ホーム > ソリューション > スマートワーク Hacks > 成長/戦略 > BCP対策のための電子化が業務効率化を促進する
  • さまざまなシーンで働く人々へ 生産性向上ノウハウを伝えるスマートワークHacks
  • さまざまなシーンで働く人々へ 生産性向上ノウハウを伝えるスマートワークHacks

BCP対策のための電子化が業務効率化を促進する

成長/戦略

東日本大震災、熊本地震、そして夏になると毎年のように各地に大きな被害をもたらす大雨など、日本のどこであっても災害とは無縁ではありません。したがって、災害時の対応を事前に計画しておくBCP (事業継続計画) 対策は、特別相談窓口の設置や災害復旧貸付の適用、そして、本「中小企業BCP策定運用指針」の公開など、特に中小企業庁が中小企業に向け積極的に推進しています。

ところで、BCP対策の一環として行われる紙資料の電子化が、結果として業務の効率化にもつながることをご存じですか? 今回は、BCP対策とはいったいどういったものなのかということ、BCP対策としての電子化がなぜ業務効率化につながるのかについて見ていきましょう。

日本のどこであっても必要なBCP対策

BCPとはBusiness Continuity Planの略で、日本語では「事業継続計画」と訳されています。地震、台風といった自然災害や大火災、そしてテロ攻撃などによって緊急事態に陥った際に企業が取るべき対策です。

事業資産などの損害を最小限に抑えつつ、中核をなす事業の継続もしくは早期復旧を実現するため、平常時の段階で準備すべきことや、緊急時における事業継続の方法、手段などをあらかじめ取り決めておく計画であり、これらを総じてBCP対策と呼んでいます。

自企業のある場所はこれまで自然災害による被害が少ないため、それほど急いでBCP対策を行う必要はないと考える人もいますが、その考え方は非常に危険です。例えば2016年8月、それまでほとんど台風が上陸することのなかった北海道で、わずか1週間の間に台風の上陸が3回に及びました。北海道において年に3回もの台風上陸は観測史上初めてのことだったのです。今や、企業が日本のどこにあっても、BCP対策を行う必要があるといえるでしょう。

中小企業庁が発表した2017年版「中小企業白書」によると、現在、日本の中小企業の数は2016年末の時点で380.9万社となっており、これは企業全体の99.7%を占めています。一般的に、中小企業は大企業に比べ経営基盤が脆弱なため、自然災害など万が一の際には、廃業や事業縮小に追い込まれてしまう可能性が少なくありません。そうしたことを防ぐためにも、BCP対策は中小企業において重要な課題となっているのです。

BCP対策を具体的に考えてみよう

BCP対策の具体案としては、緊急時に優先して復旧すべき中核事業の特定し、その目標復旧時間を定めることや、そして緊急時に提供できる最低限のサービスをあらかじめ顧客と協議しておくこと、事業拠点や生産設備、素材調達などの代替策を用意しておくこと、緊急時の対応について従業員とコミュニケーションをとっておくことなどが挙げられます。

また、本社が自然災害によって甚大な被害にあったとしても、支店やサテライトオフィスなどですぐに本社業務を行えるようにする、重要な生産設備は分散して保管する、仕入先も1か所ではなく2~3か所を常に押さえておくといったことも考えられます。

さらにポイントとなるのが、重要な紙書類や社外秘のデータなどの保管方法です。支店などに本社機能を移転する場合、紙書類やデータの移行は簡単ではありません。また、地震などによって建物が倒壊したり、水害によって水没したりしてしまえば、持ち出すことは不可能に近いでしょう。そうなれば中核事業の復旧にかなりの時間を要することになってしまい、休業状態の長期化が避けられません。

中核事業の復旧時間を短縮するための紙資料の電子化とクラウドの活用

紙資料やデータは自然災害が起きたときに持ち出すことは非常に困難です。では、この問題を解決し、最短の時間で支店での中核事業を開始するにはどうするべきか? それは、紙資料の電子化とクラウドへの保存です。クラウドとは、請求書や会議資料などといった紙資料を電子化し、インターネット上に保存する際のその場所のことです。紙資料を電子データにしてクラウドに保存すれば、火災による焼失、水害による損傷といった被害を避けられるため、中核事業の最短での復旧に大きく貢献します。もちろん支店をもたない企業であっても、クラウドにデータが保管してあれば、会社の機能復旧もしくは移転したその日からクラウドにあるデータにアクセスして業務が再開できます。

ほかにもある紙資料電子化のメリット

紙書類を電子化することのメリットはこれだけではありません。物理的な「モノ」がなくなるため、オフィスのスリム化を行うことができます。万が一の際に、従業員が紙書類の山やいくつもの書類棚といった備品などに避難路を阻まれてしまい、逃げ遅れるというリスクを軽減することもできるのです。

紙書類の電子化は、中核事業の復旧時間の短縮。そして現在のオフィス環境の改善、万が一の際の避難経路の確保など、企業にとってさまざまな効果を生み出してくれるのです。

BCP対策のための電子化が業務効率化にも

今や、会社がどこにあっても早急なBCP対策が必要な日本。この災害時のためのBCP対策が、実は普段の業務効率化にも有効です。特に紙資料の電子化は多くの企業にとって、非常に重要な意味を持っています。

紙資料の電子化は現在、企業にある紙資料をすべて電子化するわけではありません。現存する紙資料のなかから、電子化すべきものと廃棄すべきものに分け、今後の業務にとって本当に必要な紙書類だけを電子化し、クラウドに保存します。そのため、業務において必要なものと必要でないものを企業として検討することで、集中すべき業務とそれ以外の業務が明確になります。そうなれば、これまで気づかないうちに行っていた無駄な業務が減り、結果として業務効率化につながっていくのです。

また、企業にとって中核事業が何であるのかが明確でないといった場合でも、紙資料の仕分けをしていくうちに自分たちのこれまでの業務の見直しをすることになり、中核事業が明確化されることがあります。

このようにBCP対策としての紙資料の電子化は、非常時の対応のためだけではなく、結果として、企業としての最も重要な中核業務が明確になり、業務がスリム化され効率的になるなど、企業に大きなメリットをもたらすのです。

紙資料の電子化でBCP対策と業務効率化の一石二鳥を目指そう

今、日本のどこで災害が起きても不思議ではない現状において、万が一の際に備え、事業継続をするためのBCP対策をしておくことは非常に重要です。BCP対策として有効な施策のひとつに紙資料の電子化があります。紙資料を電子化すると、通常の業務効率化にも大きく貢献することから、BCP対策が手つかずの場合には、まず、紙資料の電子化からとりかかってみてはいかがでしょうか?

DocuWorks業務支援ソリューション

お役立ち資料のダウンロード

お役立ちメール登録

スマートワーク Hacksに関するお問い合わせはこちらをご覧ください

お問い合わせ