働き方改革の成功はモバイル端末の管理にあり!

仕事/効率

トップダウンで「働き方改革」を進めるように情報システム(以下、情シス)担当者へ指示を出している企業は多いでしょう。あなたの会社でも、社内インフラの整備など作業効率化による「働き方改革」を推進する流れがあるかもしれません。

もちろん、こうした情シス部門での「働き方改革」に向けた整備により、社員の負担を減らすことができるのは言うまでもありませんが、リスクもそれなりに存在します。特にネットワーク管理者にとっては、管理端末が増えればセキュリティなどのケアに負担がかかってきます。そこで社内の「働き方改革」を進めるうえで、今後重要なかぎとなるのがモバイル端末の管理なのです。

モバイル端末の活用による「働き方改革」

最近では、大企業を中心にモバイル端末を活用した働き方改革が進められています。ただ、新たにモバイル端末を業務に導入する企業の急激な増加は一段落しており、現在は緩やかな増加に転じているようです。これは各企業で、すでにモバイル端末を業務に導入するかどうかの検討が終了したためだと見られています。

つまり、モバイル端末の業務導入を果たしている企業と、モバイル端末を業務に使わない企業という二極分化が形成されている状態ということになります。ただし、モバイル端末を業務に導入したからといって、すべての企業が活用に成功しているというわけではありません。

例えば、外出中の社員がモバイル端末によって社用メールを外から利用できるようになったとしても、それで業務効率化が達成できるわけではありません。使用するグループウェアによっては、モバイル端末で外出先から自分のデスクトップPCを遠隔操作し、業務に活用することが可能ですが、そのためには社員にスキルが必要なのです。

業務でモバイル端末を活用するためには、社内インフラの整備と社員の意識改革が不可欠であり、これらをクリアすることではじめてモバイル端末を利用した働き方改革が進められるのです。

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ネットワーク管理者の負担が増加している

モバイル端末を業務に導入するということは、すなわち社員にセキュリティのケアが必要な端末を新たに貸与することにほかなりません。しかし、すべての社員がネットワークセキュリティに精通しているとは限りません。

外部からの攻撃に対するセキュリティ対策だけではなく、タブレット端末をなくしてしまったなどの人的ミスなども考慮しなければなりません。「はたして、そこまで情シス担当者の責任の範ちゅうなのか」という疑問もあるかもしれませんが、ネットワーク管理者としてさまざまなケースを想定しておかなければならないのは事実でしょう。

このように、モバイル端末を業務に導入する際、社内ネットワークのセキュリティに関する情シス担当者の負担が増加します。これは中小企業の情シス担当者だけの問題ではありません。これまで社内のグループウェアとしてLotus「Notes」を利用していた多くの大企業は、モバイル端末の普及と業務利用への転用に際し、「Notes」の老朽化による問題(主にセキュリティ面において)でネットワーク管理を担当する情シスの頭を悩ませています。そして実際に、発生した問題に対処する作業量が増えてきています。

こうしたモバイル端末の管理について、情シス担当者の負担を軽減できるサービスが富士ゼロックスから提供されています。「モバイルあんしんマネジメントサービスII」は、企業のモバイル端末環境をサポート。主に3つの安心ポイントでお客様のモバイル端末環境を守ります。

大企業ほど「Office 365」へ移行している?

「Notes」はオンプレミス(サーバーおよびソフトウェアなどの情報システムを企業の設備内に設置・運用)での利用が基本となっており、サーバーの調達や初期導入コストが非常に高いため、中小企業では導入しづらくなっていましたが、大企業では、前述のように社内インフラのグループウェアとして「Notes」を導入している企業が多くありました。

しかし、グループ企業単位でクライアント・サーバーが必要となる「Notes」のクローズドな特性により、各企業内で情報共有が閉じてしまう状況を作り出され、特にグループ企業を複数有する精通にとっては、グループ内での連携が阻害されていく傾向にありました。そこに、モバイル端末の機能進化と普及が重なったのです。

大企業は現在、よりオープンでスピード感のある情報環境の構築を求め、クラウド型のマイクロソフト「Office 365」への移行を進めています。メリットとして、クラウド型であるがゆえに常に最新バージョンが維持でき、自社のデータはマイクロソフトが国内で運用しているデータセンターで厳重に管理されるため、セキュリティ性が高められるなどの点が挙げられます。なお、「Office 365」の恩恵は大企業だけが享受できるのではなく、ユーザーごとに最大15台まで端末をインストールできるため、「Office 365」は中小企業も導入しやすくなっています。

「Office 365」導入による情シスの省力化

クラウド型の「Office 365」を導入することで、メールサーバーやファイル共有などに関して大きな改善が図られることになります。これにより、サーバーダウンや社内ネットワークトラブルなどによって業務が停止するといったシステムトラブルが大幅に減少し、情シス担当者の負担は少なくなります。これまでグループウェアを活用していなかった中小企業でも、働き方改革の推進のために「Office 365」導入は急務と言ってもいいでしょう。

なお、富士ゼロックスでは「Offise 365」サービスに加え、「ヘルプデスクによるサポート」「請求書発行」「月額自動更新」等を提供するクラウドサービス「オフィスあんしん オンラインオフィススイート(マイクロソフト Office 365)」を提供しています。月額料金でWordやExcelといった最新版のOfficeが利用可能で、1ユーザーにつきPC5台、タブレットやスマートフォンを含めると最大15台まで利用できます。

さらに、大容量1TBのオンラインストレージ「OneDrive for Business」がついているので、OfficeファイルをOneDriveに保存しておくことで、データを持ち歩かなくても、いつでもどこからでもOneDriveにアクセスしてOfficeファイルを参照・編集することができます。

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チャットの活用で社内コミュニケーションの向上も

現在も、企業における社内コミュニケーションの一般的なツールは内線電話です。しかし、ご存知のように電話でできるのは音声による通話のみ。音声に加えて、テキスト情報や画像などのファイル送信も同時に行えるチャットアプリの利便性が注目されています。「Office 365」導入によって、社内インフラの整備を進めるなら、合わせて通話ツールとしてチャットアプリの「Skype for Business Online」導入を検討してみてはいかがでしょうか。

「Skype for Business Online」なら、連絡の通話だけでなく、複数名のチャット会議なども簡単な操作で行うことが可能です。しかも、モバイル端末にもインストール可能なので、外出先から無料で通話もできるためコスト削減に貢献できます。チャットツールは、今後入社する若い世代が抵抗なく利用していることもあり、むしろ今から移行を進めておく必要があるかもしれません。

働き方改革のキーワードはモバイル端末の管理

今後、ますます業務にモバイル端末を活用する企業は増えてきます。それにともない、情シス担当者はモバイル端末および社内ネットワークの管理による負担が増加します。こうした管理が容易で、しかも情報共有などがスムーズな「Office 365」を導入することで、情シスの大幅な負担軽減が期待できます。

なお、富士ゼロックス「オフィスあんしん オンラインオフィススイート(マイクロソフト Office 365)」を購入すれば、ワンストップサービスを受けることができ、しかも同社の「働き方改革」ノウハウを知ることができるため、あなたの会社が進める「働き方改革」に大きなメリットとなることは間違いありません。

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