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生産性を高めたい!文書管理の効率化が営業活動にもたらす影響とは

仕事/効率

営業という職種は、その名の通り事業を営むうえでもっとも大切な仕事のひとつです。自社の製品を売り込んだり新しい提案をしたり、はたまた困りごとを聞いたりと、営業担当者の顧客訪問はまさに企業の生命線。しかし、それだけに営業担当者への負荷はほかの職種よりもどうしても大きくなりがちで、この部分での生産性向上は企業にとっての最重要課題ともいえるでしょう。今回は営業活動における文書の電子化が果たす役割について、メリットと注意点を解説します。

日常業務をより簡単に①:日報の電子化

お客様を訪問する毎日を送っている営業担当者にとって、「報告」は大きな悩みのひとつです。商談内容を報告し上司やほかの部門に情報を共有しなくては次のアクションにつながりませんし、会社側としても日々の営業活動を適切に管理するために報告は欠かせません。しかし、外出が続くと報告のための時間の確保が難しくなってきます。

営業に対して日報を定めている企業も多くあります。現在一番多い日報ルーチンは上司にメールで送信することではないでしょうか。業務でもっともよく使うコミュニケーションツールなので、特にルール決めをしないでも実施できる気軽さがありますが、一方でこのメール送信型の日報には問題点もあります。
それは、ひとつが書式をなかなか定められないことです。全営業からの報告内容は情報のレベルが均一であることが理想ですが、メールでの報告はどうしても「伝えたいことを書く」形式になってしまい、コミュニケーションが一方通行になりがちで、受け取る側が知りたいことを聞き直す無駄が発生します。また、必要な人が宛先に入っていなかったり、外出先から急いで送信した場合にそもそも宛先を間違ったりするミスが発生します。
書式の統一を目的に、表計算ソフトで書式をつくってそれをメールに添付する、という手法をとっている企業も多くありますが、PCを使って作業しなくてはならないフォーマットを導入すると、営業担当者の負担が増えてしまいます。また、メールというコミュニケーションツールの課題は依然残ったままです。
ここで考えたいのが、紙ベースでやりとりをしていたルーチン。実はメールに置き換えることで逆に非効率的になっている部分もあるのです。日々の外出先からの作業を考えると、日報は紙の書式に書くことが一番楽かもしれません。このメリットをいかして、その先で効率的に共有できる仕組みをつくれば良いのです。紙で作成した日報を電子化し、共有サーバ(トレイ)に入れるフローを構築すれば、紙の書類の課題である受け渡しに時間がかかることもありません。また、受領のアラームを設定していれば、報告を受ける側としてもタイムラグなく確認でき、その後の保管や報告の検索も非常に簡単になります。承認が必要な書類であっても、アラームを受け取ってサーバ上のトレイを確認する方法であれば、上司がたとえ外出中でも閲覧・承認が可能になり、ワークフローが滞ることもありません。

日常業務をより簡単に②:見積書の電子化

日報と同じことは、見積書の作成・管理についてもいえます。特に見積書は必ず承認が必要になるため、今でも紙ベースで回付されていることが日報よりも多いでしょう。一般的に、作成された見積書はプリントアウトされて必要な承認者に回付されます。承認者は内容をチェックした後に承認のサイン(あるいは押印)をし、申請者に見積書が戻り次第、顧客側にメールやFAXで送付されます。承認された見積書は紙ベースで保管されます。
こうしたワークフローの一番の問題点は時間がかかることです。特に、「お客様からせかされているのに、承認者が不在で見積を提出できない」というのはよくあるケース。また、紙ベースでの文書管理をしている場合、顧客からの問い合わせがあったときの対応にも手間がかかります。言及されている見積書を正確にすばやく検索して提示することはハードルが高く、「確認し折り返します」という対応になることもしばしば。このどちらのケースも、ビジネスチャンスを逸したり顧客満足を損なったりする結果につながります。加えて、当然のことですが毎回プリントアウトするので紙のコストも無視できません。
ここでもやはり、業務効率化のためには電子化されたワークフローが必要です。各ステップをすべて1つのプラットフォーム上で行うことで大きな効果が期待できます。まず、見積書自体は表計算ソフトでつくることが多いので、このファイルのDocuWorksファイルやPDFに変換します。さらに印鑑を電子化してワークフロー上で捺印が可能になれば、承認者も外出先から承認作業を行うことも可能。これをこのままメール(あるいはPCからのFAX)で送信できれば、大幅な手間・時間が削減されるのです。さらに、電子化された見積書に属性を付加しておけば、後になっての検索もスピーディーに行うことができるでしょう。

効果的な情報共有は営業力底上げのキー

電子化による業務効率化は、単に営業担当者の負担が減るばかりではなく、会社の営業力を底上げするという力も秘めています。先にも述べたように、見積作成・承認がスムーズに行えればお客様への対応力が上がるのです。一度出した見積に対して「ここはこうならないのか」「この機能も加えてほしい」といったクロージングまでのやりとりもより短いタイムフレームで行えることになります。これは同じ時間でより多くの商談をこなせることになる会社側にとっても、購入する製品をすぐに決められる顧客側にとっても有益なことです。もちろん、問い合わせ時の対応がスピーディーになることも、外部への対応力が上がったといえるでしょう。
こうした個々のケースだけではなく、企業全体としての価値も期待できます。それが、情報共有の容易さです。例えば、他支店の成功事例が共有されたら、同種の顧客を持つ支店の営業部長は担当者に同じ提案をするよう、すぐに指示することができます。また、顧客企業も情報共有の問題を抱えていて、社内の成功事例などの情報共有がされていないこともあるでしょう。そのような場合、今までの過去実績を検索することができれば、その顧客の過去データを引っ張り出して、「御社の○○支社では私どもからこのような提案をさせていただいております」といった話をすることもできます。申請・報告業務を改善していくことは、決して社内だけではなく社外向けの価値も生み出すのです。

導入しっぱなしにはご用心

たくさんのメリットがあるワークフローの電子化ですが、最後に注意点についても見ておきましょう。電子化にメリットがあるとはいっても、導入したら即日改善、というものではありません。
まず、導入する際には使用するユーザーによくヒアリングをしましょう。IT部門が中心になって電子化ソリューションを導入したものの、実際に使う営業担当者はこれまでほとんどの業務を紙の回付で行っており、使い方がよく分からないので報告される情報が減ってしまった、ということでは本末転倒です。同様に、IT部門への問い合わせばかりが増えて現場の営業活動が滞ってしまうことも避けたい事態です。
ヒアリング不足は、機能面で自社に最適でないシステムを導入することにもつながります。IT部門がもっとも導入コストの安いシステムを主眼に選んだものの、実は電子印鑑での押印ができず、結局プリントアウトする必要が生じてしまった、というケースも考えられます。多機能すぎることも問題です。日々忙しい営業担当者が使う機能・使いたい機能は限られています。それが何なのかが明確でなければ、やはり業務そのものの遅延につながってしまうでしょう。
このように、ユーザーへの導入前のヒアリング、さらに導入してからの研修といったアフターケアは、ワークフローを正しく電子化するにあたって重要です。導入を進める側としては、常にコスト削減や業務スピードのアップ、といった導入目的をクリアに保つことがポイントです。

働き方改革にも貢献

以上で見てきたように、申請・報告業務や文書管理の改善は、営業の生産性を上げることにつながりますが、これは営業担当者が「より楽になる」ことでもあります。ワークフローの電子化は、直行直帰できるはずが見積書作成のためにいったん帰社、といった非効率的な勤務が発生していた営業部門での「働き方改革」としても期待できるかもしれません。

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