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高齢化社会で急増中の要介護者。介護スタッフの負担を減らす間接業務の電子化とは

職場/企業

介護スタッフが多忙そうだったり、介護施設内が雑然としていたり、書類があふれていたり、事務処理や情報開示がスムーズでなかったりすると、要介護者をもつ家族は不安になる可能性があります。実際、引継ぎや打ち合わせ、事務処理などの間接的な業務が介護スタッフに負担になっているという研究結果もあります。介護スタッフから「忙しい」という言葉が聞かれたら、業務効率化について一度考えてみる機会かもしれません。今回は、間接業務の電子化についてご紹介しましょう。

介護に業務改革が必要な理由

介護の仕事というと人的リソースや個人のスキルに依存するところが大きく、仕組みや組織による力で業務の効率や効果を高めることは現実的には難しいと考える人が少なくありません。またその具体的な方法が、これまで提示されてこなかったこともあります。そこで、介護の分野においても仕組みやツールを使った業務改革が必要な理由を、以下に順を追って見てみましょう。

高齢化による要介護人口の増加

国立社会保障・人口問題研究所の平成29年の推計人口によると、2012年の80代以上の人口は7.0%だったのが、2017年には8.5%に上昇し、2022年には10%を超え、日本人の10人に1人が80歳以上の高齢者となります。厚生労働省から発表されている認知症有病率の推計値では2030年には65歳以上で20.8% 日本人65歳以上の5人に1人となることからも、要介護者人口は今後さらに増加していくと考えられています。

労働人口の減少や高い離職率による介護スタッフの不足

同様に国立社会保障・人口問題研究所の推計によると、20代から50代そして60代を含めても、労働に適した人口はその人口比で2017年の63.0%から2022年には60.5%に下がり、その後も下降を続ける予測になっています。一方で要介護者数の増加があることを考えると、介護スタッフはますます不足していくことが憂慮されます。

介護スタッフを多忙にする間接業務

介護の仕事は病院の看護師と同様に、要介護者の状況を把握し適切なケアをするために、スタッフ間の業務の引継ぎや状況の記録・報告といった間接業務が重要です。そして、その仕事量は少なくないといわれています。

介護の技術を学ぶには現場での経験が求められますが、経験が足りない部分は先輩スタッフから学ぶことになります。スキルの伝授はスタッフ間のコミュニケーション能力やモチベーションに支えられているところが大きいといわれます。したがって、介護記録などで多忙なためにその時間が取れない場合、スキル伝承が不十分な状況に陥ります。

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介護業務改革のための段取り

新人の介護スタッフのスキルの向上には一定の時間が必要であることから、業務の効率化が可能なところはできるだけ効率化を図っていく必要があります。今後の介護業務のあり方を考える場合、次の3つに留意するとよいでしょう。

  1. 経験の浅いスタッフでも活躍できる仕組みをつくる:
    誰もが即戦力になれるような仕組みが必要です。マニュアルやベテランと新人スタッフとの質疑応答集(FAQ)の作成、参観・勉強会、意見交換会のような誰でも参加でき情報が共有できるコミュニケーションスタイルの確立などが該当します。
  2. 引継ぎ・報告業務の負担低減する:
    引継ぎのためのミーティング等の時間を削減するにあたって、「正確な情報伝達」の方法を、ルール化やその見直し、有効なツールの導入なども含め検討しなければなりません。正確な情報により、介護者へのケアを均質化、充実化させることができ、スタッフの負担を軽減します。
  3. 要介護者に合わせた最適な介護プランの立案を容易にする:
    経験やナレッジの文書化などで共有を容易にすると、介護を実施するまでの準備時間や検討する時間を削減することが可能です。

間接業務を効率化

これらの第一歩として、まずは日常業務のなかでも引継ぎ書類の作成、ミーティングや介護日誌の報告などの間接業務について、しっかり見直してみましょう。これらの業務は重要ですが、その時間は利用者に接することができないうえ、時間的な負担はかなりの量になるため効率化は必須です。一般企業のオフィス業務でも、働き方改革でコア業務への集中度を高める施策が求められていますが、介護施設においても状況は同じでしょう。

例えば、次のような視点で見直してみてはいかがでしょうか。

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介護業務改革の手段としての電子化

例えば、ある要介護者の介護記録が手書きのファイルで記録室に保管されていたとしたら、過去の記録を参照するたびに記録室まで足を運ぶことになります。すると、ついつい億劫になり記憶に頼ってしまうかもしれません。しかし、手書きの記録をスキャナーで読み込み、電子ファイルとして残したらどうでしょう。モバイル端末があれば、施設内や訪問介護先など、どこからでも参照できるようになるので便利です。

スタッフ間のナレッジ共有は人材育成に有効

これをさらに一歩進めれば、次のようなナレッジの共有が可能になります。

記録やデータに基づいた最適なケアプランにも

デジタルデータで保管することで、常に記録を振り返って業務を見直したり、業務の繁忙期の予測をしたりするのに役立ちます。ベテランスタッフの行動やケアとその入所者の変化などの記録を分析すれば、さらに価値あるナレッジや最適なケアプランが生まれる可能性もあります。また、記録に基づいた正確な情報を要介護者の家族へ伝えられるので、安心感をもたれるでしょう。

IT化や電子化というと、経理など事務の仕事のためのものと思われがちですが、連絡や報告、記録が重要な介護の業務でも、間接的な業務を電子化することで効率化や正確さを高められるので、かなり有用であることがわかると思います。

介護業務電子化による効率化の実際

このように、介護業務で必要な書類を電子化することには大きなメリットがあります。現在介護の現場ではまだ、手書きの報告書や口頭による伝達、メモによる記録や電話・ファクスを使った連絡が日常的に行われていることが多いでしょう。しかし例えば、業務の記録や伝達事項を介護施設の本部や他のスタッフにファクスしていたものを、スキャニングして電子化しただけで業務の効率化が果たせた事例もあります。

手書きまでは同じ作業ですが、ファクスの送信とスキャニングはほとんど同じ手順です。ここから先をファクスという「紙→紙」にするか「紙→デジタル」にしてメールにするかで、その後の共有や情報の蓄積と管理そして分析などの作業で大きな違いが生じることになります。

忙しいからこそ間接業務の改善を

電子化やIT化というと大規模なシステムを導入し、スタッフ用のパソコンを取りそろえるというイメージがあります。パソコンのようなIT機器と一見関係が薄そうな介護の現場ですが、事務作業を電子化しノートパソコンやスマートフォンを活用することで、本来のコア業務にプラス効果が生まれます。

小さな作業も積み重なると大きな負担になります。そこを電子化でどう軽減させるかが大切であり、同時に情報をうまく活用し、スタッフ全員のスキルアップに取り組むことが次のステップといえるでしょう。

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