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思い切った申請書類・申請業務の電子化で見えてくるメリット

仕事/効率

企業存続において、コスト削減は重要です。その方法のひとつとして、申請理由などの書類を厳格にし、複数の審査者で厳しく審査することで無駄な支出等を減らすというものがあります。確かに、これによりコスト意識も高まるでしょう。その反面、申請と決裁にこれまで以上に時間を必要としてしまう可能性があります。

そこで検討したいのが申請業務の電子化です。紙という物理的な問題点の改善のみならず、申請過程の「見える化」にもつながります。今回は、申請書類やその業務の電子化についてのメリットを複数の角度から見てみましょう。

申請を厳しくすることによるメリット、デメリット

売上が右肩上がりならば、少しぐらいの無駄や予算超過も容認されてしまう雰囲気があるものです。しかし今日のように、競争も厳しく拡大するマーケットを見つけづらくなった時代には、業績が厳しいときはもちろん、平常時でもしっかりとコスト管理をする考え方とその実践が大切です。そのひとつに、支払いをともなう申請と決裁の基準をより厳格にする方法があります。

厳しくした結果得られること

整理すると次のようにまとめられます。

  1. 申請理由として、その費用に見合った効果や売上などを説明させることで、コストの中身が見え、申請者にもコスト意識を改めさせる効果がある。
  2. 相見積もりなどをルール化することで、自然と外注費が下がることが期待できる。
  3. 複数の決裁者にすることで、決済の偏り(自分の事業部に優位な決裁)や見落としや誤り(判断が難しい専門性のあるもの等)などが少なくなる。

人は合理的な判断をしているようで、経験に即した偏った見方をしてしまうものです。一泊の出張が当然と思えた仕事も、立場の違う人が見れば「現地の支店に任せるべき」という判断になるかもしれません。このように出張費が削減できる可能性があるのです。

厳しい申請過程のデメリット

申請過程を厳しくすることによる負の側面もあります。

  1. 申請書類が複雑になり、そろえるまでに時間がかかる。
  2. 複数の決裁を待つため、申請から決裁までの時間が長期化する。
  3. 記入漏れ、不備、書類不足などで申請の差し戻しが増える。

申請を厳しくすると、申請する側はその準備に追われ、決裁する側も目を通す書類が増えるので、処理時間が増大し、ストレスも高まります。一方で、決裁する側は申請書類の決裁を急がされ、よく確認せずに承認印を押してしまうことが増えるかもしれません。長い会議のあとに待ち受けている決裁書類の山もストレスになるものです。申請者としては時間がかかるうえに、決裁どころか「書類不備」で戻ってきてしまう率も高まることになります。

このような状態は悪くすると、目標だったはずの「厳格な申請と決裁」が形骸化し、仕事量だけが増えてコストダウンの効果が得られない危険性があります。申請に時間を要したがためにクライアントへの納期が遅れてしまったなどという弊害も起こりえます。

思い切った電子化対策

そこで考えたいのが申請書類の電子化です。総務部や経理部、各事業部の管理職に年配者が多い場合、紙の申請書や説明資料のほうが扱いやすいかもしれません。しかし、この機会に紙書類のもつ非効率性とリスクを考えてみましょう

紙による申請の無駄とリスク

  1. 申請する資料を作成したり探したりする手間/印字やコピーの取り直しなどが増える。
  2. 書類の不備のたびに、差し戻しと再作成・再申請などの手間が生じる。
  3. 決裁者が書類に気づかず、あるいは優先順位を誤ってしまい、申請書類が滞留してしまう。
  4. 決裁申請中の申請書類や資料の紛失のリスクが避けられない。

書類を作成したりそろえたりすることが本来の仕事ではないにもかかわらず、申請を通すためにはそれなりの時間を費やさねばなりません。それでも些細な記入漏れなどで返送されてくれば、一からやり直しです。

急ぎや重大な案件の決裁書類の場合、申請者は決裁者へ急ぎであることを事前に伝えたり、決裁者もその書類が手元に届くまで次仕事に集中できなかったりで、申請者、決裁者双方にストレスをかけ、かなりの時間が無駄になることもあります。

さらに紙の書類では、申請書類の一部が紛失したり、他の書類に紛れてどこかに送付されてしまったりする可能性も否定できません。

電子化によるメリット

申請書類を電子化することで得られるメリットには、次のようなものがあります。

  1. 申請フォームを印刷在庫として保管したり、大量に破棄したりする無駄をなくすことができる。
  2. 自動入力等により部署、名前等の入力の手間が省け、基本情報による書類不備を減らすことができる。
  3. 訂正箇所がある場合、必要箇所だけ訂正すればよく、書類を書き直す必要がない。
  4. 紙の文書はスキャンして添付、大切な原本を手元に保管することができる。
  5. 日付印等の管理が容易。また、いつ、誰が決裁したかという遡及性を確保でき、「至急」などの優先度の設定も可能。
  6. 電子化で申請者と決裁者が同じ情報を共有し、申請時の質疑応答がスムーズになる。
  7. 申請内容の統計や分析が可能。申請の傾向が把握でき、コスト削減策などのデータに活用できる。
  8. 若い新入社員も遠慮なく申請ができ、「根回し」などの不平等な体制を是正できる。
  9. 申請手順、フローの見える化で不正防止、漏えい防止につながる。

申請を厳格化したからには、処理そのものも合理化し、コスト削減だけではなく速さという企業の競争力も確保しなければなりません。申請書類の電子化ならばそれが実現できるのです。

報告業務にも活用可能

この申請書類の電子化の考え方は、報告業務にも利用できます。日報は現場で何が起きているか、管理職以上の社員が把握するための情報共有方法のひとつです。紙の日報に対して、上長や部門長が承認印を押したりコメントを入れたりすることが多いでしょう。同じフロアなら問題ありませんが、営業所や支店も含めて紙の日報を運用するとなると、日報の郵送・宅配やサーバに置いて印字して回覧するなどの手間がかかる作業が生じます。

これらの、一つひとつは些細な作業で、急を要する改善項目ではないかもしれません。しかし、電子化して情報の伝達を速め、それらの情報をナレッジとして共有すれば、新しい発見があり、報告業務の効率化・付加価値化にもつながります。

導入の際に業務の見直しも

電子化の際にぜひ行いたいのが、業務そのものの見直しです。紙のフォーマットをそのまま電子化するのではなく、必要な情報の取捨選択や電子申請に合わせたフォーマットの見直しを進めることで、申請や報告業務の本来の姿に気づき、申請や報告を厳格化しても情報量を増やすことなく、効果的なフローを作ることができます。つまり、紙書類の電子化には、業務改革のきっかけにすることができるというメリットもあるのです。

社内の当たり前な業務の見直しから

申請も報告業務も、今のままの運用で問題ないことがほとんどでしょう。顧客情報の管理や最新の営業管理システム、生産や倉庫の自動化システムのほうが優先度も高く、効果も目に見えるかもしれません。しかし、申請業務や報告業務は常に発生するものです。日常業務ほど非効率的な作業を見逃しがちになり、ロスの認識も薄くなりますが、日常業務だからこそ、改善することで費やされる時間やストレスが確実に削減できるのです。まずは現状の申請書類のフローについて見直してみてはいかがでしょうか。

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