競争力強化に業務プロセスのデジタル化が必須!

業務プロセス改善

業務プロセス改善

「FAXによる紙文書でやり取りしている」「決裁書類は上長の押印が並ぶ」「契約書のコピーを営業部が手元に保管している」など、これがあたり前の会社は将来が危ぶまれます。

Webマーケティングを実践している企業でさえも、社内業務のデジタル化は後回しになっていることが少なくありません。

業務の基盤がアナログ運営では、将来のAI化やRPA化などのデジタル化で先行している企業に後れをとる懸念があります。

今からできる即効性の高いデジタル化についてご紹介しましょう。

当たり前な業務を改革するだけで大きな恩恵が

なんの疑問もなく行っている日常的な業務こそ、振り返ってみる必要があります。

当たり前の業務に隠されたデメリット

「業務報告書の作成」「朝礼」「会議や小規模なミーティング」「契約書の作成と保管」「書類審査が必要な稟議」などこれらはどの会社でも当たり前のように実施されています。

よくある会社業務ですが、問題はその実施方法にあります。
企業の考え方や方針によってコストとリスクに大きな違いが生じます。

以下の点について注視してみましょう。

  • 見えるコスト:会議室等の維持コスト、紙の保管スペースやコピー等作成のコスト。
  • 見えないコスト:会議出席者の時間・スケジュール調整、稟議者不在による決裁遅れ。
  • リスク:紙の書類のやり取りと保管による紛失や毀損、行方不明の状態。

なぜ当たり前の業務に限って改革が進まないのか

大きな理由のひとつは改革を進めずとも問題なく業務を進行する事ができるからです。
つまり、コストやリスクを放置した状態でも現状に支障は起きないのです。
いくつかの要因を考えると、次のようなことが改革の妨げになっていると指摘できます。

  • 見直す優先順位が低いという認識が経営層から社員にまで浸透している。
  • 総務部や経理部門など間接部門の主導によるルールの厳格化、固定化。
  • それらのコストやリスクを見ない、測定できない。

アナログな業務を放置することで競争力が減退

少し視点を変えて、世の中の動きとして見てみましょう。
一般的に使われるCEO(最高経営責任者)に対して、CDO(最高デジタル責任者)という役職があります。

CDOについて調査した結果をご紹介します。

世界でもデジタル化の遅れが懸念される日本企業

CDOの役目は企業内のIT化だけでなく、顧客との関係やパートナー企業との連携までを含めてのデジタル化を推進し、企業の競争力を高めることです。

世界的な監査法人のPwC(プライスウォーターハウスクーパース)による2016年の調査を見ると、CDOを設置する企業は全世界の平均で2015年の6%から19%に上昇しています。

日本の設置率は7%で北米の23%に遠く及ばず、アジアの国ではオーストラリアやインド、マレーシア、タイを下回る結果となりました。

同調査では「働き方におけるデジタル化の目的」に対する回答のトップが「従業員の生産性向上(80%)」となっています。

具体的な取り組みの上位3つとして「手作業の自動化」(63%)、「業務プロセスの明確化・削減」(57%)、「ファイル共有システムの活用」(57%<いずれも複数回答>)を挙げています。(Strategy&CDO調査・日本2016年11月)

企業内だけでなく、協力会社や顧客との連携をデジタル化によって拡大していかなくてはいけないのが日本企業の現状なのです。

大手企業に比べ中堅中小企業は一般的にデジタル化の進展が遅いと言われています。
世界企業や大手企業との差が広がらないように考えを改める必要があるのではないでしょうか。

経営者の方針次第で明暗が分かれる

例えば海外との競争がない会社でも「国内のライバルがデジタル化を先行させる」事によって競争力を失う事になります。

先のPwCの報告書では経営層を中心にトップダウンでデジタル化を推進し、情報システム部門や担当者はその参謀役になる事が重要と言えそうです。

今や情報システム部門は依頼されたシステムを構築するだけでなく「デジタル化による競争力の強化」という経営やビジネスに関わる大きな役目を担うようになりました。

業務プロセスをデジタル化するメリットと具体例

デジタル化はどこから手をつければよいのでしょうか。

すぐにでも取り組める「営業効果やコスト削減」「ビジネスのスピードアップ」の2つを改善した事例を3つご紹介します。

顧客情報の共有(名刺管理システムの活用)

ダイレクトメールを送る際に「各部署から名刺のコピーを集めたり」「収集した名刺をエクセルに入力して関連部署に配布したり」フォロー担当を決めるということが日常的に行われています。

このプロセスはスキャニングやOCR(光学文字認識)を活用する事で簡単にデジタル化する事が可能です。
名刺情報の入力をデジタル処理し、データベースに保存するだけで、アフターフォローが容易になります。

さらにCRM(顧客情報の管理システム)やSFA(営業支援システム)と連携させれば、顧客情報をさらに高いレベルで共有する事ができます。

活動履歴やターゲット分析などへ発展させる事も可能で、スマートフォンでの名刺登録や、検索もできます。外出先で訪問先の検索や選択、接触情報にもとづく適切な営業やサービスを可能にします。

例えば、行った先でアポイントがキャンセルされて時間が余ってしまった場合など、新しい営業先を探せたり対応策の立案ができたりします。

このように名刺情報のデジタル化に取り組むだけでも営業的な可能性が広がります。

注記
名刺情報を社内で共有して有効に活用できるソリューションはこちらです。
→ 名刺管理サービス(SkyDesk Cards R)

文書の電子化

顧客ごとにサービスや商品を提供する必要があります。
しかし、その取引先が他部署の管轄となると、見積書や契約書、サービス対応の記録等を取得するというのは大変な手間になります。

これが実験データや設計書面、特許に関する情報など膨大な書類を管理しなければならない技術部門ともなると、しっかり管理しておかないと相当な時間的ロスになります。 そうなると、開発速度にも影響しかねません。

解決にはそれらの紙書類を電子化し、一元管理する方法が有効です。 検索と共有の確実化、スピード化が図れるばかりでなく、紙の保管コスト、プリントアウトコストなどの削減も期待できます。

注記:新発売DocuWorks9情報はこちらです。

稟議の電子化

「急ぎの決裁で決裁者が不在」「どこまで承認されているのかわからない」といった事でやきもきした経験はありませんか?
ワークフローソフトを使った電子上の稟議なら、決裁者の外出先での承認や、決裁の進捗把握など、速く確実な決裁プロセスを実現できます。

意思の決定やビジネス展開のスピードアップを図れるだけではなく、稟議書類を作成する手間や資料のコピー代、用紙代の削減効果も期待できます。

「電子も髪もファックスも」シームレスに、スピーディーに! 報告・申告業務の作業効率が向上できます。

請書や報告書などの書類を電子化し、社内の申請・報告業務を効率化実現はこちらです
働き方改革の第一歩は、書類のデータ化から

日常業務のデジタル化はさらなる恩恵がある

日常業務のデジタル化で効率化、省力化、スピード化を図った先には、AIやRPA等による自動化などがあります。

アナログのままの保管や運用では、AIに読み込むこともRPA上で走らせることもできません。
業務プロセスがデジタル化されているほうが、AI化などへの移行も容易です。
そしてもうひとつ、データ化しておけばバックアップ管理が容易になり、その結果BCP(事業継続性)の実現を確実にします。

今、実施しないデジタル化は将来もデジタル化されない可能性が高いかもしれません。
結果としてデジタル化を進めた会社とそれが遅れてしまった会社では、将来に何らかの差となって表れてこないとも限りません。

名刺情報や社内稟議・申請の電子化など、今できる身近な業務のデジタル化から着手することが、業務プロセス改革の第一歩となるのです。

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