モバイル活用で営業活動を加速させる方法とは? 

仕事/効率

営業業務において、顧客を待たせないということは成果を挙げていくうえで非常に重要なポイントのひとつです。依頼された提案書やサンプルを素早く提出したり、質問を受けた際に迅速に回答したりすることは、顧客の意思決定プロセスを早めることができるので、対応が迅速な会社として認知されるようになるでしょう。結果として、競合他社との差別化につながっていきます。そこで今回は、営業活動で迅速な行動を取るためのポイントとその方法についてご紹介します。

営業活動を加速させるために必要な顧客情報の管理

営業活動を加速させるにはいくつかの方法がありますが、そのなかでも営業社員の属人化を防ぐことは、大きな効果を発揮します。営業社員の属人化は、それぞれの顧客に対するスペシャリストをつくるという意味では決して無駄なことではありません。しかし属人化が進み過ぎてしまうと、ひとりの社員に何かあった際、ほかのだれもが対応できなくなってしまい、大きなロスを生み出すことになります。

営業社員の属人化を防ぐための顧客情報の共有

営業社員の属人化を防ぐのにもっとも効果的な方法が顧客情報の共有です。それぞれの顧客の現状、課題、そして課題解決のための対策などの顧客情報を営業社員全体で管理・共有することで、属人化を防ぎつつ業務効率化を進めると、ひいては営業活動を加速させることにつながります。 顧客情報の管理・共有をするとしても、Excelや紙の資料としてまとめるとなると、情報の変更があった際の更新などに手間がかかります。そこでおすすめしたいのが名刺の電子化システムの活用です。顧客情報の基本となる名刺を電子化し、そこにほかの業務システムなどと連携させることで効率的に顧客情報の共有が可能になります。

働きやすさ実現ガイド

プロジェクト管理と顧客情報や名刺情報を一元化

実際に名刺管理ソフトSkyDesk Cards Rを活用している久米設計様の導入事例をご紹介しましょう。国内のみならず海外にも現地法人を設立し、組織設計事務所として公共施設や大規模複合施設などの建築設計から竣工後の運用まで、一貫したサービスを提供している久米設計様は、プロジェクト管理や顧客情報管理などが別のシステムで運用されていたため、システムを使いつつもそれぞれの情報が分断されており、効率的な活用ができていないという課題を抱えていました。

そこで、基幹業務システムと二重管理にならず、顧客情報として連携して管理できるシステムとしてSkyDesk Cards Rを選択。既存の基幹システムの顧客情報からダイレクトに名刺情報にアクセスできたことが決め手でした。複合機を利用して大量の名刺を効率的に読み取りできること、新たに複合機を用意する必要がなくイニシャルコストを抑えることができたのも、SkyDesk Cards Rを導入した理由のひとつでした。

SkyDesk Cards Rを導入したことによる効果は大きく3つありました。1つ目はそれまで分断されていたプロジェクト管理と顧客情報や名刺情報が一元化でき、情報の横展開がしやすくなったこと。2つ目は、部署間を超え全社の情報が集まることで、取引先で個人としては面識がない場合でも会社としては面識があることがわかるため、情報共有の幅が広がったこと。そして、会議などで顧客の名前が出た際もすぐに検索して調べられることで議事進行がスムーズになるなど、社内コミュニケーションがより良好になったことが3つ目です。

モバイルを活用することで加速する営業活動

営業活動を加速させる方法として、モバイルの有効活用も挙げられます。モバイルでさまざまな情報を閲覧できるようになることで、帰社して情報を確認するといった無駄な時間を削減できるうえ、移動時間を有効に使えるようになります。

また、商談終了後に帰社することなく上司への報告書提出が可能になります。仕事をためこむことなく次の仕事に集中できるようになります。上司も、商談終了直後に報告書を確認できるようになるので、常に最新の状況を把握のうえ、営業戦略を実行するための次の一手を検討できます。モバイルの活用で直帰が増えると、業務効率のアップと同時に、一旦、帰社して報告書を書く必要がなくなるため、交通費などの経費節減にもつながるでしょう。

前項でご紹介したSkyDesk Cards Rのモバイルアプリを活用すれば、さらに業務効率が上がります。例えば、顧客先で何かしらのトラブルが発生した場合、その顧客の一番近くにいる社員に連絡を取り、直行させようと思っても、その社員に何も予備知識がなければ対応することはできません。しかしSkyDesk Cards Rのモバイルアプリで、いつでもどこでも顧客の情報を確認できるようになれば、だれでもすぐに状況を把握し対応することが可能になります。

このようにモバイルを有効活用すると、営業活動は驚くほどに加速し、効率化も実現するのです。

働きやすさ実現ガイド

営業活動をより効率化させるためのツール活用

そのほか、中小企業の経営力向上を支援する「経営革新等支援機関」として2018年2月28日に金融庁、経済産業省から認定された富士ゼロックスの、営業活動の効率化をすすめられるツールをご紹介します。

  • クラウド型Webデータベース「kintone」

kintoneは、プロジェクトや営業活動の進捗状況をExcelなどで管理している際に、上書きなどでトラブルが頻発している、案件進捗、顧客データなど複数のツールの連携が取れていない、外出先からでもデータベースにアクセスして社内情報の閲覧がしたいなどといった課題を一気に解決させることができるクラウド型のWebデータベースです。もちろんモバイル版もあり、社内・社外どちらでも有効的な活用が可能です。

  • CRM/顧客管理システム「SkyDesk CRM」

SkyDesk CRMは、顧客情報の一元管理、案件や商談内容の管理、活動管理・日報管理など営業活動を行ううえで必要な情報管理を一括で行うことが可能なCRM、顧客管理システムです。こちらもモバイル版があり、どこからでも操作が可能で、外出が多い営業社員にとって業務の効率化に欠かせないツールです。

  • 営業成績管理ツール「SkyDesk Motivator」

SkyDesk Motivatorは、SkyDesk CRMと連携させる営業成績管理ツールで、その名が示すように営業活動のモチベーションアップにも大きな効果を発揮します。営業活動の状況をグラフなどで可視化し、現状を瞬時に把握できます。また、会社全体、チーム、個人などで立てた目標の達成度管理、個人やチーム単位での営業コンテストの開催管理などが可能です。

  • レポート作成・BIツール「SkyDesk Reports」

SkyDesk Reportsは、CSVやTSVなどさまざまなファイル形式のデータを取り込み、グラフやピボットテーブルの作成・共有が可能なツールです。またSkyDesk CRMと連携させることで、データ二重管理の手間を軽減できるうえ、定期レポートなどを確認・分析することも簡単です。

すきま時間の効率化が営業活動を加速させる

これまで営業活動の迅速化を妨げていた要因である「移動や待ちのすきま時間」。しかしモバイル活用を本格化させることで、この移動や待ちのすきま時間を報告書の作成、商談に関する情報の確認などに当てることが可能になり、業務の大幅な迅速化が実現します。

また、モバイル活用は単に業務の迅速化を進めるだけではありません。名刺の電子化をはじめ、さまざまな情報を一括管理し、共有できるようにすることで業務の属人性を解消することにもつながります。トラブルが起きたときでもすぐにほかの社員に指示を出してリカバーできるようになるなど、柔軟な対応が可能になります。

営業活動を加速させ、迅速で臨機応変な対応を実現するモバイル化。業務効率化に悩んでいるのであればぜひ、導入の検討をおすすめします。

働きやすさ実現ガイド