グループウェア

グループウェアとは?基本から導入のポイントまで

グループウェア

グループウェアとは?主な機能

グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションをネットワーク上で行い、業務効率化をするためのツールのことです。複数の機能がひとつのシステムに統合されているため、「グループウェア」と呼ばれています。現在では、業務効率化に欠かせないソフトウェアとして、多くの企業が導入しています。

グループウェアにはさまざまな機能がありますが、代表的には次のようなものがあります。

電子メール機能 電子メールのやり取りが可能
電子掲示板(BBS)機能 掲示板でメッセージのやり取りが可能
SNS機能 メンバー間でSNSを構築できる
チャット機能 チャットのやり取りが可能
ファイル共有機能 資料や写真をメンバー間で共有できる
スケジュール管理機能 個人はもちろん、グループメンバーのスケジュールをメンバー間で共有できる
レポート機能 会議の議事録や営業進捗表などの文書を作成し、その内容をメンバー間で共有できる
プロジェクト管理機能 各プロジェクトにおいて、フェーズごとの作業予定を計画し、期限や進捗をメンバー間で共有できる
ライブラリ機能(ドキュメント共有機能) 情報、ファイル、画像をメンバー間で共有できる
ワークフローシステム(電子決済)機能 システム内で企画書を共有し、報告書の決済が可能
会議室予約機能 会議室や設備貸出しの予約状況を管理できる

グループウェアのメリット

メリット1 情報・知識が共有される

掲示板機能やSNS機能などを活用することで、個々のメンバーが持っている固有の情報をメンバー全員で共有。たとえば、個人の情報がグループ全体の営業ツールとなることで、業務効率の向上や営業成績のアップが期待できます。

メリット2 業務連絡の効率化

チャット機能、掲示板機能、SNS機能などを活用することで、これまで内線電話などでやり取りしていた業務連絡も、一度にグループ全員へ通知。面倒な作業が瞬時に片付きます。

メリット3 書類がペーパーレスに

これまで紙媒体でやり取りしていた書類や資料などを、データに変換してメンバー間で共有。ペーパーレスになり、コスト削減も期待できます。また、閲覧可能範囲を調整することで、情報の共有範囲を制限することができ、情報漏えいのリスクも軽減できます。

メリット4 承認・決済作業の簡略化

ワークフロー機能を使うことで、企画書などの承認作業を簡略化。効率よくプロジェクトを進めることができます

メリット5 コミュニケーションの活発化

業務情報やノウハウの情報共有をきっかけに、社内のコミュニケーション不足を解消することもできます。

グループウェア導入のポイント

グループウェアは多くの企業への導入が進みましたが、導入の失敗例も多くあります。「導入したのに使われない」はありがちな失敗です。導入成功に向けて、事前に対策できるようポイントを解説します。

(1)仕事が増えたと感じさせないようにする

社員に活用してもらうためには、現場の実態に即したサービスを選ぶこと。グループウェアを導入したのはいいものの、たとえば、「紙媒体をスキャンする」「データをUSBに移す」「データをフォルダにコピーする」など一連の作業が面倒で、結局情報共有されていないというケースはありがちです。そうした失敗を避けるためには、スキャンしたファイルの自動仕分けシステムを導入するなど、仕事が増えたと感じさせない仕組みを取り入れることが重要です。

(2)グループウェア導入の目的を明確にする

次に、「何のためのグループウェアを導入するのか」という目的。「グループウェアにより達成したい目標は何か?」ということを明確にしましょう。
目的が曖昧なままなんとなく導入すると、「せっかく高機能を備えているのに活用されない」「本来、やりたかった機能が搭載されていなかった」ということも

(3)詳細に運用ルールを作成。担当者が変わっても対応できるようにしておく

ありがちな失敗例が「管理者が変わったら使われなくなってしまった」というケース。担当者が変わってもスムーズに運用を継続できるように、グループウェア導入に伴い、詳細に運用ルールを作成しておきましょう。

(4)まずはスモールスタートから

全社挙げて一気にグループウェアを導入するよりも、まずは一部の社員や部署で使用をスタートするのがベターです。小規模でスタートすることで、全社で導入する前に、あらかじめグループウェアの使い勝手を確認したり、グループウェアを使いやすいように社内環境を整えたりすることもできます。

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