情シスの「働き方改革」社内問い合わせを無くすには?

アウトソーシング

アウトソーシング

日本の企業には「働き方改革」の波が押し寄せており、社内外から厳しい視線が注がれています。

そのような情勢のなか、情報システム部門(情シス)の担当者は、各社員のPCとネットワークの管理などで「働き方改革」に重要な役割を担っています。

その一方で、肝心の情シス担当者自身の「働き方改革」は、まだ進んでいないのが現状です。
どういう対策を施せば、情シス担当者の「働き方改革」を進めることができるのか、考えてみましょう。

なぜ情シスの「働き方改革」が進まない?

情シスは、社内の「働き方改革」に大きな役割を果たす部門です。

社内インフラの整備やPC、情報端末の管理など「働き方改革」を実施する傍らビジネスを円滑に推進するためのサポート役です。
さらに、在宅勤務などに対応するための環境づくりという面でも情シスに求められる役割は大きくなっています。

しかし、その情シス部門自体の働き方改革はどうかと言うと、遅れているのが現状です。
その理由としては、以下のことが考えられます。

  • 社員の情報インフラに関する知識の低さ

特に中小企業において、社員の情報インフラに関する知識の低さは「働き方改革」を進めるうえで大きな障壁となっています。

具体的には、「PC活用に必要な知識の不足」「情報共有がなされない事による連携の遅れ」などが挙げられます。
情報インフラに関する知識の低さを補うのも情シスの役目ですが、こうした社員のフォローに追われているのが現状です。

  • ネットワークの煩雑さ、それによる問い合わせの増加

部署単位で行ってきた情報端末やネットワークの入れ替えなどが、社内ネットワークのスムーズな接続・情報共有を煩雑にしているという企業は多いのです。

社内ネットワークを一元化する業務を担うのが情シス担当です。
そうしたネットワーク構築のために通常業務以外の作業が増え、これが情シス担当者の働き方改革を遅らせている要因ともなっています。

そして、社内の情報インフラに関する知識が低い現状では、業務時間内にネットワーク関連の問い合わせが増加し、情シス担当者の時間をさらに奪っているのです。

  • 情シスの人的リソースの不十分さ

社内ネットワークを一元化するには、イントラネット等の社内のインフラを整備しなければなりません。相当の時間とリソースが必要となります。

しかし、中小企業では特に、非生産部門への人員拡充を行う余裕がないことが多く、なかなか情シス部門への人員補充を行うのが難しいのです。
結局、少ない人員で社内インフラを整備することになり、長時間かつ膨大な業務を強いられてしまいます。

PCトラブルの問い合わせを少なくする

情シス部門の業務で大きなウエイトを占めるのが、社員によるPCやネットワークトラブルの問い合わせ対応です。

中小企業では、情シスの人員が少ないために、社員すべてのサポート依頼がその情シス担当に集中してしまいます。

すべてのトラブルに対応していると、自身の業務にすべてのリソースを割くことができなくなります。
このような場合には、どういった対策が有効でしょうか。

まずは、PCや関連するデバイス、ネットワークトラブルなどの問い合わせや相談への対応をアウトソーシング化することを検討してみましょう。

例えば
富士ゼロックスでは「ITあんしんサービスパックIII」というIT環境の運用支援サービスをご提供しています。
「ネットワーク接続できない」「プリンターが使えなくなった」といったIT機器周辺のトラブルや「ソフトの使い方がわからない」といったPC操作などの困ったことに関して、3つのサポートでトラブルを解決します。

  • PCのトラブルや操作に関して

「リモート&オンサイト」でPCサポートをご提供します。
電話やリモート支援だけでなく、エンジニアが実際に訪問して、トラブルを解決します。

  • PCのセキュリティー管理に関して

「情報漏えい対策」として、私物のUSBメモリーの利用や業務外のソフトウェアの起動を制御します。
また、Windowsの自動更新制御やパスワードポリシー制御なども簡単に行うことができます。

  • ICT環境の管理に関して

専用の管理サイトにアクセスすることで、社内のどのPCにどのようなソフトウェアがインストールされているかといった管理情報を、簡単に確認することができます。

社内イントラの活用で問い合わせゼロへ

情シス部門への問い合わせは、意外と重複するものが多いという実感はありませんか。
内線による問い合わせをゼロにするためには、社内で閲覧、情報共有可能なポータルなどを構築・整備して活用することです。

これにより、社員自身で解決可能なPCおよびネットワークトラブルを解決できるよう啓発していくという対処方法をとってみましょう。
具体的には、問い合わせが多い質問に関して、メールマガジンの発行やFAQの作成を行い、問い合わせ状況の「見える化」を実現することで、内線による問い合わせを大きく減らしましょう。

リモートによるPCトラブル解決

PCやネットワークトラブルを情シスがわざわざデスクまで行って解決するといった無駄を省くことが、情シスの「働き方改革」には必要となります。

ビジネスチャットなどを活用し、PCのセットアップからトラブルシューティングまでをリモートで解決するといったシステムが必要でしょう。

管理職の「働き方改革」に対する意識改革

情シス担当の業務として、社内のネットワーク整備等、いわゆる「IT改革」推進が命題となっていることでしょう。

経営者は世の中の変化に対して敏感に反応し、常に変革の意識を持っているものです。
働き方改革の流れに関しても同様で、そのための社内IT改革をトップダウンで指示します。

ところが、中間管理職は現状把握が遅れているため問題意識が欠落しているケースが多いのです。
現在の業務の進め方に疑問を持たないため問題意識が低いと考えられ、この層の意識改革を進めない限り、社内の働き方改革は進まないでしょう。

情シスとしての具体的な働きかけには、社内文書のペーパーレス化や、社内の情報ポータルサイト活用で無駄なミーティングを減らすよう提案を行うことなどがあります。

情報システムの働き方改革推進

中小企業こそ進めやすい「働き方改革」

社員数が限られている中小企業こそ、実は情シス主導による企業全体の「働き方改革」が進めやすいのです。

重要なことは、PCやネットワーク等のIT情報に疎い管理職社員の意識改革です。
社内ネットワークやイントラを活用することで業務の無駄を省くことができ、しかも作業効率を高めることができることを啓発することこそ急務です。

こうした社員の働き方改革が進めば、残業を減らすことができ、情シス担当の業務負担も少なくなるはずです。
企業にとって真の「働き方改革」こそ、実は情シスにとっての働き方改革への近道となることを覚えておきましょう。

関連記事

社員30名以下の企業が考えるべきIT業務効率化とは?

社員が30名以下の規模の場合には、ITに関して専門の社員をおいていないことがあります。
その場合に、PCのトラブルは非常にやっかいでしょう。

詳しく見る