経理業務の効率化に効くIT施策とは?

職場/企業

経理担当者は日々、煩雑な経理業務と戦っています。それが仕事だからとあきらめてしまっている人は少なくありません。しかし経理業務は、ほとんど毎月ルーティンワークです。つまり経理業務は、もっとも効率化を進めやすい業務のひとつともいえるのです。ここでは、経理業務の効率化に即効性のあるIT施策についてご紹介していきます。

なぜ経理業務は煩雑なのか?

経理業務が煩雑になってしまう理由はいくつかあります。まず、経理の専任担当者を置いていない中小企業は、業務が煩雑化する傾向にあります。こういったケースでは事務員などが雑用のかたわら経理業務を兼務することが多いため、マンパワーの面で経理業務の効率化を図るという発想が出てこないのです。

企業では従業員が増えるにつれて、さまざまな取引や経費精算などの出入金が多くなるため、中小企業で経理業務の専任担当を置くところもあります。しかし、経理部門が存在しても、経理は会社のすべての部署と関わりがあり、確認などでそれぞれの部署とのコミュニケーションに時間が取られることが少なくありません。そのうえで経理業務の作業を行わなければならないため、どうしても時間や手間がかかってしまうのです。

さらに、経理業務を行うためのシステム自体が古く、陳腐化してしまっているために作業が煩雑化しているということも考えられます。特にExcelを利用した経理業務では、どんなにPCに精通した経理担当でも仕訳や振り込みなどのデータ作成に時間がかかってしまいます。また支払いに関する一連の処理も煩雑になります。 このように、企業においては後方支援的な役割の経理業務は、内部的な要因で作業が煩雑化していることが往々にしてあります。

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大手企業は始めている!? 経理業務の「脱Excel化」

経理業務におけるExcelの使用について、もう少し詳しく見てみましょう。

事業規模がさほど大きくない企業や新事業を始めたばかりの企業では、経理業務にとりあえずExcelを利用するのは悪い選択肢ではありません。経理業務専用のソフトを導入するなどのIT投資は、ある程度事業が軌道に乗ってからでないと難しいことが多いものです。

しかし、事業が拡大してくるにつれて経理担当の処理量が増え、処理の内容も複雑化していきます。そうなるとExcelも事務処理作業に利用するにはキャパシティの限界を超えることになり、処理漏れなどのミスや不備などが起こる可能性が高まります。さらに、処理能力のキャパシティを超えると、不正な処理が行われる危険性も高まってしまいます。

そこで、大企業ではすでに「脱Excel化」が進んでいます。会社の事業継続や拡大を目指すならば、経理業務の円滑化を目的とした「脱Excel」のためのIT投資は不可欠となります。ただ、事業規模によってはExcelの機能を強化することによって当面のIT投資を抑えたり、会計専用ソフトの導入によって経理担当に新たなスキルの取得を強いることを先延ばしにしたりできるという方法もあります。

経理業務の効率化に向けた業務の見直し

経理担当者に聞くと、業務のほとんどは毎月決まったルーティンワークであることが多いという答えが返ってきます。新たに経理担当を採用したら、おおむね1年程度の経験で作業に慣れるようです。すでに業務に関してのテンプレートが構築されており、新たな人材はそのテンプレートにしたがって作業すれば、大きな問題が起こることはまずありません。

しかし考えてみてください。経理業務の主たる経費精算や各種支払い、現金出納や帳簿への記入などはルーティンワークとしてテンプレートを構築できるくらいの単純作業なのです。こうした作業こそ、効率化すべき業務ではないでしょうか。しかもこれらの業務は緊急性が低く、社外とのつながりも薄いので、改善するにあたっての支障が少なく、着手するのにもってこいの分野なのです。

ただし緊急性が低いため、上司へのプレゼンが上手くいかなければ着手へのハードルが上がります。まずは経理業務の担当者とともに、作業のどこに問題があり、どういった見直しをすれば経理業務の効率化が実現できるのかを把握するなどの要点を洗い出しておく必要があるでしょう。

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経理業務のIT投資に必要な環境を整備する

経理業務の効率化に即効性があるのは「脱Excel化」を図り、IT投資によって専用の経理管理システムを導入することです。そのためには、必要な環境の整備が急務となります。環境といっても、ITまわりのPC環境のことだけではありません。専用の経理管理システムを運用するための人材の確保や、人材の入れ替わりでも業務を滞らせることなく引き継ぎできる簡易なシステム選びなど、環境の整備のポイントは多岐にわたります。

専用の経理管理システムは、専門業者が開発から検証までを実施しています。そのため、経理業務の処理精度や正確さは100%に近いです。さらに年々改訂される会計基準や法令なども、クラウド型のシステムを利用すれば基本的には無償でフォローアップ可能です。スタンドアローンで利用するタイプの経理管理ソフトでは、いちいちパッケージを買い直さなければなりませんでしたが、クラウド型のソフトなら必要ありません。セキュリティー面においても、社内にサーバーを立てる必要がないため、トラブルや悪意のある流出からデータを守ることができるというメリットがあります。

経理業務の作業効率化に即効性のあるシステムとは?

経理業務を効率化するために専用システムの導入を検討しているなら、即効性のあるシステムを選ぶべきでしょう。例えば富士ゼロックスがサービスを提供する業界で著名なクラウド会計ソフトfreeeとの連携ソリューションならば、経理業務のプロセスをトータルで効率化できます。

「クラウド会計ソフト freee 連携ソリューション」のパッケージには以下のソフトが含まれています。

  • クラウド会計ソフト freee

従業員が入力した情報の再入力など、経理業務における重複業務をなくすことが可能。また、業務の自動化・分散処理によってバックオフィス業務の大幅な効率化を実現します。

  • 経理証憑スキャンソリューション

経理業務における重要文書の電子化を複合機で行うため、大量かつ高速でのスキャンが可能となります。レシート一括スキャン時の画像分割および自動正立機能に加え、「クラウド会計ソフト freee」のファイルボックスにスキャンデータを自動格納できるので、スキャン業務を効率化できます。

  • 経理業務支援ソリューション for freee

「クラウド会計ソフト freee」の経理処理を補完するワークフローを提供します。経理前処理の申請業務を電子化することにより、経理業務の効率化が図れます。

煩雑といわれてきた経理業務の作業を、こうしたソリューションの活用によって大幅に改善できるのです。ぜひ導入を検討してみてください。

経理業務の効率化で社内の「働き方改革」を

毎月ほとんど同じルーティンワークといわれる経理業務。その煩雑な業務の大半は、IT投資によって効率化することが可能です。中小企業にとって、一時的な初期投資より継続した無駄なコスト(人件費など)を削減することこそ急務でしょう。「クラウド会計ソフト freee 連携ソリューション」導入で、経理業務の効率化と社員の「働き方改革」を進めましょう。

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