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受注業務の電子化が業務効率化を実現する!?

仕事/効率

近年企業間のやりとりにおいて、インターネットを経由する場合が増加しています。その一方で、ファクスを使ったやりとりもまた健在です。特に商品やサービスの受注業務によるファクスの使用はまだまだ多く、今後もすぐになくなることはないでしょう。

しかし、ファクスによる受注業務はインターネットでの受注業務に比べ、業務効率化を妨げる作業が多く発生します。紙で保管していることで検索性が悪く、何かあった際に探し出す時間的コストも多くかかります。だからといって、急にファクス受注をすべてやめるということは簡単ではありません。そこで今回は、ファクスでの受注業務を継続しつつも業務効率化が実現できる「受注業務の電子化」についてご紹介します。

受注業務でファクスを利用することの問題点

受注業務をファクスで行うことの一番の問題点は、さまざまな面での業務の非効率性とコストの増大です。具体的には次のようなことが挙げられます。

  1. 請求ミスや受注漏れがあった際に、受注したファクスを探さなければならない
    月末や決算時に請求ミスが発生したり、製品や資材などの未納品といったトラブルが起きたりした際には、確認のために受注したときのファクスを探さなければなりません。しかし紙の状態で保存していると、探し出すのに大きな手間を要します。また、紛失してしまっているケースもあります。
  2. ファクスを手作業で仕分けしなければならない
    一日で何十、何百枚もの受発注をファクスで行う企業があります。紙でのやりとりの場合、それだけの枚数のファクスをすべて手作業で仕分けしなくてはなりません。そして、それらの保管場所の確保、処分の手間なども必要になります。これは時間的、物理的、人的において非常に大きなコストです。
  3. ファクスが来ているかどうかを確認するため、わざわざ何度も席を離れなければならない
    社内のレイアウトによっては、自席からファクスまでの距離が遠く、ファクスが来ているかどうかの確認で社員が何度も自席を離れなくてはならないことがあり、業務がかなり非効率になります。
  4. 回線混雑で受信できないケースがある
    ファクスは電話回線を通してやりとりを行います。そのため、回線が混雑しているときにはファクスを受信できなくなるというケースが発生します。決まった時間までに受注しなければ間に合わないといった場合でも、肝心な発注書が受信できなければ作業が滞ってしまいます。
  5. 営業などで外出している社員宛てにファクスが来た際に、電話やメールで伝達が必要
    外出中の社員宛てに取引先から見積書や発注書などのファクスが届いた際に電話で要件を伝える、もしくはファクスをスキャンしてメールで送る必要が生じます。これらの作業は手間がかかるうえ、伝達漏れなどが生じる可能性があります。

受発注に関する書類の多くは納期などがあるため、限られた時間内での処理が求められます。その際に、電子化されていないと上記のように多くの手間やコストを要すことになります。とはいえ、企業によっては簡単にファクスを卒業し、電子化に進めない事情もあるでしょう。

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受注業務を電子化できない理由あれこれ

受注業務を電子化できない理由には、これまでの慣習を簡単に変えられない、システム導入の予算がないなどが挙げられますが、それ以外に次のような理由もあります。

  1. 発注元が手書きの注文書を利用している場合が多いため
    自社で電子化を進めようとしても、個人経営の店舗やB to Cで高齢の方の利用が多い場合には、手書きの注文書を利用していることが多く、OCR(光学式文字読み取り装置の略で、印刷物などに光を当て読み取ったものをテキストデータに変換する装置)にかけることも難しいため、簡単には電子化を進めることができないでしょう。
  2. ファクスに比べセキュリティに不安があるため
    紙の書類、資料をファクスを使って送受信する場合、途中で情報が漏えいしてしまうという心配はまずありません。しかし、パソコンを使った送受信となると、ウィルスの混入やサーバへの侵入などにより情報が漏えいしてしまうリスクが生じます。
  3. すべてを電子化する手間よりもファクス番号と送信ボタンだけで送れてしまう簡便さがあるため
    ファクス番号を入力し送信ボタンを押すだけで送れてしまう、また、手書き・押印書類・写真などのデータも簡単に送信できてしまうファクスの簡便さが、なかなか電子化に踏み切れない理由のひとつになっています。

こうした理由から受注業務の電子化を推し進められない企業はまだまだあります。しかし前章で説明したように、受注業務を紙ベースで行うことは、業務を非効率的にするだけではなく、保管場所の確保や不要になった書類の処分、受注ファクスをさばくための作業時間などのコストの増大を招き、場合によっては経営を圧迫する要素のひとつになる可能性があるのです。

対応策は?

手書きの発注書に関しては、発注元に対してペーパーレス化への移行をすることを告げ、どうしても紙でなくては困るといった場合以外は、パソコンからの発注のメリットを入念に説明し、変更してもらうようにする方法があります。

また、パソコンを使ってのやり取りによる、情報漏えい、ウィルスの混入といったセキュリティ面での不安を解消する対策としては、アンチウィルスソフトウェアの導入、IDやパスワードの定期的な変更に加え、社員に対するリテラシー教育の徹底などが対策として挙げられます。

そして、ファクスと同様に簡便性の高いシステムの導入することと、使用方法について丁寧に教育を行うことで対応は可能と考えられます。とはいえ、相手があってのビジネスですので、パソコンでの発注に切り替えてもらうことは大変難しいです。次章では、まずファクス受注の仕組みはそのままに、受注業務の電子化によってコストを大幅に削減した企業の事例をご紹介します。

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導入事例:ペーパーレスファクス導入で月間約19万円のコスト削減を実現

断熱材などの住宅建材、およびその加工品の製造販売を行っていた企業の事例です。この企業では月間約3,500件の受注をほぼファクスでやり取りしています。これにより月間のファクス送信数は約14,000枚、受信数は約12,800枚に上り、振り分け、送信、受注処理、納期回答などの業務を7人で行っていたものの、常に残業になってしまうほどの量でした。

そこで2014年6月より、本社の受注業務のペーパーレス化、ファクス送信の自動化、各営業所のファクス受信を外出先の営業へのリアルタイム転送を導入。その結果自席で処理が可能になり、受注から納期回答までの工数(時間)の削減、紙への出力減にともなうコスト削減、検索性の向上、ほとんどの処理が自動化されたことによる誤回答の削減を実現しました。さらに、外出先からでもファクスの確認ができるので、緊急依頼に対応できるようになり、顧客満足度の向上も実現しました。

これらの効果をコストに換算すると、人件費、紙代、保管スペース代などで月間約32万4千円の削減、電子化導入や複合機のリース費用などを差し引いても、月間で約19万4千円、年間にして約232万5千円もの削減を達成しました。

受注業務を電子化することで進む業務効率化と文書管理

ファクスによる受注業務には、先述のとおり、受信の確認、発注書の仕分け、管理、保管などさまざまな手間がかかり、業務効率化を阻害する要素を多く含みますが、取引先への電子化の依頼が難しいことも、また事実です。そこで、業務効率の向上を目指すのならば、まずは自社の受注業務を電子化することをおすすめします。

受注業務を電子化することにより、これまでと同じようにファクスで受注を受けつつも、確認、仕分け、管理などのすべてを自席のパソコンで行えるようになります。パソコン内に受発注に関する履歴がすべて残るため、受注オペレーションの「見える化」を実現すると同時に、受注業務や文書管理の大幅な効率化を達成します。

現在、政府が主導となり進められている働き方改革。その大きな柱のひとつとして長時間労働の是正があります。受注業務の電子化は、単に残業を廃止して業務を詰め込み、かえって労働環境を過酷にするものではなく、電子化によって無駄な業務を極力減らすことができるので、効率化を進めたうえでの残業時間削減になります。受注業務の電子化は、自社の業務効率化と同時に働き方改革の実現にも寄与するものなのです。

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