個人の努力に頼らない生産性向上を!

仕事/効率

企業にとって社員間の情報共有は業務に必要不可欠なことです。これまでは情報共有を紙に頼っていたため、紙書類の保管や分類、検索等に労力が必要となり、勤務の長時間化や作業負担の増大につながっていました。こうした旧態の業務システムという枠組みにおいては、「個人の努力」で改善が求められていましたが、これでは部分的な改善が達成されるに過ぎず、企業全体の改善にはつながりません。

ところが近年、情報システムの進展により、「会社の仕組み」を変えることで生産性を向上させ、業務の停滞を改善できるようになりました。情シスとしては「会社の仕組み」をどのように変えていけばいいのでしょうか。

「働き方改革」を阻害するシステム変化への反発

企業における「働き方改革」が叫ばれるようになり、さまざまな取り組みが行われるようになりました。PCで作成した社内文書をプリンターで印刷し、確認後に印鑑を押して管理職のデスクまで提出し、その管理職もまた印鑑を押して歩いて上長へ提出といった従来型の業務について、ITを活用して時短・省力化を目指すことなどが可能になります。

その一方で、従来型の業務システムに固執する社員がいることも明らかになっています。働き方改革のためにITを活用するという流れに対して「現行の仕事のやり方で問題ない。システムを変えることには反対」という声を上げる人が少なからずいるのです。長らく従来型システムで仕事をしてきた社員にとっては、システムの変化を一朝一夕に受け入れることが難しい場合もあるようです。

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しかし、システム変化への反発が、働き方改革の推進に大きな障壁となっていることは事実です。こうした社員の意識改革には、時間をかけて問題点を指摘し、代替システムの利便性や省力化を理解させる必要があります。

かつて「社内便」という業務が存在し、各部署間の申し送り事項の書類を封筒に入れ、部署間を歩いて手渡す社員がいました。今となっては、このような業務が存在したこと自体、想像もつかないことかもしれません。しかし、社内便と同様の、後世からみると驚くような非効率な作業を現在行っている可能性があることを、社内全体で認識してもらいましょう。

社員個人の努力だけでは実現しない「働き方改革」

いわゆる「紙に頼った」従来型の仕事のやり方では、業務を担当する社員個人のマンパワーが業務時間の短縮などに直結していました。簡単に言えば、自分のがんばりだけで仕事が早く終わったということです。しかし、働き方改革で社内全体の業務効率化が求められるため、こうした個人のがんばりよりも会社全体のシステムとして設計が必要となります。極論かもしれませんが、社内の業務システムをITによって効率化すると、社員1人ひとりががんばらなくても業務自体は円滑に回るようになるということです。

そのためには、IT化を進めると結果的に省力化でき、残業時間を大きく減らす本来的な働き方改革につながるということを、社内全体に対して丁寧に理解させることが、情報システム部門や情報システム担当者が担うべき大きな役割となるでしょう。

社内情報を共有できるポータルサイトを活用する

現在でも多くの企業で紙が業務の主体であることは事実です。社内の業務システム改善の第一歩として、社内情報を共有するためのポータルサイト活用を考えましょう。社員同士の連絡やデータ等の情報共有、オンラインミーティングの実現および議事録の共有などが可能になります。

こうしたポータルサイトの構築による業務効率化のためには、企業内でグループウェアを導入するのが一番の近道です。現在のところ、マイクロソフト「Office 365」の活用を進めるのが一般的になりつつあります。社員にスマートフォンやタブレットなど情報端末を配布して業務に活用している企業が増えてきていますが、マイクロソフト「Office 365」なら、こういった情報端末を一元管理でき、なおかつ社員も外出先からリモートでデスクPCのWindowsを操作することで基幹システムから決裁等ができるようになります。

業務に使用するPCのOSがWindowsメインであれば、非常に有効なシステムと言えるでしょう。ただし、この「Office 365」はクラウドを利用したシステムであるため、閉じられたコミュニティでの活用がメインの従来型の社内イントラに比べてセキュリティ面での不安を感じる方もいるようです。

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セキュリティ面も考慮して社内SNSの構築を

現在、社員同士の連絡や議事録の共有などを電子メールに頼っている企業は少なくありません。しかし、昨今はフィッシングサイト誘導などの迷惑メールが増加しており、誤ってクリックすると端末内に保存されている情報が流出してしまうといったセキュリティ面のトラブルも多発しています。

暗号化やパスワードの設定といった対策はありますが、使う側の手間が増えるため、完全に浸透させるためには時間がかかることもあります。また、社内・社外双方の連絡を電子メールで行うことで、やり取りの量が増えるため、見落としや誤って削除してしまうなどの人的ミスも起こりやすいのです。

こうした問題を解決するためにも、社内のポータルサイトを活用して社員間のコミュニケーションを行う企業も増えてきました。某時計メーカーでは、業務上の連絡事項やデータの共有を社内イントラ上に設置したSNSで行うようにシステムを変えたところ、約7割もの電子メールの削減が可能でした。

特に「あえてメールという形で読まなければならないほどの内容ではないメール」や「返信する必要のないメール」などを激減させることができるので、業務効率化が目に見える形で向上しました。ここで重要なのは、社内SNSを従来の電子メールのように「あえてメールで読まなければならないほどの内容ではない」やり取りといった、いわゆる社員間の親密なコミュニケーションを取るための場という位置付けにしておくということです。

社外にも転用可能なシステムづくり

社内イントラの活用や「Office 365」による情報共有によって、社内における業務効率を向上させることが可能となっても、取引先など社外相手との業務に関してはその限りではありません。例えば、営業の社員が商談で取引先に赴き、実際に交渉が成立したとします。しかし、その社員が決裁権を持っていなかったらどうでしょう。その場で契約を成立させることができず、いったん社内に持ち帰って決裁を受けて改めて取引先を訪れなければならなくなります。

つまり、業務効率化の効果を最大限に引き出すためには、社外にも転用可能なシステムづくりが重要なのです。富士ゼロックスの「オフィスあんしん オンラインオフィススイート(マイクロソフト Office 365)」なら、グループウェアやメール、Web会議や在席確認など、さまざまな使い勝手のよい機能がそろっているマイクロソフトのクラウドサービス「Office 365」に、富士ゼロックスのソリューション等をワンストップサービスでの提供が可能であり、月額サービスにも対応しています。さらに、富士ゼロックスおよび関連会社の約5万人が利用している「Office 365」の効率的な活用方法、自社言行一致ノウハウのご提供が可能です。

働き方改革の成功はシステム改革が不可欠

社内の業務システムを大きく変えることは、情シス側からの働きかけがないと始まりません。しかし、現在は「働き方改革」推進の流れがあるので、この流れを利用して徹底した業務効率化と生産性向上をアピールしていきましょう。それが、会社の利益になるだけでなく、情シス担当者自身の「働き方改革」にもつながっていくのです。

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