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本質的な改革を目指せ!「働き方改革」で生産性を高めるための方法とは

仕事/効率

企業にとって生産性の向上を考えるのは常のことですが、近年の「働き方改革」の流れに乗って、「業務効率化」に取り組めば生産性が上がるのでは、と考える方も多いようです。ところが実際には、業務効率を改善したところで、生産性は向上しなかったという事態もないとは言い切れないのです。

社内改革は「何のために」「どこを目指して」「何を改めるのか」と組み立てるところが出発地点です。特に、ゴールイメージが曖昧では、改革が形式だけとなってしまい、その効果の検証もできずじまいになりがちなので注意が必要です。

そこで今回は、「働き方改革」に必要な視点や実践ポイントをまとめました。

「働き方改革」は何を目指して行うのか?

自社にとっての「働き方改革」は何のためでしょうか? 一般的に「働き方改革」が推し進められている理由は日本の労働人口が減っていることであるため、個人のパフォーマンスを上げることが急務であるといわれています。 しかし労働人口の減少を補い残業時間を削減するという課題解決だけを「働き方改革」の目的にしてしまうと、社員のモチベーションが上がらない可能性があります。

というのも、現代の日本は個人の作業がスピードアップしたところで、それがそのまま生産性アップ、売上アップにつながらないからです。例えば、スーパーのレジ担当者が、腕を上げてレジ打ちのスピードを2倍にアップしたところで、スーパー全体の売上は2倍にはならないでしょう。なぜなら、レジ打ちのスピードが上がっても、顧客の総人数はそれほど変わらないと考えられるからです。発展途上国のように、市場背景が「需要>生産力」であれば、どのような作業でもスピードアップに比例して売上が上がる可能性が高く、社員の給与も上がっていくでしょう。ですが、現在の日本では人口減少が起きており、市場は成熟しています。新たな売れる商品が登場しない限り、いくら業務効率を上げても売上アップ、給与アップに直結するとは考えにくいのです。

このような背景のもとで、社員の時間短縮だけをゴールに据えてしまうと、その先にあるのは人件費と残業代の削減、そしてリストラという結末を連想する社員が出てくるかもしれません。そのようなイメージが蔓延すると、社員のモチベーションは上がりにくく、企業としても縮小するような印象を与えてしまいそうです。

したがって、「働き方改革」のゴールには「業務効率化」だけでなく、さらにその先の「生産性アップ」を掲げる必要があります。つまり、業務効率化によって得られた「時間」「コスト」「人材」を、「生産」の現場へ投入するプランを立てておくことが大切なのです。

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「生産性アップ」までのストーリーを描けていますか?

それでは、生産性を高めるための道のりを考えていきましょう。新しいものを生み出すためには、新たなビジネスモデルを構築し、社員たちの創造性を発揮させ、世のなかに求められる製品やサービスを開発するという流れをつくっていく必要があります。

業務効率化を実践して「時間」「コスト」「人材」を捻出したら、それらを新開発に向けて投資するという大きな流れを社員にはっきり示しましょう。「業務効率化」を部署単位で実施したところで、社員がその先にある目的やビジョンを理解していなければ、大きな変化は起きにくいからです。明快な生産性向上のストーリーとビジョンをつくり、全社で目的達成へ進めていくようにもっていきましょう。

「業務効率化」を実践に移すための着目ポイント

それでは、業務効率化のポイントを見てみましょう。まず業務フローを見渡し、「時間」「コスト」「人材」のどこにムダがあり、どのように改善できるかを検証していきます。ムダが発生しやすく、それを改善することで効率化につながりやすいポイントを以下にご紹介します。

1:改善箇所の見つけ方

まず、どこに時間のロスがあるかを見直してみましょう。

担当者に直接ヒアリングするのはよい方法です。不便、面倒、重複、やり直しが多い、手入力で時間がかかる、探す時間がかかる、クレームが増えたなどの、不満やリスクを感じている部分を聞きだしましょう。

昔からの伝統や習慣が残っている部分も要チェックです。担当者が「昔からこうだったから」と、深く考えずに放置しているかもしれませんので、業務フローの確認が必要でしょう。

また、「会議が多く、移動時間で半日つぶれてしまった」というぼやきを耳にしたことはありませんか? そのような非生産的な時間があるところに改善の可能性があります。本当に必要な会議なのか、移動せずに済ます方法はないのかと考えていくと、改善アイデアが浮かぶかもしれません。

2:社内コミュニケーションにおける増やす部分と減らす部分

業務を円滑に進めるために、コミュニケーションはマメにすべきとよくいますが、ムダに多いのも困りものです。例えば、メール対応だけで1日の大半を費やしてしまったり、報告書が多くて書くだけで何時間もかかったり……報告、連絡、相談は大切ですが、本来の業務時間よりも長くかかってしまうと本末転倒です。何を相談するのか、何のための確認なのかなど、コミュニケーションの目的をクリアにし、それ以外のムダなものを省いていくとスムーズで効率的な意思疎通が実現するでしょう。

一方、長い目で業務効率化を考えて、時間をかけて増やすべきコミュニケーションもあります。それは、上司から部下への指導や指示に関するコミュニケーションです。特に部下が新人や異動してきた直後である場合には、コミュニケーションに手を抜くと、業務遂行に余計な時間がかかりがちになります。部下が業務内容や目的の理解が不十分なまま業務を進めたり、やらなくてもよい作業をしたりしてしまうと、結局やり直しになり、時間がムダになってしまうからです。この様な段階では、時間をかけて、業界のルールや社内規範、また業務の意図や目的をきちんとつかませながら作業をさせていくことが大切でしょう。

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3:適切なツールとシステムの導入

効率化すべきポイントが定まったら、それに向けたツールを活用しましょう。例えば、コミュニケーションの改善にはビジネスチャット、モバイルツール、テレビ会議などが有効です。スピーディかつタイムリーに連絡をとりやすく、また、柔軟なワークスタイルも実現可能です。また、ファックスの送受信や保管作業、フォーマットへの入力作業などの、手動で行なっていてたルーティンワークを自動化するような新システムを導入するのもよいでしょう。さらに、封筒を窓あき封筒にして宛名書きの作業を削減するなど、備品の変更が効率化につながることもあります。職場が最新の設備で整うと、若い社員のモチベーションがアップするという相乗効果も得られるかもしれません。

「働き方改革」でイノベーションを目指すなら

「働き方改革」を成功させるポイントは、何のために改革を行うのかという目的を明確に掲げることです。というのも、「働き方改革」によって捻出した力で、新商品や新サービスの開発につなげていきたいからです。また、自社の商品やサービスの価値を高めるということは、自社の強みを再発見することで実現できるかもしれません。「働き方改革」を機に、経営層や社員が自社を振り返り、さまざまな角度から自社の強みを見直すきっかけとなれば、「働き方改革」の意義もさらに高まるでしょう。価値として人手を掛ける部分、機械に任せて省力化する部分、ムダだから無くす部分などを区分しながら、自社にふさわしい「働き方改革」を構築しましょう。

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