コミュニケーションの活性化が働き方改革を後押しする

成長/戦略

情報システム(以下、情シス)部門やその担当者はかつての「技術屋集団」から変ぼうを遂げようとしています。というのも、サーバーのクラウド化などの技術革新により、情シススタッフでなくてもオペレーションできるようになってきたからです。

その結果、情シス部門の再編が進み、アウトソーシングにより中小企業では「1人情シス」も増えてきているようです。しかし、人員が手薄になったことに加え、外国からのサイバー攻撃などに対する「セキュリティー対策」の重圧もあり、情シス担当者が長時間労働にさらされるなどの問題が生じています。

情シス人員を削減する企業が増加中

歴史を振り返ると、かつてはワープロと呼ばれた文書作成の専門機器だった端末が、現在では高機能のPCに置き換わっています。手書き中心だった業務もPCによる入出力が中心になり、イントラネットやインターネットによる情報共有、クラウドコンピューティングによる情報処理が当たり前の時代になってきました。

これらは、情シスのスタッフがコツコツと作り上げたシステム開発の賜物です。しかし、技術革新とともに一般社員でも扱えることが増え、情シス人員削減のためアウトソーシングすることで効率化を図るような時代になってきました。

クラウド化やアウトソーシング

クラウドは、つい数年前にはじめて聞いたと思っていたら、今では業務システムの中枢になりつつあるというところが少なくないでしょう。かつては、本社にメインサーバーを設置し、支社や営業所はそこへアクセスするというスタイルが基本でした。

しかし現在では、地震などの天災などから会社情報資産を守るためや運用コスト低減などの狙いで、基幹システムのサーバーをクラウド化している企業が増え続けています。この戦略では設備購入や設備償却費などを無くし、必要に応じて能力を増減でき無駄なリソースを無くする事で関連する人件費や償却経費などコストを大幅に圧縮することが可能になり、経営の効率化に貢献しているようです。

再構築という名の人員削減

情シスは、業務系システム(サプライチェーン・顧客管理など)と社内管理システム(基幹業務・グループウェアなど)などの企画・構築・運用が主な業務です。しかし、クラウド化とアウトソーシングによって情シスの組織再構築が進み、人員削減という危機に直面しています。

そもそも、売り上げを直接的に生み出すことのできない管理部門には、人員が必要最低限しか振り分けられないことが珍しくないでしょう。

「1人情シス」誕生

中小企業規模では、情シスが1人という状況が珍しくなく、「1人情シス」という言葉も生まれています。1人情シスの状況と、1人情シスだからこそ、コミュニケーションがより重要であることを考えてみましょう。

1人情シスの社内ヘルプデスク化

新しいシステムが稼働しはじめると、オペレーションを含め何かと社員からの問い合わせが情シスに殺到します。1人情シスでは問い合わせに追われ、次の案件や新しい企画・プロジェクトを始めようにもそちらを後回しにせざるをえなくなるでしょう。いわゆる「社内ヘルプデスク化」がおきてしまい、雑用のようなことまでお願いされるようになってしまうと、残業や自宅に仕事を持ち帰ることなどが横行してしまいます。

コミュニケーションで状況改善を

このような状態から抜け出すためには、周囲や他部署から理解を得ること、つまりコミュニケーションをとることが重要です。なかには、コミュニケーションが苦手という方もいるかもしれませんが、思い切って他部署の社員と積極的に接点をもつようにし、ひとつ上の視点からいろいろな情報を入手することを試みてみましょう。

コミュニケーションをとりながら情報を入手することで、各部署の問題点や改善点がわかってくることも多いはずです。これらを企画や提案として提出することで、社内プロジェクト化の音頭とりなど情シスの存在感が出てくることでしょう。

このように、社内ヘルプデスクの多忙な業務に振り回されるのではなく、企画や提案を積極的に提案することで、上司や他部署の社員に情シスの仕事を理解してもらうことが重要です。そのうえで、社内ヘルプデスクなどのアウトソーシング化を提案してみましょう。

働きやすさ実現ガイド

情シス業務のアウトソーシングが今のトレンド

今日では、人的資源が少ないからこそ、アウトソーシングをうまく活用する企業が増えています。情シス業務では下記のような利用方法が多くなってきています。

アウトソーシングの推進・クラウド化

自社サーバーを情シス部門で24時間管理するためには、時間・コストともに大きな負担がかかります。また、テナントビルメンテナンスのための停電やサーバーの移転などは、社員に迷惑がかからないよう休日に行っていることでしょう。

これらを実績のある経験豊富なクラウドベンダーに運用を移行すると、サービスレベルに応じて情シスの負担は軽くなります。また、セキュリティー対策に関しても最新の対策を講じているクラウドのほうが、技術・知識などすべてにおいて優れています。

アウトソーシングの推進・ヘルプデスク

新しいシステムやグループウェアを導入してみたものの、オペレーションがわからない、パソコンが調子悪いなど一般的な問題に対応してくれるのが、「社外ヘルプデスク」です。これらのアウトソーシングを請け負う企業も多くなりました。

へルプデスクとして常駐するケースもありますが、社外からのリモートアクセスやチャットなどに対応してくれる企業もあることから、いろいろな場面で活用頻度は高いようです。これらの業務を請け負ってくれるなら、情シスは本来の業務であるシステム統合やカスタマイズに時間を割くことが可能になります。

Microsoft Officeを利用した、コミュニケーションツールの登場

このような環境下で、法人から圧倒的に支持を得ているのがマイクロソフト社の製品です。Windowsは、ほとんどの企業で導入しており、ソフトウェア開発会社もそれを前提に開発しています。特にオフィスで圧倒的なシェアを誇る統合ソフトといえば、「Microsoft Office」です。

Officeの統合グループウェア Office365

仕事をしている方なら毎日使用しているOfficeですが、クラウド化により「Office365」としてグループウェアに活用できることをご存知でしょうか?

  • Office365 Business

常時使用しているOfficeは常に最新バージョンです。作成したファイルは同社クラウドのOne Driveに保存が可能です。また、Onlineでの使用も可能です。

  • Exchange Online

メールや予定表管理などはこれにお任せ。メールボックスも50Gと大容量で、マルウェアやスパム対策も施しており安心です。

  • SharePoint Online

企業向けのポータルサイトを構築できます。1TGのセキュア化されたクラウドサービス「One Drive」はアクセス権設定も自在です。

  • Skype for Business Online

遠く離れた場所でも会話ができるスカイプが利用できます。テレワークや外出先での打ち合わせに最適です。

富士ゼロックスのオフィスあんしんオンラインオフィススイートのメリットとは?

このOffice365に独自のサービスを加え、富士ゼロックスならでは特典を多数ご用意したオフィスあんしんオンラインオフィススイートをご提供しています。働き方改革に是非検討してみてください。

  • ワンストップサービス

Office365に関するお問い合わせやサポートをすべて引き受けます。1人情シスなどの企業には、うれしいサービスです。

  • 月額サービス

月ごとの契約なので、社員数の増減に対応可能です。また、1ライセンスで端末5台、最大15台まで可能です。もちろんiPhone・iPadにもインストール可能です。

  • クラウドサービスのノウハウ提供・ご提案

多数の実績がある富士ゼロックスならではのサービスです。クラウド化に移行した企業様に最適なサービスを提案いたします。

働きやすさ実現ガイド

これからの情シスのあるべき姿。社内コミュニケーションが業務効率を格段にアップ

クラウドやシステムの進歩により、情シスも新しい役割を求められてきています。中には従来から受け継がれてきた、「技術屋」としての立ち位置にプライドを持っている方も多いでしょう。

しかし、これからの情シスの核となるのは、コミュニケーションスキルです。今までパソコンに向かっていたものを、今度は人と話すことで意見交換や情報収集を行い、業務改善の企画や業務効率化の相談役としての機能が求められます。

全体を把握し、全体をコントロールできることが情シスに求められているのです。

これからの情シスは、システム構築から脱却し業務改革の原動力に

情シスが、コミュニケーションを通じて経営の企画、コスト体質改善、規模に応じた運用サポートなどこれから進展する企業の変化にいかに貢献できるかという話でしたが、いかがだったでしょうか?

アウトソーシングをうまく利用し、空いた時間に他の部署と積極的にコミュニケーションをとることが、これからの情シスの姿ではないでしょうか。

また、このような情シスと他部署との横断的なつながりが新しいアイデアを生み、より効率的な業務改革をもたらす原動力となることでしょう。

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