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「ムダの発見」からスタートする業務効率化~生産性がアップする文書管理と受注業務の改善事例

職場/企業

「業務効率化」というキーワードを耳にするものの、自社の場合は何から始めればよいのか? 本当に効率アップするのか? と悩まれる方は多いようです。なかでも「受注業務」は毎日のことであり、問題を感じていても業務を止めにくいという困難さがあるようです。

そこで今回は、「受注業務」に関する「業務効率化」の改善事例をご紹介します。思い切って作業を見直し、受注業務の仕組みを改善するとオフィスはどう変わるのか? シミュレーションの参考にしてみてください。

業務効率化のスタート地点は「基準の明確化」と「ムダの発見」

「残業時間を削減したい」「業務効率化したい」という悩みを解消するためには、まずどこにムダがあり、どこに改善ポイントがあるかを見極めることからスタートしましょう。必要なステップは(1)ムダの基準を明確にする、(2)ムダを発見する、(3)必要性や優先度の高いものに集中する、です。

企業にとってコンプライアンスやそれらに基準となる指針やコンセプトがあればそこから見ていく必要もあるかもしれません。

また特に注意したいのは、(1)の「ムダの基準を明確にする」ことです。長年継続されてきた業務であれば、ムダかどうかを検討することはなくなっていたかもしれません。その業務が「何のためにあるのか」を即答できないものは検討対象といえるでしょう。

しかし、見る人の立場によって重要度が変わることはよくあります。営業目線、企画目線、事務目線、クライアント目線、企業目線など、検証する際はあらゆる視点に立つことが大切です。CSRなどの企業理念などに立ち返ることも必要になります。誰の目線でその作業を取り入れたのか、それは相応の価値があるのかなどを検討していきましょう。

「紙」が時間を奪っていた!?~受注業務に伴う「紙のムダ問題」は電子化でこう変わる

ここからは受注業務に的を絞って考えてみましょう。ムダを見つけるべく業務フローを観察すると、「ファクス周辺に問題がありそうだ」と感じることがよくあります。受注文書があふれている、仕分けのため1人はファクスから離れられない、受注文書を探すのに時間がかかるなどが思い当たりませんか。このような状態こそ時間と労力のムダかもしれません。

そこで、受注業務のなかでムダが発生しやすい場面と、それが改善されたときにどうなるか、ビフォア&アフターを以下にご紹介します。自社の改善ポイントを見つける参考にしてみてください。

受注業務周辺で「ムダ」が発生している徴候

このような状態になっていたら、改善できることは多そうです。問題が解決されると、以下のように変わります。

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受注業務周辺の「ムダ」が改善されて起きた変化

一見些細なことですが、日々積み重なると大きな差を生みます。特に、受注作業時のミスが減ることで、そのやり直しの時間を本来の仕事に使えるようになるというメリットはかなりのもの。また、社員たちのストレスも減り、オフィスの雰囲気が明るくなるといった相乗効果も期待できそうです。

業務効率化したらオフィスが快適になった!事例に学ぶ受注業務の改善

受注業務関連の問題は、どこのオフィスにもあります。そんなにうまく改善できるのだろうかと疑問を抱く方もあるでしょう。そこで受注業務改善事例をご紹介します。問題点の発見から、改善ポイントや工夫した点をまとめました。

住宅設備の専門商社の受注業務改善事例

  1. 問題の発見
    全国に40拠点を構える専門商社ということもあり、メーカーや販売店とのやり取りに使用される紙の量は多い月では14,000枚もの紙を出力するなどかなりの多さです。電子への切り替えは検討されていましたが、「スタッフは使いこなせるのか?」との不安もあって、なかなか踏み切れませんでした。
    ですが、処理後の書類の保管スペースが年々増加し、その結果、保管した文書の再閲覧に手間と時間がかかってしまうことを見て、DocuWorks導入を決意しました。
  2. 改善した点
    ファクスでの受発注作業は、サーバーにて設定された担当者に「自動振り分け」「自動送信」されるようになりました。担当者のいない受信ファクスは、「その他」のフォルダに自動で振り分けられます。以前のように担当者が一枚一枚振り分ける手間がなくなったうえ、誤送信もなくなり、受発注作業はよりスピーディになりました。

    また、ファクス複合機から出力する用紙の枚数は導入前と比べて約半分になり、書類の保管場所も必要なくなりました。処理が終わった書類は、電子データのまま会社全体の保管庫である「DocuShare」に入ります。「DocuShare」に保管された書類は、キーワードを打つだけで簡単に検索でき、閲覧の面でも便利になりました。(DocuShareとは、富士ゼロックス製の文書管理システムです)
  3. 使いこなすために工夫した点
    次々と送られてくる受信ファクスをより見つけやすくするため、フォルダツリーやフォルダカラーを上手に使い、細かく分類しています。一週間以上更新がないと黄色、一か月だとセピア色になる設定をし、進捗度合いにすぐ気づけるようにしました。

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ゴム製品の設計・加工メーカーの受注業務改善事例

  1. 問題点の発見
    大手自動車メーカーとの取引が多い某ゴム製品の設計・加工メーカー。顧客からは作業指示書や設計図面などの重要文書がファクスで送られてくるため、その迅速な対応が求められていました。

    しかし、工場長は外出も多く、受信したファクスをすぐに確認することができないこともあり、さらに受信自体の見落としにより顧客への対応が遅れるというケースが発生したことから、受信環境をもっと良くしたいと常に感じていたとのこと。そして、顧客からの問い合わせにもっと素早く対応したい、受信の見落としを防ぎたいという課題を抱えていました。
  2. 改善した点
    新しく書類管理のシステムを導入。このシステムのおかげで外出先からも資料を確認できるようになりました。特にメール通知機能があるので、受信があればすぐ気づくことができることから見落としもなくなり、顧客対応が素早くなったことに大満足。長年の課題が解決しました。
  3. 自社に合わせて工夫した点
    新しく導入した書類管理のシステムは操作が簡単なので、PC業務が苦手だったスタッフもすぐ使いこなせるようになりました。また、顧客先へ向かうときはiPadを持っていき、iPad画面から資料を見せることができるので、いちいち紙に印刷して持ち歩く必要がなくなりました。それらの手間やコストは、今ではさらなる顧客サービスに向けています。

生み出された時間をどう使うかが「業務効率化」の成否を分ける

「業務効率化」だけに気持ちが集中すると、残業時間の削減、スピードアップ、コスト削減だけが目標かのように感じてしまいがちです。しかし本来は、効率化で生み出された時間を商品開発や顧客サービスなどのクリエイティブな方面に投入し、会社全体の生産性を高めることが目標のはずです。

オフィスが快適になれば、社員は働く意欲が増し、仕事の質が上がります。また、新しいツールを活用することで、今までは考えもしなかったようなアイデアが浮かんだり、関係会社や協力会社とのつながりが活性化したりすることもあるでしょう。「業務効率化」は、本業におけるサービス向上をゴールに見据えることで、想定以上の成果が期待できるでしょう。

「業務効率化」は社員の意欲アップと顧客サービスのため。それが巡り巡って自社の利益として返ってくる。ぜひ、そのようなイメージを描いてスタートしてください。

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