ライバルに後れはとれない受発注業務の効率化、最新事情とすぐにできる手法をご紹介

職場/企業

書類のペーパーレス化による業務効率アップの必要性は、以前から説かれてきました。PCの導入率が高まり、内線電話に替わって電子メールがコミュニケーションのメインツールになりました。会議資料も、プロジェクターの映像を使って説明する人が増えました。しかし、実はまだまだ電子化による業務効率化の余地が残っています。業務の発注書や請求書、契約書などを外部と取り交わす際は、紙に頼らざるを得ないケースが多いのですが「そこは仕方がない……」と思っていせんか? 受発注業務の効率化のトレンドと、すぐに始められ効果の高い電子化ソリューションをご紹介します。

企業でペーパーレス化が叫ばれるわけ 

電子化の進捗度合いは、企業により大きな差があります。アナログな事務作業が残っていても、会社はその課題を先送りにし、これまでどおりに運営できてしまうので、電子化の遅れに気づかないからです。その弊害と、電子化によるメリットについて整理してみましょう。

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業務効率化の手法は大きく2つ、そのうちの1つがペーパーレス

紙の書類を中心にした事務処理の問題点を挙げてみましょう。

  • 紙運用による明らかに把握できるコスト:プリンターやコピーの紙代とその消耗品費、書類の保管スペース、書式変更に伴う印刷フォームの廃棄、企業外や支店等へ書類を送る郵送代。
  • 紙運用による見えないコストとリスク:棚のファイルや引き出しの中の紙文書を探す時間、保管・移動・廃棄など一連の手間、他の書類に紛れてシュレッドしたり誤配送してしまったり、文章の改ざんや盗難、発送中の毀損(きそん)・紛失の危険、郵送の時間と未着信の場合の発覚の遅れ。

業務コストを削減するために社内向け資料のカラーコピーを禁止したり、社員ごとに印字枚数を管理したりする方法もありますが、紙による事務処理を減らさないと根本的な解決にはなりません。そして紙代や消耗品費よりも上に挙げた見えないコストとリスクのほうが、企業のビジネスの妨げや損害賠償などに発展しかねない厄介なものなのです。

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電子化によるメリット

一方、電子化した場合はどうでしょう。

  • 情報伝達と処理(保管、修正、削除・廃棄等)が速い。モバイル等による外出先での情報の受発信。
  • 文書データとしての蓄積、その分析やデータベース化による情報の有効利用。
  • アクセス管理による文書データの保護、バージョン管理等による不正改ざんやミスによる書き換え等の削減。

これらの電子化の例は社内業務の効率化と関係性が深いと理解できると思います。それのみならず、電子化やデジタル機器を使った業務処理は、取引先やパートナー企業との情報の交換で、より必要度が高まっているのです。

外部企業との文書交換の電子化最前線

見積書や企画書、催し物の案内などはPDF文書を電子メールで送るのに抵抗がなくなりました。しかし契約の締結や発注書、請求書などは、不正防止のために紙に出力し、証として社印を押して発送するルールを順守している企業がほとんどです。

電子化を進めるツール

それでもようやく、契約書等、法的な理由などでどうしても保管が必要な紙の書類はスキャンして電子化し、原本は倉庫会社へ保管を委託するなどが行われるようになりました。さらに進んで、そもそもの伝票や契約書の交換に一切紙を介さず、すべてを電子で行ってしまうソフトウェアやサービスがようやく普及しはじめてきました。その代表例を挙げてみます。

電子帳票システム

ワードで作った請求書をPDF化しても電子帳票です。社員が勝手に作って取引先に送り、不正な入金処理できる環境でもあるのです。そのために企業の経理部門は、経理の印が押されたものしか正式の書類と認めません。受け手も印があるものしか受け付けないため、紙の請求書が交換されることになります。これが電子化を阻む要因のひとつになっています。そこで経理の基幹システムから電子帳票出力されたものは正式な請求書や伝票として認めるようにすればいいわけです。その仕組みが電子帳票システムです。印字の手間、発送の手間もなく、電子のままで保存ができ、検索も容易になり改ざんリスクを減らすことができます。また一定期間保存が必要な経理上の記録も、紙のみから一部電子での保存も認められるようになり、電子帳票システム普及のあと押しになりました。

電子契約

契約書は請求書以上にやっかいで紙が主流です。こちらも契約の証としての押印が必要だからです。電子契約は電子署名やタイムスタンプ機能を使って、だれがいつ作成したかを管理し、契約書としての証をシステム上で実現するものです。電子のまま送受信や保管ができるだけでなく、印紙代が不要となるので、サービス会社への利用料は必要ですが、取り交わし件数によってはコスト削減効果が期待できます。ただ、双方の会社がこのシステムを利用している必要があるため、継続的に契約件数が多い会社同士の利用などが一般的です。

EDI(electronic data interchange:電子データ交換)

電子帳票よりもさらに取引密度が高い企業間同士で、注文書や納品書、請求書等をインターネットのような回線を通して行う仕組みです。会社同士の合意に基づき、一つのシステムを共有するようなイメージが近いでしょう。そのため大手企業とその協力会社や傘下の企業群との間での利用がまだ中心であり、取引規模が少ない中堅中小企業同士での導入はこれからです。標準化や汎用化により、中小企業同士が広く電子データで取引できる時代が来るかもしれません。

RPA(Robotic Process Automation:ロボティック・プロセス・オートメーション)

例えば、伝票処理の自動化ならOCRで記載内容を読み取り、フォーマットが異なるものもAI機能で識別するところまで技術が進んでいます。人が手作業で入力していた仕事を減らすのが目的です。RPAはプログラムによるロボットといわれるように、ソフトウェアが工場の流れ作業のように事務処理を行っていきます。申込書類の誤記入を判定し、確認の書状を自動発送するなども任せることができます。OCRの読み取り精度と速度の向上、AI機能の進化で今後の期待分野になっています。

クラウドストレージによるファイル管理

メールでは発送できるファイルの容量に限界があります。社内の遠距離の部署や社外と共同プロジェクトを行う場合、都度メールで暗号化して送信するのは手間で、送受信のファイルの管理は煩雑な作業です。そこでクラウドで提供されるストレージシステムを、共同のファイル置き場に使う方法があります。外部からの侵入やファイルの操作の誤りを防ぐためにアクセス管理やバージョン管理機能を持っています。EDIやRPAに比べるとすぐにでも行える、外部との書類や情報の電子上の交換システムとなります。

ペーパーレスファクス

大企業と呼ばれる会社でも、工場や倉庫との書類のやり取りにファクスが残ってるケースは少なくありません。相手が消費者の顧客の場合、ファクスによる受付は必須となります。どうしても残ってしまうのがファクスなのかもしれませんが、これが業務のデジタル化を妨げる要因のひとつになっています。そこで活躍するのがペーパーレスファクスです。

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電子化の遅れの盲点はファクス、すぐにでも戦力化する方法

問題は、送受信元がファクスを使っていることで生じます。その問題を解決するのがペーパーレスファクスです。

ペーパーレスファクスの基本的な運用

ペーパーレスファクスの最大のメリットは、ファクスで送られたものを紙に印字することなく、PDFにしてコンピューターが受けられるところにあります。送信相手が紙でも受信するこちらは紙ではなくデータで管理できるのです。紙文書と電子文書を統合・管理できるソフトウェアDocuWorksのユーザーに提供するクラウドサービスならば、登録した相手のファクス番号で自動的に定められたフォルダに振り分けることができます。これらの文書はサムネイルでの確認やWebブラウザーを経由して自分のPCに保存することもできます。着信拒否設定機能を使えば、大量に送られてくる営業ファクスによる紙の無駄もなくせます。用紙切れによる受けそこないや受信された紙の紛失、着信に気づかず対応が遅れるなど、従来のファクスの不便さがなくなります。デジタルによる合理化で、受け手の負担を大きく減らすことができるのです。

関連の部署へ周知するのも、出先の営業マンに知らせるのも、受けたPDF文書を転送したり、サムネイルでの閲覧を促したりするだけですみます。

そして送信は、ワードやエクセルで作った文書をPCからダイレクトに相手のファクスに送ることができます。文書をプリントアウトし、ファクスの場所まで移動して送信する手間や、送信後の用紙の処理(ファイリングやシュレッド)作業も不要になるわけです。

ペーパーレスファクスによる付加価値化

ペーパーレスファクスにすれば、受信ファクスに気づかなかったり、社内の関連部署への展開が遅れたりすることで発生するクレームを限りなく少なくさせることができます。ファクスの着信とほぼ同時に、営業やサービスが動き出せ、移動中のスタッフもオフィスにいるのと同じようにモバイル機器で読み取ることができます。

それは顧客満足度の向上につながり、CRM(顧客管理)システムとの情報の共有や、文書管理システムへの取り込みなどで顧客の声として活かしたり、ニーズを分析したりするなどの使い道も開けてきます。電子化することで付加価値化の可能性が出てくるわけです。

社外のみならず社内の拠点、協力会社等でも活用

意外と多いのが社内や協力会社とのファクスによる書類や伝票のやり取りです。取引先の倉庫や工場にPCがなかったり、操作できる人が限られていたりすることがその原因です。ペーパーレスファクスなら、送信相手がどのような状況でも電子データとして受け取れ、その後の管理もすべてデジタルです。

ARPなどAIを使った最先端のデジタル文書処理をご紹介しましたが、まずは盲点ともいえる社内拠点とのファクスによるやり取りなど、ペーパーレスファクスが活かせそうな社内の業務について考えてみてはいかがでしょう。

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