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製造業現場の業務効率をアップさせるポイントは紙資料の電子化にあり

仕事/効率

製造業の現場では、ファクスを含めた大量の紙の書類によって業務効率が悪化し、それら文書の煩雑な管理のために多大なコストがかかっているケースが少なくありません。そこでおすすめしたいのが、業務を効率化し、文書管理を楽にする電子化です。今回は、製造業現場での非効率な業務を改善する電子化についてご紹介します。

製造業現場の非効率な業務を招く膨大な紙資料

通常の企業における紙の書類といえば、契約書、請求書、見積書、発注書、報告書のほか、会議資料などが挙げられます。これだけであっても、年間にすればかなりの量になります。そのため、保管場所の確保やセキュリティ、管理などさまざまな問題点から、ペーパーレス化がすすめられています。製造業現場であれば、いっそうペーパーレス化を考慮すべきと考えられます。というのも、製造業現場における紙の書類の量は、通常の企業の量をはるかに超えているからです。

製造業の現場では、報告書や会議資料といった通常の企業でも扱う紙資料のほか、ISO文書、設計図、製造指示書、資材購入に付随する補足資料といったものが大量に発生します。さらに、会議資料などは一定の期間を過ぎればすぐに廃棄できるのに対し、設計図などはリピートオーダーが多いものもあり、その部品が廃番にならない限りは廃棄できません。また、生産管理課、製造部門、検査部門など部門別で同じ図面を持っていなくてはなりません。そのため、少しでも図面の変更があった場合の版数管理など、紙資料の扱いには多大な手間がかかるのです。

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大量の設計図などを保管する場所の確保や同一の図面をそれぞれの部門で保持するための管理など、製造業の現場において紙資料がもたらす業務の非効率性や保管や管理にかかるコストは、直接的に経営の原価を圧迫する要素になる可能性があります。そういった観点においても、製造業の現場における紙資料の電子化は、今すぐにでも手を付けるべき課題でしょう。

製造業の現場に電子化を導入することのメリット

製造業の現場において、紙資料の保管や管理などにかかわるコストが多大なものであることはいうまでもありませんが、単純に紙の書類を電子化するだけで、これらのコストを大幅に削減することは本当に可能なのでしょうか? そこで、紙資料を電子化することによって得られるメリットを詳細に見ていきましょう。

  1. 版数管理の手間が削減される
    生産管理課、製造部門、検査部門など部門別に同じ図面を保持管理する必要がなくなり、1つの図面をすべての部門で確認することができるようになります。版を変える際も、コピーし直してそれぞれの部門に再配布するといった手間がなくなり、部門によって版数が違う図面を保持しているといったミスもなくなります。
  2. 必要な図面を探す時間的ロスが削減される
    膨大な紙資料のなかから必要な図面を探すことは容易ではありません。検索が可能なようにそれだけの紙資料を常に整理していくには多大な労力を要します。また保管場所の確保も大きな問題です。しかし、これらを電子化すれば、必要な図面を簡単に見つけられるようになることはもちろん、保管場所の問題もなくなり、管理コスト、保管場所の賃料なども大幅に削減できます。
  3. ファクスを電子化することで事務管理コストが削減される
    電子化のメリットは図面などの保管、管理に関するものだけではありません。例えば、営業部やサービス担当者から送られてくる報告書など、製造業の現場ではファクスの使用頻度も少なくありません。ファクスを電子化することで、送られてきたファクスを各部門へ振り分ける手間や、いざ報告書を確認しようとした際に探す手間などを削減でき、大幅な業務の効率化が実現します。

そのほか、製造業における紙資料の電子化のメリットとしては、資材購買の申請、見積もり、注文書作成・納品書作成などの一連のワークフローがすべてシステム化できるため、効率性の向上が挙げられます。そこで、実際に資材購買をシステム化した導入事例をご紹介しましょう。

導入事例:資材購買をペーパーレスでシステム化することで実現したワークフロー

ここで紹介するのは製鉄を行っている従業員数180名(2017年度)、年商約220億円(2006年3月期)の企業事例です。製造業の現場では必須である資材購買をシステム化したうえでペーパーレス化を果たし、紙資料の削減、案件処理の効率化、検索の高速化を実現しています。資材購買の手順がいかに効率的なものになったか、ペーパーレス実施後の具体的なフローをチェックしてみましょう。

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  1. 買入要求票作成
    申請者が資材購買システムで買入要求票を作成し、購買担当の所定のフォルダへ移動。
  2. 回覧承認
    出力した買入要求票を添付し、承認ルートにしたがって回す(承認後、次の人へ自動でメール通知される)。
  3. 見積もり依頼
    決裁完了後、購買担当者が買入要求票の指示にしたがい、各取引先に見積もり依頼のファクスを送信(パソコンから直接ファクスするダイレクトファクスを使用)。
  4. 見積もり返信
    各取引先から見積もりが返信される(これもパソコンで受信するペーパーレスファクス受信)。購買担当のファクス受信のフォルダに自動でデータが入り、ポップアップで通知されるため、わざわざファクス受信のチェックをする必要がない。
  5. 見積もり比較検討
    購買で各社の見積もりを比較し、発注先を決定。
  6. 注文書と納品書の発行・送信
    取引先に注文書と納品書をダイレクトファクスする。取引先は受信した納品書に捺印し、商品と一緒に渡す。
  7. 入庫票、受領書の発行・送信
    入庫を確認したらパソコン内で入庫票を出力。受領書を紙で出力し、捺印して納品業者に渡す。
  8. 検収後ワークフロー
    申請者が入庫票を添付し、検収したことを伝えるワークフローを回し完了。

資材購買システムを確立したことで年間約30,000枚の紙の削減を実現

このフローにおいて紙で出力するのは、納品業者に渡す受領書のみであり、これまで各フローで発生していた紙の大幅な削減を実現しています。例えば、事例の企業では年間に約6,000回の資材購入案件があります。買入要求票にはカタログや仕様書などの補足資料が添付されるため、補足資料が1件につき5枚として、買入要求票だけでも約30,000枚の紙を削減したということです。

同時に各帳票がすべて電子で流れるため、案件処理にかかる時間も大幅に削減しています。さらに、電子で履歴が残っていることから、紙の状態の中から必要な資料を探すのに比べ、すぐに検索で呼び出すことが可能となっています。

こちらの企業では、ほかにも社内の連絡書や会議資料などもすべて電子化しているため、結果として社内全体で大幅な紙の削減、業務の効率化による働き方の改革を実現しています。

紙資料の電子化によって経費削減と製造業務の効率化を実現

事例でもわかるように、紙資料の電子化は、単純に紙資料の保管や管理のコストが削減されるだけではありません。これまで保管や管理にかかっていた時間を、ほかの業務に振り分けることができるようになるため、残業の削減などの働き方改革、業務の生産性や効率向上を同時に実現します。

ただし、単に紙資料の電子化を行うだけでは経費削減も業務効率化も十分に果たすことはできません。重要なことは、働き方を変える事を目的に、電子化した書類をセキュリティに配慮しながらも、いつでもどこでも閲覧できるようにすること、そして、設計図などの図面や請求書、発注書などの書類だけではなく、ファクスのペーパーレス化など、統一的に電子化を推し進めていくことです。

まずは製造業の現場における業務効率化の実現として、設計図、製造指示書、資材購入に付随する補足資料など通常の企業よりも多い紙資料の電子化、資材購入など使用頻度の高いファクスの電子化の両方を行ってみましょう。そうして初めて電子化のメリットを働き方の改革につなげることができ経費削減や業務効率の改善が可能になります。

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