朝礼・日報・報連相はもう古い?ICTを使ったデジタル活用

クラウド活用

「朝礼でスピーチをする」「日報を書いて押印をもらう」「報告・連絡・相談を欠かさないようにする」そんな職場は「もう古い」と呼ばれるかもしれません。

実は、電子メールすら時代についていけなくなっているのです。
これからのICTツールを使ったコミュニケーションについて考えてみましょう。

電子メールは、なぜもう古い?

電子メールは1通の手紙を同時に複数へ送ることができ、文書ファイルや写真など添付することができます。
送ればすぐに相手へ届き、その返信も相手が返せば即座に受けることができます。

いまや日常の業務や生活に欠かせないコミュニケーションツールとなりました。
固定電話はもちろん、携帯電話ですら通話をする機会は大きく減ったのではないでしょうか。
それだけ依存度の高くなった電子メールですが、なぜ「もう古い」のでしょう。

連絡の手間はできるだけ少なく

通常仕事で使われている電子メールは、既読したら返信しなければなりません。
仕事を指示する立場の人は部下から確認のメールを数多く受け、それを開封していきます。

重要な通達で返信が遅れていれば、リマインドをしなければならない場合もあります。
そのため、電子メールで指令を受けた側は、たとえ移動中であっても早めに返信するように心掛けます。

実はこのやりとりが無駄なのです。

ファイル送信、漏えいリスク、バージョン管理の煩雑さ

社員同士、あるいはパートナー企業と共同でひとつの仕事に関わる場合、連絡事項や関連する文書が電子メールでやり取りされることになります。
機密文書も必然的に多くなり、暗号化や誤送信予防のためのメールアドレスの確認が何度も行われます。
複数のプロジェクトが同時進行していると、送り先の確認には相当に気を使わなければなりません。

また、共同でひとつの企画書や仕様書を作成する工程で、いつ、だれが手を加えたのかファイル名に記録を残したり、文書の一部に改編の記録を残したり手間が必要になります。

それでもうっかり二重作業をしたり、誤って加筆したり、ファイルを削除してしまったりすることもあります。
当たり前のように行われているこれらの作業やルールが、やはり生産性の大きな妨げになっているのです。

電子メール以外にも企業内の改善すべきコミュニケーションがいくつかありますので、もう少しその例を見てみましょう。

朝礼、報連相、会議、日報の効果って?

政府もワークライフバランスの見直しのためのテレワークを推奨しています。

通勤時間や移動時間の有効活用がその目的のひとつですが、そのような時代に朝礼というものの存在意義を改めて考えるべきではないでしょうか。

朝礼のみならず、自宅から客先等への「直行」やその帰りに当たる「直帰」を事前申請制にしたり、原則禁止にしたりするなど、これらはテレワークとは逆行する発想です。

「報連相(報告・連絡・相談)」も、報告や相談の相手が不在や多忙な場合、思うようにコミュニケーションが取れないことがあります。 その弊害として、問題発覚の遅延や隠ぺいが発生しないとも限りません。

社内会議にしても、スケジュール調整・場所の確保などに手間取りなかなか開催されない事もあります。会議そのものが形骸化してしまっているケースもありえます。 必要な目的やタイミングで適切なディスカッションが行われなければ会議の意味がありません。

そして日報についても、社員の業務進捗の管理、業務への参加意識を根付かせる効果があります。しかし、日報の作成者と管理者に、非生産的な時間を強いているとも言えます。

その結果、当たりさわりのない報告に終始しがちになり、形骸化した日報はビジネス上の無駄となります。

稟議書は指定書式があって、添付資料は多いほどいい?

コスト削減を考える場合、稟議を厳格にするという方法があります。
必要な書類を指定し、複数の決裁者の目を通すようにすれば、無駄や重複した出費を防げます。

しかし、その反面、稟議用の文書の作成や必要資料のコピー・プリントが増えることになります。
決裁者が多くなれば当然時間もかかり、関係者の不在や回覧忘れなどで決裁の進行が遅れやすくなります。

さらに紛失や漏えいなどのリスクも高まると言えるでしょう。

それぞれの解決策について考える

それでは解決策について考えてみましょう。 ポイントをシンプルに絞ると次の2つになります。

  • 常にリアルタイムに業務の進捗をウォッチできるようにする。
  • 常にリアルタイムに関係者が業務の共有(情報の共有だけではなく)できるようにする。

電子メールの利用や、その上でやり取りされる文書ファイルの交換が非効率であるのは、この2つが実現できない環境にあることが大きな原因です。

SNSやビジネスチャット、文書管理システムの活用が改善の鍵

日常のコミュニケーションに使われるSNSには通常、「既読」という相手が見たかどうかがわかる機能があります。
返信メールがなくても情報の展開状況が把握可能です。

また、部下からプロジェクト上の重要な質問があり、その情報を関係者で共有したいとき、電子メールではその回答をFAQとして関係者全員に送信するなどが行われています。
これがビジネスチャットならば、最初の質問から回答のやり取りを参加者全員が共有しているので、あらためて周知する必要がなくなります。
1日の活動をリーダーや上司がチャット上で随時把握できれば、業務後の日報等の報告も不要になるでしょう。

ひとつの文書を複数で仕上げるケースでは、文書管理システムなどで文書ファイルを共有し、オリジナル文書をベースに共同で改編していく方法があります。

例えば、社内マニュアルには「人事部、法務部、サービス部、製造部など」多くの部署から、頻繁に新しい情報やルールを追加されるものがあります。
そいうった場合、一つのオリジナルファイルを共有して改編できれば、早く確実に全社員へ情報を伝えられるでしょう。

ワークフローによる稟議、Web会議システムの導入で意思決定を迅速化!

朝礼・日報・報連?…差がつくデジタルツールの活用

  • 稟議書の問題を解決するには

稟議の厳格化からくる決裁の遅れ、会議にかかる見えないコストと形骸化についての解決もデジタル化が鍵となります。

稟議の場合はペーパーレス化とワーフクローソフトの利用が重要です。
申請者から決裁者までがデジタルで結ばれることで、稟議書類がどの決裁の段階にあるのか、承認の状況などを申請者は常時把握できます。
一方で決裁者も決裁を忘れることがなくなり、モバイル機器があれば出先でも決裁できます。

さらにプリントなどの無駄なコストが減り、根回しのうまい人の稟議が優先されるなどの不公平感も是正されることになるでしょう。

  • 会議の問題を解決するには

離れた支店や営業所があると、会議のための移動時間と費用もばかになりません。
普段は使わない会議室を借りるコストもあります。

なによりも参加者のスケジュール調整に時間を取られることで、重要な情報の共有や意思決定が遅れることが問題です。

その解決にはビデオカメラ等を使ったテレビ会議システムや、小規模ならば、参加者が自分のデスクや出先からでも参加できるWeb会議システムなどが有効です。

Web会議システムは、問題が発生したらすぐに行え会議室の時間制限などにとらわれず、結論が出るまでディスカッションすることが可能です。
プロジェクトやチーム単位での情報共有、問題解決のスピードアップが図れることになります。

デジタル化による情報の流通と共有がポイント

時間や場所という物理的な壁を越え、情報のリアルタイムな共有やいつでも参加できるデジタル上の拠点を作ることが、これからの社内コミュニケーションには重要です。

定期的な連絡や報告会などの対面時間を少なくし、それらに関わる無駄なルールや慣習などの障害も取り除けます。

その意味でも、組織やビジネスコミュニケーションのあり方を再考する必要があります。
無駄な会議の洗い出し、日報や朝礼の廃止、社内書類の電子化なども検討し、低コストで機動力のあるビジネス環境を実現することが大切です。

関連ソリューションで課題解決

オフィスあんしん オンラインオフィススィート概要資料

「働き方改革」を通じた業務改善を実践するため、社内に導入した「Office365」。
ゼロックスの経験とサポートをプラスした「オフィスあんしんオンラインオフィススィート」を分かりやすくまとめています。

詳しく見る

関連記事

個人の努力に頼らない生産性向上にはシステムのIT化が必要不可欠!

企業にとって社員間の情報共有は業務に必要不可欠なことです。
これまでは情報共有を紙書類に頼っていたため、書類の保管や分類、検索等に労力....

詳しく見る

モバイル活用で営業活動を加速させる方法とは?

営業では顧客を待たせないことが成果をあげる為に重要なポイントのひとつです。
依頼された提案書を素早く提出したり、質問に迅速に回答したりすることは、顧客の....

詳しく見る