ワークスタイルの多様化を促進する?BYODが業務効率化にもたらすメリットとは

仕事/効率

働き方改革と共に話題となっている「BYOD」(Bring Your Own Device) = 個人端末の業務利用。個人端末の持ち込みすら厳重に管理されていた過去から一転、導入への動きが広がっています。その背景としてはモバイル機器の急激な普及と、企業の業務効率化・コスト削減への利害の一致が挙げられます。BYOD導入による具体的な利点とはどのようなものなのでしょうか。ここではBYOD導入のメリットと併せて、押さえておくべきリスクや対策について解説していきます。

BYODが注目される背景とメリット

BYOD(Bring Your Own Device)は、従業員のスマートフォン、タブレット、ノートPCなど、個人所有のデバイスを業務上で利用することを指す言葉です。

かつてはセキュリティの観点から、職場への個人デバイスの持ち込みすら、厳しく管理されていました。しかしそうした制限は現状にそぐわないどころか、仕事の効率化を妨げているという考え方が広がりつつあります。

背景になっているのはモバイルデバイスの、一般社会での急激な普及です。だれもがスマートフォンでインターネットへ常時接続しており、書類管理やスケジュールチェックを手元で行うようになりました。スマートフォンのほかにタブレット端末やモバイルPCを持ち歩く人も多く、企業側から業務専用のデバイスを持たせることは現実的でなくなっています。

加えて働き方改革などによって企業側への柔軟性の要求が高まっており、BYOD導入をその一環ととらえる向きも出てきています。

このような背景から企業がBYOD導入をすることには、多くのメリットが考えられます。

常に携帯できることでユビキタスコンピューティングが実現し、レスポンスのスピードアップが図られます。自分の使いなれた端末であれば、迷いなく操作でき、効率的です。

企業側としては、デバイスの初期導入費用が低減されるほか、基本的な操作サポートやトレーニングの負担軽減になります。さらに、ライセンス費用の節約となることも考えられるでしょう。

会社の端末の貸し出し処理の手間が省け、柔軟性のある働き方促進の一手となります。実際にBYOD導入を果たした会社ではそのメリットとして、育児や介護などでフルタイム勤務、通勤が困難な従業員に対する働き方のサポートとしての効果を挙げています。

利用を許可された端末で組織が指定した業務を行うことが前提ですが、個人デバイスの業務使用を認めることで、シャドーITと呼ばれる無断使用を撲滅でき、セキュリティの徹底を図ることが可能となります。

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BYOD導入のリスクとその対策

一方でBYOD導入のもっとも大きなリスクは、情報セキュリティへの不安です。BYOD導入への課題については、「紛失などの危険性」「情報漏えいなどのセキュリティの不安」が多くの企業から挙げられています。

会社が支給する端末とは違い、個人所有のものはセキュリティレベルが一様ではありません。

さらに故意、無意識での機密情報の漏えいや盗難の危険性もあります。個人の持ち物であれば、移動の制限をかけるわけにもいかず、情報に関するすべての管理を社員の手にゆだねることになります。

情報セキュリティの不安を軽減するためには、準備段階から危険性に対してあらゆる想定をした運用ルールを策定し、その実行を徹底させる必要があります。ローカルへの業務データ保存を禁止し、一律、クラウド管理とするのもリスク回避への有効策です。

情報を社外へと持ち出すことが前提となることについて、全社的な意識変革が求められます。アクセス権の細分化と、万が一に備えた情報漏えい時の追跡ルートの確立など、リスクへの対抗処置としてできうる限りの構えが必要です。

デバイスに対しては、ウィルス対策としてアップデートの一元化を行い、また指紋など本人認証システムの強化についても、指導していきます。

MDM(モバイル端末管理)の活用も、情報セキュリティのリスクをかなり軽減することができます。個々のデバイスがBYOD運用ルールに従って使用されているのを監視し、ルールからの逸脱があれば即時強制的にアクセスを不許可にします。MDMでは接続ログ取得も可能なので、不正アクセスやデータ持ち出し、盗難への監視ができます。

こうした複数のリスク対策を併用すると同時に、BYOD導入ルールを定期的に見直し、都度社員への意識徹底を図りながら、常に緊張感をもった運用を進めることが大切です。

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BYOD導入による業務効率化のヒント

BYOD導入で業務効率を向上させるためには、周辺のシステムがモバイルに対応している必要があります。

例えば、すぐに印刷をかけたいのに、社内イントラネットにつながったPCからしか実行できないのでは、BYOD導入の効率性が失われます。このワンクッションが不要となる、Wi-Fi接続のモバイルプリント機能を活用すれば、いちいち席に戻る必要がなく、時短効果も向上します。

イントラネットの設定によっては、セキュリティ上の問題からモバイル端末からのプリントができないケースがあります。個人所有の端末や来訪者の端末からプリントアウトする必要が生じたときに、制限があると不便です。

モバイルプリントでは、複合機を社内イントラと無線LANの両方に接続可能です。また無線ルーターなどのアクセスポイントを経由した接続と、アクセスポイントなしで複合機への直接接続が選択、あるいは同時にできるので、どの端末からでもすぐに印刷が実行できます。

現在有線環境しかなく、モバイル機器からのプリントニーズに対応したい場合や、イントラネットにモバイル機器を接続したくない場合など、状況に応じて設定が変えられます。

またセキュアブラウザの活用も、業務効率化には有効な手段です。PCとモバイル端末で同じ環境が作れるうえ、ブラウザへのブックマーク登録・コピーの禁止、終了時のクッキーとキャッシュの自動削除を設定できるので、個々のデバイスに対するチェックの手間が省略できます。

機密情報を端末に残さないことで、セキュリティ強化とその確認への課題が一度にクリアできます。

さらにアプリケーション、保守・運用がセットになったサービスを利用すれば、安定したBYOD活用が継続できます。BYOD導入の不安を払拭するセキュリティサービス

BYODの導入は、業務を行う社員側にも経営者側にも多くのメリットをもたらします。しかし自社独自での導入・運用には、例え細心の注意を払ったとしてもセキュリティ面に不安が残ります。

「モバイルあんしんマネジメントサービスII」はそうしたBYOD導入についての課題解決を、総合的にサポートするサービスです。

個人所有のモバイル端末利用を安全に推進していくために、セキュリティ管理は欠かせません。モバイルあんしんマネジメントサービスには、起こり得るトラブルに対応するさまざまな機能が準備されています。

モバイルあんしんマネジメントサービスの標準的な機能には、次のようなものがあります。

  • リモートロック・リモートロック代行
  • リモートポリシー設定
  • 暗号化
  • アプリケーション制御
  • リモートワイプ
  • リモート監視
  • 資産管理
  • デバイス制御
  • お知らせメール
  • ヘルプデスク
  • マップ

これらの機能では、端末の状態の取得、ログ収集、位置情報取得、ネットワーク接続情報取得により、モバイル端末の状態をリアルタイムで監視できます。万が一の場合には、遠隔で端末をロックができるリモートロック機能があり、さらに24時間体制で見守るリモートロック代行サービスも利用できます。

暗号化やパスワードの強化機能により機密情報の安全性を確保し、アプリケーションの起動禁止や配信・削除により企業業務にさしさわりのある動作を制御できます。

端末の異常性を感知した場合に、9項目の指標に基づいて送付されるお知らせメール、運用上の問題点・疑問点を解消できるヘルプデスクなど、バックアップ体制も万全です。

利便性とセキュリティを両立させるサービス利用がカギに

個人端末の業務利用は、企業活動の効率化やコスト削減のためにはもはや避けては通れない課題となっています。導入のリスク面がクローズアップされる一方で、非常に魅力的なメリットも多く、悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。BYOD導入に当たっては、企業が目的とするところを明確にし、導入の効果を最大限に高めることが大切です。そのためにはモバイル機器の利便性を失わず、かつ信頼性の高いセキュリティサービスを活用することがポイントとなります。新しいワークスタイルの可能性を開く、BYOD導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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