の質の向上を目指しました。会議開催の必要性、頻度や開催時間、また出席者を最小限に絞り込むといったポイントを見直したのです。

別の学校法人の事例においては、ペーパーレス会議により、資料の印刷・配布がなくなったことで、労働時間の削減につながりました。iPadを参加者に配布し、手元で会議データを見てもらうようにしたのです。それ以前は、各部門からの会議用資料を集め、並べてページナンバーをスタンプし、参加人数分の資料を出力していました。前日になってもデータがなかなかそろわない、差し替え依頼による刷り直しなどで、この作業を職員4人がかりでかなりの長時間の残業で対応していました。ペーパーレス会議導入後は、この残業時間が4分の1に削減できたのです。さらに、ペーパーレス会議は、サテライトオフィスや在宅など遠隔地からの参加も容易にします。実際、先の事例の携帯電話会社のグループ会社においては、自宅から社内ミーティングに参加することが可能になっています。

ペーパーレス化は、社員一人ひとりのためになる

ペーパーレス化を実現するには、それまでの仕事のやり方を大きく変える必要があります。そのため移行期には、一時的に業務が増え、確かに苦労もあるでしょう。

しかし、事例から見てきたように、ペーパーレス化の取り組みは、業務効率化とワークスタイル改革を可能にします。

つまり、ペーパーレス化は、社員一人ひとりが、労働時間を削減できることで長時間残業を抑制し、いつでもどこでも柔軟に働きやすいワークスタイルに変えるための手段であり、その好結果は自分に直結するのです。

そう思うと、目先の苦労に臆してペーパーレス化に取り組まないのは、もったいないと思いませんか?

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