社員30名以下の企業が考えるべきIT業務効率化とは?

仕事/効率

社員が30名以下の規模の場合には、ITに関して専門の社員をおいていないことがあります。その場合に、PCのトラブルは非常にやっかいでしょう。自分の会社にもIT担当者がいれば……と考えることが多いのならば、IT技術のアウトソーシングがおすすめです。新たに社員を雇う必要はなく、低コストで導入が可能です。トラブル対策に役に立つだけではなく、IT業務効率化に大きく貢献してくれます。

IT業務効率化がもたらす効果

ITの技術は日々進化しており、その恩恵を受けない手はありません。まず、IT業務効率化で得られる効果を再確認しておきましょう。

  1. 売り上げや収益が向上する
  2. 顧客満足度が向上する
  3. 業務効率化につながる
  4. 社員満足度が向上する

IT導入による効率化は売り上げや収益の向上につながるため、会社としてIT投資をする価値は十分にあるといえるでしょう。また、顧客満足度だけではなく、社員満足度も向上が期待できることは望ましいものです。

しかし、会社規模が大きくない場合には、IT担当者を設けることは難しいのが現実でしょう。そこで、おすすめしたいのがアウトソーシングという方法です。

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社員数が少ないからこそのアウトソーシング

社員数が少ない会社でもIT化を進めて利便性を高めたいと考えているところは少なくありません。また、導入しているIT関連においてトラブルが起こったとき対応できる担当者がいないと困っている会社もあるのではないでしょうか。社員数が少ないからこそアウトソーシングが最善の方法といえます。

社員数が少ないためIT担当者を雇うコストがもったいないという考えもあると思います。確かに社員を1人雇うとなると採用コストも教育コストもかかってしまいます。そして、育ったところで仕事が合わないと辞めてしまう可能性もあります。そこで、アウトソーシングという方法のご提案です。

アウトソーシングとは具体的にどのようなものなのかについて、見ていきましょう。

アウトソーシングとは?

社内で仕事を処理するのではなく、社外に任せることをアウトソーシングといいます。

アウトソーシングを活用すると、その仕事に特化した能力を持っている人材の集団に委託するので、短期間で質の良いパフォーマンスを得ることができます。

ものごとにはメリットとデメリットの両面がありますが、アウトソーシングの場合には享受できるメリットが大きいので、とりわけ専門性の高いITに関しては、アウトソーシングを導入している会社が増加しています。

アウトソーシングのメリット・デメリット

アウトソーシングのメリットを具体的に見てみましょう。

  1. 採用コストや教育コストがかからない
  2. 自社にない能力や技術を活用できる
  3. 社内リソースを必要な業務に集中させることができる
  4. 基本的に納期はしっかり守られる
  5. 固定費ではないため、経営を圧迫しにくい

採用コストや育成コストがかからないというのが大きなメリットであり、低コストで自社にはない能力や技術を活用することができます。社員は本来の仕事により集中することができるので、業務効率が上がるでしょう。アウトソーシングでは契約を結んでいるため、納期は守られるのが通常です。固定費ではないので経営を圧迫しにくいことも特徴のひとつです。

それに対して、アウトソーシング先によっては、どのような作業をしているのか不明で、情報漏えいリスクの恐れが高まるというデメリットがないわけではありません。

どのような作業をしているか不透明であると、例えば、悪質なところでは、30分でできる作業を1時間かかったと申告することもあるようです。予定以上に高額の費用を請求される可能性がないともいえません。そして、IT業務の効率化を図れているかよくわからないという状況になってしまうこともあります。したがって、アウトソーシングしたからといって任せっきりにするのではなく、何をどのぐらいの時間をかけて作業したかについて、明確に把握する必要があるのです。

そこで、アウトソーシングを依頼する際には、次のような点に注意するとよいでしょう。

  1. 実績があり信頼できるアウトソーシング先に依頼する
  2. 本日どのような作業をしたか翌日どのような作業をするか、レポートを送ってもらう

トラブルを回避するためには、まず信頼性の高い実績あるアウトソーシング先を選ぶことが大きなポイントです。その判断軸としては、導入実績の多さが挙げられるでしょう。具体的には、1万社以上への導入実績があると、信頼・安心できるサービスだと考えてよいでしょう。

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アウトソーシング先、選択の3つのポイント

アウトソーシングと一口に言っても、ベンダーは玉石混淆(ぎょくせきこんこう)であるのが事実です。そこで、適切なアウトソーシングの選択方法についてもご紹介します。

次のポイントをおさえているところに依頼するとよいでしょう。

  1. リモートやオンサイトでPCのサポートをしてくれる
  2. 情報漏えい対策を行っている
  3. IT環境の見える化を実現している

PCのトラブルで困ったことがあったら、リモートやオンサイトですぐにトラブルを解決してくれるアウトソーシング先が好ましいでしょう。そして、重要なのが情報漏えい対策です。私物のUSBメモリーの利用や業務外のソフトの起動を制御することで情報漏えいのリスクを軽減させることや、専用の管理サイトで社員各自が使うPCにどのようなアプリケーションがインストールしているかなどを容易に管理できるサービスもあります。どのような情報漏えい対策をとっているのか、よく確認してみましょう。

社員30名以下の企業こそITアウトソーシング導入を

社員30名以下の規模で、IT担当者を新規に雇うことはコストもかかり、リスクもあります。したがって、小規模だからこそ活用したいのが、アウトソーシングというやり方です。

ただし、さまざまあるアウトソーシングのなかから、信頼して任せられるベンダーを選択することは重要です。1万社以上への導入実績があるサービスを探してみるとよいでしょう。

ちょうどIT業務効率化やITトラブルのことで悩んでいたということであれば、是非ともアウトソーシングの導入を検討してみてください。

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