マイナンバー制度の運用にあたり、「いつまでに」「何をすれば良いのか」細部まで把握することは困難です。

マイナンバーは、すべての企業が厳格に取り扱う必要があり、ガイドラインに準拠した個人番号漏えいを防ぐ環境の構築が必要になります。
例えば、行政機関に提出するのに必要な準備や本人確認・番号取得の代行、運用教育支援、基幹システムとの連携のための設計・構築、安全管理措置のサポートなど、マイナンバーに関わる業務は広範にわたります。
外部企業から知識を取り入れながら、コストや安全面も踏まえて、外部委託してしまうのも1つの方法です。

マイナンバー制度運用にあたり、企業は、取扱規程の策定から、マイナンバーの取得、利用・保管・廃棄などの取扱業務、調書へのマイナンバー付与を行う調書提出業務、情報漏洩などへの対応をはじめとした安全管理措置まで、多岐に渡る対応が必要になります。

たとえば、マイナンバーを収集するフォーム一つとっても、利用目的を明示する必要があるなど、細かい規定があり、マイナンバー対応業務に必要な知識は膨大です。
はじめてマイナンバーに取り組む方は、これらの細部の知識に捉われず、まずは全体像を把握することからはじめましょう。

マイナンバー対応業務の全体像が分かった後に問題になるのが、業務工数です。できる限り工数をかけずに対応を進めていくことが求められます。

工数削減のポイントは、収集・保管・廃棄業務負荷を削減すること、運用手順書の活用により、運用設計の迅速化を図ること、家族構成に応じたマイナンバー提出フォーム生成を自動化することなどがあります。

業務設計のために必要な「取扱規程」や「運用手順書」は、テンプレートを使用することで、大幅な工数削減が期待できます。
マイナンバーの収集も、紙ベースで行い、それを電子化してから利用することで、誰からでも簡単に収集でき、効率的な作業が実現できます。
また、マイナンバー業務を自社に適した形にカスタマイズすることも、業務効率化のポイントです。

個人情報を取り扱うマイナンバー業務においては、セキュリティが考慮された安全な運用プロセス・環境づくりが欠かせません。

ガイドラインに準拠した安全管理措置としては、「組織・社内対応領域」、「システム対応領域」の両方を対策する必要があります。
組織・社内対応領域では、人的、組織的な安全措置、システム対応領域では、技術的、物理的な安全措置が求められます。

具体的には、マイナンバーの取り扱いエリアにおいて、入退室管理はもちろん、マイナンバー取得管理支援ツールをインストールしたノートPCは、盗難防止のために安全な施錠保管を行うこと、複合機においては放置プリントの防止などのセキュリティ対策を徹底することなどがあります。

2018年1月から、マイナンバーと預貯金口座を紐づける「預貯金付番制度」が開始されます。これにより、新たに預貯金情報にもマイナンバーの活用範囲が拡大されます。富士ゼロックスは、約1,500社以上にマイナンバー対応業務のサービス提供を行ってきた実績をもとに、新規口座取得および既存証券口座取得に関するセキュアでスムーズな収集代行をご支援します。

ふるさと納税ワンストップ特例制度^注記におけるマイナンバーを含む申請書類の受付、マイナンバー入力および付番などの自治体業務を、安全性と品質を担保しながら支援し、自治体と寄付者とのコミュニケーション機会の創出に貢献します。

• 注記 ふるさと納税ワンストップ特例制度 確定申告の不要な給与所得者等で、1年間の寄附先が5自治体まででふるさと納税を行う場合、確定申告を行わなくてもふるさと納税の寄附金控除を受けられる仕組み。利用すると、控除額のすべてが翌年度の住民税から控除される。