クラウドサービスが働き方改革を推進!事例から学ぶ勤務時間短縮の進め方

成長/戦略

働き方改革やプレミアムフライデーなど、国から企業に対する勤務時間短縮の要求は圧力が増すばかりです。長時間労働への視線が日々厳しくなるなか、いかに生産効率性を失わずに時短を進めるかで苦慮している会社は多いようです。人員増強、人材確保が難しい状況にあって、解決策として注目されるのがクラウドサービスの導入です。今回は、クラウドサービスの導入が業務に与える好影響について、具体的な事例を交えながら見ていきましょう。

勤務時間短縮の現状と課題

労働環境に対する注目度が高くなり、企業に向けられる視線は厳しさを増しています。

しかし、働き方改革というかけ声だけでは、現場は何も変わりません。いくら上から早く帰れといわれても、単純に労働時間を短縮して売上が低下したら責任を問われるのはやはり現場の人間です。

無理に圧縮した時間が、結局はプライベートな時間に漏れ出しているのでは意味がなくなるだけでなく、セキュリティなどの不安が増大してゆくでしょう。

勤務時間の短縮については、多くの場合、現場と管理者クラスの認識の不一致が問題となります。上から見れば何にそんなに時間をかけているのかわからない、もっと効率的にやってくれというところでしょうが、実際の現場では思わぬことに時間が奪われているものです。

その中でよく聞かれるのが、メールの仕分けに割く時間です。ビジネスメール実態調査2014(平成26年)によれば、迷惑メールを除いた30通を超えるビジネスメールを受け取っている人が30.58%に及び、多くのビジネスマンがメールの処理に時間を費やしていることがわかります。

朝に行うメールの処理数が多くなると、仕事への集中度が下がり、業務効率が落ちることがNHKの番組でも取り上げられていました。

同様に、本来もっとも集中力が増す時間に行われる会議は、業務効率を低下させます。会議が長くなればなるほど、大切な「没頭して働ける時間」が奪われていくのです。

真の働き方改革を実現するために勤務時間の短縮を目指すのであれば、こうした現場の課題を一つひとつ確認し、それに向けた対策を打ち立てる必要があります。

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クラウドサービス導入による時短効果とは

現在、多くの企業では業務の時間短縮の課題解決を図る手段として、クラウドサービスの導入を進めています。クラウドサービスが勤務時間の短縮に与える利点とは、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。

まず大きな点として、情報共有の確実性が挙げられます。グループウェアにより社内メールで個々がやり取りする時間や、お互いにどこまで伝わっているのかを確認する作業が不要となり、更新された情報についても理解度の一元化ができます。

個人スケジュールやリソースも一括管理されるため、不在者の行く先がわからず、資料が取り出せないといった支障もありません。

Web会議を利用することでスタッフの集散にかかる時間ロスや、PDFの資料で印刷コストと準備の時間ロスを削減できるのも大きなメリットです。

クラウドサービスでは、統一バージョンのアプリケーションが提供されるため、文書が開けない、レイアウトが崩れるといった問題もクリアされます。

また利用しているサービスについてのワンストップで回答が得られるサポートデスクがあるため、不明点を即座に解決できます。同じことを何度も聞かれたり、だれに聞けばいいのかわからなかったりといったムダな時間が解消されるでしょう。

クラウドはインターネットにアクセスできれば、どこにいても業務内容を確認できるため、モバイル端末の利用によるユビキタス性が確保されます。日報を所定の用紙に記入するために、わざわざ社に戻るといった非効率的な行動も不要となるため、社員の満足度向上にも役立ちます。働き方改革にともない、テレワークを検討している企業にとっては、在宅勤務への有力な推進材料となるでしょう。

さらに情報漏えいなどの懸念される安全性に関しても、最新のセキュリティシステムを備えています。プロが管理するクラウドサービスだからこそ、セキュリティへの対策も安心して任せることができます。

導入事例 横河レンタ・リース株式会社

実際にクラウドサービスを導入し、ビジネスのスピード化と働き方の多様化を実現した例を見ていきましょう。

横河レンタ・リース株式会社は、IT 機器および計測器のマルチベンダー・レンタルサービス、IT 機器と独自ソフトウエアを中核とした事業を展開しています。

クラウドサービスの導入により、それまで課題とされていた社内サーバーを経由したメールボックスの容量不足や時間のズレを解消し、情報共有とコミュニケーションのスピード化に成功しました。

リアルタイムでの情報共有やコミュニケーションにより、いつでもどこででも働ける環境が整備され、テレワークが実施されています。女性社員が多いこの会社では、産休・育休による時短勤務の解決策ともなり、柔軟性のある働き方が好評を得ています。

クラウドサービスとして導入されたOffice 365は、社内で使われているアプリケーションとの親和性が高く、社員にも違和感なく受け入れられたことで業務効率が向上しています。

顧客情報の共有によってリード、アプローチといった営業の進捗を全社で把握することができ、課題解決やきめ細かな顧客対応の実現につなげていくことができます。リアルタイムでの情報共有が実現し、各部署の疎通がこれまで以上に図れるようになることは、クラウドサービス導入の大きなメリットといえるでしょう。

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オフィスあんしん オンラインオフィススイートに注目!

オフィスあんしん オンラインオフィススイートは、マイクロソフトのOffice 365サービスをベースに、「ヘルプデスクによるサポート」「月額自動更新」「請求書発行」などの実用的な機能が付帯した使いやすさにあふれる企業向けクラウドサービスです。

グループウェア、メール、Web会議や在席確認などさまざまな機能を搭載し、業務効率を加速します。自動アップデートにより、常に最新バージョンでの利用が可能。社内サーバーの保守管理にかかるコストや人員負担の軽減に役立ち、万全のセキュリティを提供する信頼性の高いサービスです。

ライセンス管理や請求窓口一本化など、煩雑な業務が簡略化され、社員の業務負担が削減します。モバイルワークへの対応や、クラウドサービスの効果的な活用方法など、企業の要望に応じたバックアップ体制が高く評価されています。

富士ゼロックスでは業務効率向上を推進するクラウドサービス提供などへの姿勢が認められ、2018年に金融庁、経済産業省から中小企業の経営力向上を支援する「経営革新等支援機関」として認定されました。

クラウドサービスを勤務時間短縮に役立てるために

クラウドサービスの存在は知っていても、実際の業務改善にどう役立てるのかについて悩んでいる企業が多いようです。サービス導入による確実な成果を得るためには、自社の課題点を抽出し、提供されているサービス内容とマッチしているかどうかについて、よく検討する必要があります。ロス時間の原因を追究すれば、クラウドサービスの導入による最大限の効率化を目指すことができるでしょう。

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