文書共有をクラウド化して業務効率化を考えよう!

仕事/効率

日常の業務における効率化を阻害している原因には、多くの文書が正しく共有・管理されていないことが挙げられます。例えば、多くの文書ファイルを扱う総務部門などは、正確かつ効率的に文書共有や管理が必要とされます。文書は会社の資産であり、共有しやすいように管理することは必須なのです。しかし現状では、文書の管理を効率的に行っている企業はさほど多くないようです。そこで今回は、文書の共有と管理を効率化するために、クラウドサービスを活用することを考えていきましょう。

業務上の文書は電子化が加速している

企業が業務上で使用する文書は、近年電子化が加速しています。請求書や納品書などの電子化について、喫緊の課題として進めることを命じられている人も多いでしょう。ここでは、なぜ急いで文書の電子化を進めなければならないのかについて、再確認しておきましょう。

文書電子化が加速したきっかけとして、2015年9月の「e-文書法」の規制緩和が挙げられます。「e-文書法」の正式名称は「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」。簡単に説明すると、紙保存が義務づけられていたすべての文書に対し、電子保存を認めるという法律です。

「e-文書法」が規制緩和された背景にはペーパーレスによるコスト削減と環境への配慮があります。これは企業にとっても社内文書の管理がやりやすくなる、人為的ミスによる文書の紛失が大幅に減らせるといったメリットがあり、大企業が先行して文書の電子化を進めています。コスト削減だけでなく、電子化によるセキュリティーの強化、業務効率化と文書の共有・活用による企業の競争力アップなどメリットがあるので、これからも文書の電子化は各社において急ピッチで進められていくでしょう。

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文書の電子化による新たな問題点

文書の電子化によって業務効率化を図るという動きは加速しているものの、まだ問題が多いのが現状です。日常の業務で取り扱う文書は膨大な量であるにもかかわらず、正確かつ効率的な管理が求められます。ところが実際には、文書管理に関するトラブルが非常に多く発生しています。例えば、Excel文書のフォーマットが部署ごとに違っており、共有化ができないなどが挙げられます。

これは、Excelが過去に何度もバージョンアップしており、バージョンアップのたびに古いフォーマットのファイルとの互換性を失うというソフトウェアの特徴が原因で起こるトラブルです。中小企業に限らず、ソフトウェアのバージョンアップが全社的に行われるところはほとんどなく、部署単位でバージョンアップしていることから、共有化できないなどの問題が発生してしまうのです。

また、人為的なミスによる文書管理のトラブルもあとを断ちません。電子化された文書ファイルの管理・保管のルールが統一化されていないと、フォルダーから必要な文書を探し出せない、あるいは探し出すまでに時間がかかるといった無駄な作業が増えます。こうしたトラブルは、紙文書による保管でも起こっていた問題ですが、電子化するとだれでも自由にサーバーへアクセスできる環境になり、自由にフォルダーや文書ファイルが作成できるため、責任の所在が不明確になりがちです。そのため電子化された文書の管理は難しいという側面があるのです。

文書共有をクラウド化するという提案

こうした文書の電子化によるトラブルは、ほとんどの場合には社内サーバーを利用したシステムで起こるものなので、正しいシステム化のためにIT投資を行うことで解決するでしょう。多くの企業では、電子化された文書の管理・共有をクラウド化するという対策を講じています。クラウド化すると、どのようなメリットがあるのか、以下に見ていきましょう。

最大のメリットは、クラウド上にアップされる文書は常に最新のフォーマットを利用できるという点です。従業員はクラウド上で最新フォーマットの文書作成ソフトを使わなければならないため、ローカルPCに保存されている古いフォーマットで作成した文書もクラウド上で新たに記入や編集を行う必要があります。これにより、クラウド上で保管されているファイルのバージョンに差異が生じるということがなくなります。

次に、必要な文書を探し出す手間を省くことが可能となります。総務などの決まった部署が一元的にフォルダーを管理し、そのほかの従業員が勝手にフォルダーを作成できないように権限を制限すれば、常に決まったフォルダーに必要な文書が保管されることになり、だれでも迷わずに必要なフォルダーへアクセスするようになります。こうした制限等のルールは、社内ネットワークで管理をしていた場合には適用に手間がかかりましたが、クラウド化すれば簡単に適用できるのです。

そして、機密文書やフォルダーの閲覧や編集を制限することで、データの削除や漏えいなどの人為的なミスを避けることが可能となります。しかも役職や部署ごとに文書データの閲覧や編集の権限を設定できるので、管理の負荷を軽減することもできます。

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クラウドを利用した複合機で簡単に文書共有・管理を!

文書のペーパーレス化を推進するうえで重要なのは、文書を電子化するための複合機などのソリューションに対する投資といえます。富士ゼロックス「かんたん複合機ソリューション」なら、難しい設定なしで文書のスキャンからクラウド上への格納・回付などを行うことが可能となります。この「かんたん複合機ソリューション」には、以下の3種類のソリューションが含まれています。

  • スキャン to クラウド
    複合機によるスキャンとクラウドサービスの活用でペーパーレス化を推進するソリューションです。定型文書をコピー感覚でスキャンし、簡単な作業でクラウド上のデータベースに保管することが可能です。クラウド上の文書は、いつでもどこからでも検索・閲覧ができます。さらに外出先でもデータベースへのアクセスが可能なため、紙の文書を持ち運ぶことによる情報漏えいを防ぐことができます。
  • スキャン文書格納・回付
    スキャンを活用した電子報告により業務効率をアップするソリューションです。複合機とDocuWorksを組み合わせ、トラブルやクレーム報告などに対する緊急対応をよりスピーディーに行うことが可能となります。送信側は複合機の「業務別らくらくスキャン」ボタンを押すだけで、FAXの通信料金を必要とせずに送信が可能です。「DocuWorks トレイ 2」を利用すれば、電子化された文書を種類ごとに分類、PC上のトレイに振り分けることができます。
  • おまかせスキャン
    富士ゼロックスの複合機を使うことで、設定に悩むことなく簡単にスキャンすることが可能となります。紙文書のタテ、ヨコ、天地を気にすることなくセットし、スタートボタンを押すだけで複合機が自動判別、スキャンしてメール送信やPC保存ができます。まるでカメラのオートモードのように、だれでも簡単に文書の電子化が可能なため、作業効率化向上に大きく貢献します。

このように文書電子化へのIT投資は、トータルコストや環境負荷の削減に役立つだけでなく、業務効率を向上させ、セキュリティーリスクの低減にも寄与するものなのです。なお、富士ゼロックスは、こうした取り組みによって金融庁、経済産業省から中小企業の経営力向上を支援する「経営革新等支援機関」という認定を受けています。これは「中小企業等経営力強化支援法」に基づくもので、中小企業や小規模事業者が事業計画策定をする際に必要となる専門性の高いサービスを提供できる機関や人を国が認定する制度となっています。

文書電子化は国の施策。速やかに移行作業を!

社内文書の電子化による共有は、国の施策「e-文書法」で進められている業務効率化への有効性の高い方策です。富士ゼロックス「かんたん複合機ソリューション」を導入すると、速やかに文書の電子化、クラウド化を図ることができるでしょう。無駄なコストの削減ができるため、企業力アップにも即効性が期待できます。

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