ファクスソリューション

ファクスに関するお悩みを解決します

ファクスに関するお悩み

  • ・顧客対応のリスク
  • ・受信したファクス文書の管理
  • ・業務効率化
  • ・誤送信・情報流出

顧客対応のリスク

  • 対応の遅延により競合負けや失注等が発生している
  • 受信したファクス文書の情報共有に抜けもれが発生する
  • 承認を得ないまま誤った見積を提出して利益損失や信頼低下につながる

受信したファクス文書の管理

  • 受信したファクス文書の振り分けに時間・工数がかかる
  • 受信したファクス文書の管理にコストがかかる
  • 紛失・見落としによる滞留や配付の手間が発生する
 

業務効率化

  • ファクス送信にあたり一度紙に出力しなければならず手間がかかる
  • 見積依頼の量/履歴が確認できず営業のPDCAが回せない
  • 過去の見積書の検索などに手間がかかり業務生産性が低下する

誤送信・情報流出

  • 人為的な操作ミスでファクス誤送信がよく起きている
  • 万が一誤送信をしてしまった後の対策を準備しておきたい
  • 情報流出事故はファクスからも防ぎたい

顧客対応のリスク

こんなことでお悩みではありませんか?

  • 対応の遅延により競合負けや失注等が発生している
  • 受信したファクス文書の情報共有に抜けもれが発生する
  • 承認を得ないまま誤った見積を提出して利益損失や信頼低下につながる

こんな解決策があります

ファクス文書の見積もりの顧客対応のリスクはクラウドストレージで回避
ファクス文書の受信後、対応の遅延により、競合負けや失注、情報共有に抜けもれなどは、すぐにでも改善したい課題です。

ペーパーレス受信 ファクス業務による顧客対応のリスクを回避するポイントは、ファクス受信文書の電子化、つまり、ペーパーレス受信の仕組みを作り、確認の抜けもれと対応の遅延を防ぐことです。
受信ファクス文書の振り分け・仕分けの高速化・効率化 より迅速にお客様対応をするには、受信ファクス文書を効率的に振り分けや仕分けをすることが重要です。例えば、QRを活用した仕分けや、また電子化した文書の加工、回付、管理を行う方法があります。
見積承認の電子化 承認を得ないまま誤った見積りを提出するミスを防ぐには「見積承認の電子化」が解決します。クラウドストレージを用いて、見積承認を電子文書で行う環境を構築。外出先から見積書の確認・承認が可能になります。

受信したファクス文書の管理

こんなことでお悩みではありませんか?

  • 受信したファクス文書の振り分けに時間・工数がかかる
  • 受信したファクス文書の管理にコストがかかる
  • 紛失・見落としによる滞留や配付の手間が発生する

こんな解決策があります

ファクスはペーパーレス受信で管理・コスト削減

受信したファクス文書は、振り分けに時間、工数がかかり、管理コストがかかります。このような課題を解決するためには、ファクス受信文書の電子化、いわゆるペーパーレス受信が重要です。
文書の仕分け、電子化した文書の加工、回付、管理など、データとして扱うことができることで、かかる時間や工数が軽減され、管理コスト削減にもつながります。 紛失・見落としによる滞留や配付の手間が発生する場合、同じく電子文書化が役立ちます。ファクス受信した見積依頼書を文書トレイで受信。その後の受付処理も電子文書のまま迅速に見積作成担当者へ回付。ファクス文書の紛失・見落としによる滞留がなくなり、配付の手間がかからなくなるため、対応のスピードアップ・効率化を実現します。

業務効率化

こんなことでお悩みではありませんか?

  • ファクス送信にあたり一度紙に出力しなければならず手間がかかる
  • 見積依頼の量/履歴が確認できず営業のPDCAが回せない
  • 過去の見積書の検索などに手間がかかり業務生産性が低下する

こんな解決策があります

ファクス送信・見積依頼業務の効率化はクラウドストストレージで
ファクス送信時にも、スピードアップ、業務効率化のためには従来の紙による方法では、一度出力しなければならなく、手間がかかります。解決策として下記の方法があります。

ファクス自動送信 ファクスを自動送信する仕組みを導入することにより、作業工数を大幅に削減することが可能です。クライアントのweb画面で送信状況を随時、確認することができます。
ファクス文書のペーパーレス受信 ファクス文書による見積依頼の量や履歴が確認できず、営業のPDCAが回せないという課題に対しては、ファクス文書のペーパーレス受信化が、一つの解決策になります。
見積承認も電子文書で クラウドストレージを用いて、見積承認を電子文書で行う環境を構築することで、いつでもどこでも見積書の確認・承認が可能に。承認印や個人印の捺印をワンタッチで行い、営業担当者へ戻すなど、一連の見積承認業務を効率化します。

誤送信・情報流出

こんなことでお悩みではありませんか?

  • 人為的な操作ミスでファクス誤送信がよく起きている
  • 万が一誤送信をしてしまった後の対策を準備しておきたい
  • 情報流出事故はファクスからも防ぎたい

こんな解決策があります

人為的ミスによる誤送信・情報流出は、送信前後のシステム対応で防ぐ
情報流出事故はファクスからも発生する可能性があります。人為的な操作ミスでファクス誤送信がよく起きているという場合、早急な対策が必要です。

宛先選択で入力ミス防止・承認ワークフローをはさむ 複合機では、あらかじめ送信許可された宛先を選択することでファクス送信先の入力ミスを防ぐことができます。第三者による送信の承認ワークフローをはさむことも有効です。
送信時のログイン認証機能 万が一誤送信をしてしまった後も、送信時のログイン認証機能により、「いつ? どこに?」送信したかだけでなく、「誰が? 何を?」送信したかも記録することができます。
送信原稿のイメージ保存 ファクス送信後も、ペーパーレス化により、送信原稿もイメージとして保存できるため、万一の事故発生時でもリスク範囲を特定し、早期対策立案に役立てられます。

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導入事例

文書電子化作業の効率化

文書電子化作業の効率化

和光電気株式会社様

複合機による基幹出力やファクスのペーパーレス化により、「環境対応」を促進

文書のセキュリティ

文書のセキュリティ

株式会社新宿高野様

重要紙文書の電子化を進め、セキュリティ対策を強化

情報セキュリティ

情報セキュリティ

富士ゼロックス事務サービス部

ファクス誤送信をゼロにする仕組みを実現

インターナショナルSOSジャパン株式会社様

ファクスの誤送信抑止ワークフローを組込み、負荷の軽減とセキュリティ強化を両立

日美商事株式会社様

ネットワーク環境を”アウトソース化”し、情報セキュリティを効率的に強化

その他

その他

アズワン株式会社様

サポートセンターの業務効率化に向け、月10万枚のファクスをペーパーレス化。業務の可視化・標準化・効率化を実現しオペレーターの業務負担を軽減

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ファクスソリューション一覧

営業部門向け

ソリューション名 概要
DocuWorks業務支援ソリューション 受注

FAX基点の受注業務をペーパーレス化して業務効率化を実現します。また、ペーパーレス化により紙出力/紙管理にまつわるコスト削減が図れます。

DocuWorks業務支援ソリューション 見積承認

見積承認の電子化によりリードタイムを削減します。営業マネージャーが外出先でも承認が可能となり、迅速な見積提出が可能となります。

DocuWorks業務支援ソリューション 見積依頼受付

業務のペーパーレス化による作業効率アップでリードタイムを削減し、見積依頼の対応量が拡大できます。ファクスで受信した文書を紙に出力せず、電子で処理し、ファクスの受付業務を効率化します。

情報セキュリティ

ソリューション名 概要
ファクス誤送信抑止(日本オプロ「F抑/F歴」連携)

送信が許可された宛先のみを表示させ、宛先を選択させることで、送信番号の入力ミスを防ぎます。ワークフローに準じた承認機能を使い、第三者による送信文書のチェックを行うことも可能です。

ファクス誤送信抑止(エイセル「DocWays SafetyFAX」連携)

DocWays SafetyFAX連携ソリューションでは、操作ミスによる誤送信抑止効果に加え、認証機能、送信文書イメージ自動保存機能を活かし、情報流出への監視効果を発揮します。

業務効率化

ソリューション名 概要
DocuWorks業務支援ソリューション 受注

FAX基点の受注業務をペーパーレス化して業務効率化を実現します。また、ペーパーレス化により紙出力/紙管理にまつわるコスト削減が図れます。

DocuWorks業務支援ソリューション 見積承認

見積承認の電子化によりリードタイムを削減します。営業マネージャーが外出先でも承認が可能となり、迅速な見積提出が可能となります。

DocuWorks業務支援ソリューション 見積依頼受付

業務のペーパーレス化による作業効率アップでリードタイムを削減し、見積依頼の対応量が拡大できます。ファクスで受信した文書を紙に出力せず、電子で処理し、ファクスの受付業務を効率化します。

簡単ソリューション

ソリューション名 概要
受信ファクス文書一斉メール送信

受信ファクス文書の情報共有・展開が遅れ、業務に支障をきたしたことはありませんか?受信ファクス文書の一斉メール配信によりリアルタイムで情報共有できます。

受信ファクス文書格納・回付

ファクス受信に気づくのが遅れたため、お客様にご迷惑をかけたことはありませんか?受信ファクス文書の電子化と自動振り分けで対応がスピードアップします。

受信ファクス to クラウド

外出中、事務所に届いているはずのファクス内容を出先から確認したいと思ったことはありませんか?外出先からでもファクス受信文書が閲覧できます。

その他

ソリューション名 概要
帳票アプリケーションからのFAX自動送信による業務改善

エイセル株式会社「DocWays」と複合機との連携により、帳票アプリケーションで生成された帳票をFAXに自動送信します。帳票データ中の宛先番号を読み取ることにより、宛先を自動的に設定します。

System i(AS400)からのFAX自動送信による業務改善

エイセル株式会社「DocWays」と複合機との連携により、端末エミュレーターで生成された帳票をFAXに自動送信します。紙に出力する必要がなくなり、印刷用紙を大幅に削減できます。

基幹連携FAX送信ソリューション

基幹システムからデータを受け取り、注文書などの帳票を生成、取引先に対してファクスを自動送信します。確実な送信環境を整え、発注業務の一元化を実現します。

EDI連携FAX送信ソリューション

EDIシステム「ACMS」からデータを受け取り、注文書などの帳票を生成、EDIを介して発注できない取引先に対してファクスを自動送信します。

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